在庫数の見える化は、企業間取引の「注文増加」に好影響をもたらす

以前の受発注業務は、「エクセルシート」を使用した運用だったため、業務効率化の観点からも、サービスレベルの向上のためにも改善が急務とされていた。その課題解決に伴い、システムの導入検討を開始したという。

「以前の運用の流れは、“在庫一覧エクセル”の作成が起点となっていました。毎朝、基幹システムから自社倉庫の在庫データを抽出し、所定のエクセルシートに転記する作業を行います。この在庫一覧エクセルを元に、毎日の受注作業を行っていました」（白さま）。

「在庫リスト提供のご要望をいただいている一部のお客さまに対して、この在庫一覧エクセルを毎日メールで送信していました。メールを受信したお客さまは、エクセルシートに記載された在庫数を確認しながら、その日の発注数をシートへ入力していきます。その注文数入りのシートをメールに添付して、担当営業へ発注を行っていただくのですが、各社の受注を取りまとめる作業にも手間がかかっていました」（白さま）。

BtoB取引ということもあり、大口のお客さまの注文数は、多い時で1日200品目近くになる。もちろん、それ以外の取引先も存在するため、全取引先からの受注を取りまとめた後、自社倉庫にある在庫数と照合すると、発注数が在庫数を上回ることも珍しくなかったという。その場合、そこから仕入れの段取りを行うが、在庫切れだった場合は「品切れにより出荷不可」の連絡をしなくてはならない。

「ある意味、“在庫の取り合い”のような状態が発生していました。仕入先からの返答待ちも重なると、受注から注文確定（希望商品の出荷可能のご連絡）まで時間もかかってしまい、最善を尽くしてもご希望に添えない場合もございました。

このままではサービスレベルの悪化に加え、社内業務の工数も膨れ上がっていきます。この状態を改善できる方法を探す中で、必要な機能が備わっていたのが『TS-BASE 受発注』でした」（白さま）。

TS-BASE 受発注の導入後は、自社倉庫に在庫する「在庫注文」部分を優先に注文方法の移行を推進した。お客さまに向けたマニュアルを制作して操作方法の啓蒙を行い、「TS-BASE 受発注からの注文は、エクセル注文より優先して処理する」などの方針を提示することで、移行を促したという。

「現在は、在庫一覧エクセルに入力していた在庫数をシステムに反映しているので、全てのお客さまが注文サイト上に表示される在庫数を元に注文を行います。そのため、毎朝のタスクだった在庫一覧エクセルのメンテナンス作業や、エクセルのメール送付、発注数入りシートの回収とデータ集約などの作業が削減されました」（白さま）。

「登録在庫数以上の注文はできないので、受注後にお断りをするケースも無くなりました。お客さまからは、『TS-BASE 受発注から注文をすると、即出荷確定になるのが嬉しい』という声が多く、大変ご好評いただいています」（白さま）。

そして、以前は要望があったお客さまに限定して、毎朝の在庫一覧エクセルをメールで配信していたが、現在は全取引先がリアルタイムで在庫状況の閲覧とダイレクトな注文ができるようになった。情報の見える化が売上向上につながったのだ。

また、導入前はエクセルシート上に記載された「商品名」「品番」「値段」などの限られた情報を見て発注していたお客さまも、TS-BASE 受発注の注文サイトでは、「本の装丁」や「説明文章」などの詳細情報の閲覧が可能になった。この変化は、新たなジャンルへの興味関心を抱いてもらうきっかけになったのだ。

お客さまそれぞれが、欲しい情報を受け取って商品をセレクトすることができるようになったのは、ユーザビリティの向上につながっている。そして、その情報をTS-BASE 受発注にご登録いただいている50社強の全てのお客さまへ届けることができている。これが、販売促進と注文数の増加につながった理由だと語った。

「課題だったエクセル業務の改善は、在庫注文の運用をTS-BASE 受発注に移行することで一定の成果を出せたと思っています。今後は、お客さまへのサポートを引き続き強化するとともに、『新刊予約』という新たな分野での活用を進めていきたいです。

“新刊予約運用における懸念点をクリアできる機能が備わっていること”が、システムを検討する段階において最も重視していた点で、TS-BASE 受発注は、その必須条件を満たす唯一のシステムでした。今後は新刊予約の分野にも着手して、お客さまの利便性向上を更に追求できたらと思っています」（白さま）。


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