受発注業務の業務改善をするには、どのような方法があるのでしょうか。具体的に、どの業務を改善することができるのかを知る機会は少ないのではないでしょうか。

この記事では、社内受発注業務やBtoB受発注業務を中心に、「注文・受注管理・在庫管理・物流業務など」の業務効率化を図った実例を紹介します。自社の環境に似たケースや、課題になっている業務の改善例を参考に、解決の糸口として参考にしてみてはいかがでしょうか。

受発注業務とは？どこまでを指すのか

受発注業務とは、主に「注文を受ける・受注情報の管理・仕入先への発注」などを中心とした、「受注した商品やサービスを、注文者へ届ける」ための諸業務を意味します。

受発注業務は、受注する商品や一連の流れや条件によって細かく異なるため、各企業で特色がある業務です。複雑化した業務に課題を感じながらも、意外と難解なものが多いため対策が後手に回りがちになっているのが現状です。

以下が各社で分かれる「条件」の一例です。

• 社内メンバーからの注文か、社外（取引先）からの注文か。
• 在庫商品の管理が必要か、在庫は持たないのか。
• 発送作業（物流）は社内で行っているか、社外で対応しているのか。

次項から、「社内受発注業務」や「BtoB受発注業務」の改善成功事例をご紹介します。各社の条件は異なりますが、共通しているのは「課題に対して、システムの導入と新たな運用を確立していった」という点です。

各社が実施した改善方法や結果を知り、自社の状況と置き換えてみると、ヒントが生まれてくるかもしれません。ぜひ参考にしてみてください。

（今回はBtoC向け受発注の事例は掲載しておりません）

受発注業務の改善成功事例

【社内受発注・物流自社対応】システムのリプレイスで関係各部署の業務効率化に成功

課題

• 注文、在庫管理業務を同一システムで行いたい。
• 関係する全ての部署の業務効率化を図りたい。

結果

• 旧システムからリプレイスをすることで一元管理化に成功。
• それぞれの部署から好評価の声が挙げられている。

象印マホービン株式会社は、日常生活に欠かせない商品を「おいしさ」と「使い勝手」の理想を追及した商品の提供を続けています。さり気ない生活の一幕を豊かにするアイテムを、同社の「販促物」で知る消費者も多いです。そんな商品の魅力を伝える販促物の社内受発注管理に使用していたシステムのサポート終了を告げられたことが、リプレイスを考え始めたきっかけでした。

新たなシステムは「注文・在庫管理を同一システムで行いたい」という条件を最優先に検討された結果、「受注管理システムTS-BASE 受発注」の導入を決定しました。同社担当者は、「全ての機能を有する製品は、TS-BASE 受発注が唯一だったのでは…」と、話しています。

総括する経営企画部システムグループの先導でシステムのリプレイスは順調に進み、注文者となる営業部・受発注業務を管理するマーケティング部・発送を担当する物流倉庫、それぞれの利便性が向上し、好評価の声が挙がりました。

特に、全国各地にある16拠点の営業担当者約300名からの注文を発送する自社運営の物流倉庫では、以前よりシステムから出力される出荷関連情報の精度が向上したため、仕分け作業が約1時間短縮されるなどの大きな変化が生まれました。

注文情報・在庫情報も全て一元管理され、知りたい人が知りたい時に情報を入手できるようになったことも、各所の業務が効率化された大きな要因だとされています。

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【社内受発注・物流他社対応】 注文・仕入先への発注・出荷管理の一元管理を開始

課題

• 注文書を活用した注文は、発注者・受注者双方のリスクや負担が大きい。
• 受注担当者が行っている仕入れ先企業への商品発注工数を削減したい。

結果

• Web注文の導入で、発注者・受注者双方の作業負担が軽減した。
• 注文データの連携で、発注書の自動作成が可能になった。

安藤ハザマ興業株式会社は、建材事業、PC事業、オフィスサポート事業を展開する多目的商社です。同社のオフィスサポート事業部では、グループ企業の建設現場で使用する安全関連商品や、備品の販売と受発注業務を行っています。

以前の課題は、月間注文数1000件近くになる受注作業をメールやFAXで行っていたため、ミスが許されない業務環境だったこと。専用注文書による注文が、注文者・受注担当者双方にとって負担が大きいなどがありました。

同社は課題に対して、仕入先への発注や出荷管理を一気通貫で管理できる仕組みを探し、「受注管理システムTS-BASE 受発注」を導入しました。注文者は、通信販売サイトのような注文サイトを通して行うWeb注文になったことで、簡単に注文が行えるようになりました。その注文データをもとに、受注担当者は仕入先宛の発注書をシステム上で作成できるようになり、仕入先もシステム上で出荷状況の更新ができるので、双方の連絡工数の削減につながりました。
 
受発注業務にシステムを導入することで、自社だけではなく、注文者や仕入先にもメリットを見出す環境改善が実現できました。

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【社内受発注・物流自社対応】アナログ作業をシステム化することで約4割の工程削減に成功

課題

• メールやチャットで受けるサンプルブックの貸出依頼業務の工数が多い。
• 注文内容、在庫、入出庫などの管理エクセルが分かれていて連携ができていない。

結果

• 注文から注文確定までを中心に、約４割の工数削減に成功した。
• システム内で全ての情報が一元管理され、確認作業も容易にできるようになった。

株式会社アスカネットが展開する事業の中に、全国の写真館などへBtoB向けフォトサービスを提供する「フォトブック事業」があります。ラインアップ豊かなフォトブックの「サンプルブック」を貸し出して営業活動を行う同社では、営業担当者からのリクエストを受け、社内のサンプル在庫置場でピッキングを行い、指定場所へ配送するという一連の受発注および物流業務を社内メンバーで行っていました。この業務に対し、手入力作業へのリスクや管理の煩雑化など業務全体に課題感を抱いていたため、システムの導入を検討していました。

サンプルブックの貸出・返却への対応（入出庫管理）が特徴的な同社の業務を、全て包括して効率化できる仕組みは、「TS-BASE 受発注」でした。システムの導入後、以前は営業担当者からのメール・電話などで対応をしていた注文は、注文サイトを介したWeb注文になったため、受注業務のほぼ全てが削減されました。

注文・在庫・入出庫の３種類あったエクセルシートの業務も、全てシステム内で一元管理されるようになり、入出庫に応じて入力作業を行うことで貸出・返却の管理も容易になりました。

以前と比べて２工程の削減、業務全体で約4割の業務効率化を達成し、新たなチャレンジへリソースを投下する余裕が生まれたということです。

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【社内受発注・物流他社対応】 製造現場でタブレットを使用した資材発注を行うことで在庫最適化を実現

課題

• ニーズに応じた生産と在庫最適化を図れる新たな仕組みを探していた。
• 基幹システムとの連携が可能で、今までと遜色ない生産管理業務を行いたい。

結果

• Web注文の導入で、製造担当者が在庫棚を確認しながら発注を行うようになった。
• 注文データを基幹システムに取り込み、既存の仕組みを生かした新たな運用を確立した。

株式会社ユニバンスは、ギヤボックス・トランスファー・マニュアルトランスミッションなど、自動車部品の製造および販売を行っている企業です。国内３工場のほか、海外にも生産拠点があります。

同社は以前、独自のERPシステム（以下、基幹システム）を使用して必要数を計算し、資材の発注を行っていましたが、新型コロナウイルス流行時の予測不可能な状況に陥った経験から、「その時、その瞬間のニーズ」に対応できる新たな体制づくりが必要だとされました。

現在同社は、製造現場のメンバーが、その時の在庫棚を確認しながらタブレットを使用して資材の注文を行っています。その運用を実現させたのが、「TS-BASE 受発注」でした。生産管理部門は、現場からの注文情報を基幹システムに取り込んで、以前と変わらない管理業務を行っています。

その時の製造数と、材料の在庫状況に応じた発注業務を行うようになってから、常に適量の資材がストックされ在庫最適化が推進されました。製造も滞りなく行われており、現場からは「システムの導入をきっかけに、在庫意識が高まった」という前向きな声が挙がっています。

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【社外受発注・物流自社対応】 FAXからWeb注文への変更で約50％の業務削減効果を実感

課題

• ヒューマンエラーへのリスク対策をしたい。
• 顧客にとってもメリットがあって利便性が良い仕組みを探していた。

結果

• FAXと手入力作業の削減でリスクを減らし、約50％の業務効率化を実感。
• 顧客は各商品の在庫数が観覧できるようになり計画が立てやすくなった。

協育歯車工業株式会社は、スタンダードストックギヤのパイオニア企業として、規格化した歯車約3000種類（2024年10月現在）のストック商品の販売を行っています。同社営業支援グループでは、顧客からの年間約2万件の注文をFAXで受注し、基幹システムへ手入力する受注業務を行っていましたが、リスクが多い手作業に悩みを抱いていました。そんなある時、全社的にヒューマンエラーや煩雑な作業に対して業務改善を行う方針が決定します。

営業支援グループは業務改善手段の調査を行い、その中で知ったのが「受注管理システムTS-BASE 受発注」でした。「FAX注文をWeb注文に変更できること」、「注文したデータを基幹システムに連携ができること」の２つがポイントになり、大きな業務改善が見込めたことが、導入のきっかけになりました。

システム導入後、FAX受注と手入力作業を中心に大きな効果が生じ、業務工程や時間など全体的に考え約50％の業務効率化を実感しているといいます。顧客側は、FAX注文からWeb注文に切り替わり、各商品の現在の在庫数を知れるようになりました。同社の商品は、生産現場で使用する大切な資材なので、顧客側の生産調整に有益な情報となり、メリットを感じてもらえているとのことです。

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受発注システムを選ぶ際に気を付けたいポイントとは

これまで紹介してきた各社の事例から分かる通り、受発注業務の改善の一歩は「自社の課題を見つめなおすこと」です。
以下に挙げたような業務フローや、今回取り上げた各企業が抱えていた課題から、改めて「受発注業務のどの部分を改善したいのか？」を考えてみてください。

• 社内メンバーからの注文か、社外（取引先）からの注文か。
• 在庫商品の管理が必要か、在庫は持たないのか。
• 発送作業（物流）は社内で行っているか、社外で対応しているのか。

課題が明らかになってきたら、いよいよシステム選定です。自社の抱えている課題を解決できるようなシステムを選びましょう。ここでポイントになってくるのが、「システムの機能の豊富さ」「サポートの手厚さ」です。

システムには、「利用料金を抑えて提供し、各社がシステムの仕様に合わせて運用するもの」と「機能が豊富だが、料金が高額になりやすい」タイプの2種類があります。
料金だけを見て前者を導入すると、自社の業務フローにフィットせず使いこなせない…という問題が発生する場合もあります。
そのため、「自社で解決したい課題は何か」「自社の業務フローとシステムがフィットするか」をスムーズに検討できるよう、事前にこれら2点をじっくり考えておくことが必要なのです。

また、システム導入後も、データの登録方法や利用者からの問合せ、自社での業務フローへの対応など、使ってみて初めて発覚する課題もあります。
サポートが手厚いベンダーの提供するシステムを選定することで、自社だけでは対処できない問題であっても専門の担当者がついて解決に導いてくれることでしょう。

受発注システムを導入するなら「TS-BASE 受発注」

竹田印刷株式会社が提供する受発注・在庫管理システム「TS-BASE 受発注」は、先ほど挙げた2つのポイントを兼ね備えたシステムです。

基本機能とオプションを合わせると機能はなんと50以上に上り、それらの機能を自社の使いやすい形でセレクトして利用することができます。
これにより、自社の業務フローに最大限寄り添いつつ、利用しない機能は省いた「自社だけの受発注システム」ができあがります。

▼機能の一部を紹介しています！

サポートの手厚さに関しても、導入いただいた各社さまからご好評の声をいただいています。
「TS-BASE 受発注」の提供時には、専任のカスタマーサクセスがお客さまの業務を理解したうえで、導入後の定着はもちろん、さらなる活用まで計画を立てて進行します。

▼サポート体制についてはこちら

これらの特徴から、TS-BASE 受発注は多くの企業さまに利用いただいています。
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