システムのリプレイスで、販促物の注文と在庫管理の一元化に成功

「Web注文を行うサイトや、自社倉庫での物流及び在庫管理業務が一貫してできるシステムを探していました。さまざまな情報に触れていくと、大半が特定範囲の業務に特化しているシステムが多く、全ての機能を有する製品は『TS-BASE 受発注』が唯一だったと言ってもいいのでは…と思っています」（高田さま）。

システムのリプレイスで最も重視していたのは、トラブルのリスクを軽減するためにも、「全ての運用を一つのシステムで管理する」ことだった。象印マホービンでは、全国の拠点に所属する約2~300名の営業担当者からの注文に対して、自社倉庫に在庫保管された販促物を発送する業務が行われ、全てを社内リソースで運営している。そして、同社特有の業務に対応するオリジナル機能を追加できる対応力も望んでいたという。

「システムグループがそれぞれの現場からヒアリングを行ったあと、必要機能の整理をしてから各ベンダーへお問い合わせをしています。弊社の社内受発注業務を最適化する機能は必ず欲しかったため、カスタマイズを前提に実現したいイメージをお伝えしていきました。TS-BASE 受発注は、求めるシステム構成が満たされていて開発への対応も可能だったため、導入を決定いたしました」（高田さま）。

システムグループがまとめた必要機能や要望のリストをもとに、TS-BASE 受発注のCS担当者は、どのような手段で実現させていくのかを模索していった。その一環として、物流業務を行っている実際の倉庫に訪問し、担当者との意見交換を実施した。

TS-BASE 受発注を提供する竹田印刷株式会社は、自社倉庫を活用した物流業務のBPOサービス（TS-BASE 物流）を提供している。物流現場の実作業とシステムをリンクさせ、業務効率化を図る経験を長期にわたり繰り返してきているため、各工程の課題解決事例を多く持ちあわせている。象印マホービンの物流現場から聴取した課題感も、竹田印刷内のノウハウを組み合わせて実現への道筋がつくられていった。

「例えば、同商品の注文が発生したら、システム内で自動グルーピングを行うことで、ピッキングや出荷作業の負担を軽減するなどは、現場訪問から生まれた新たな運用の一つです。

事前に物流現場から聴取していた、“個口数を簡単に入力できるようにしてほしい”であるとか、“送り状データを簡単に出力したい”など、作業担当者ごとに感じている細かな要望に対しても、それぞれの負担が軽減する仕組みをご提案していただけました。

机上ではなく、現場と目線を合わせて進めて下さった部分は、導入後の運用に大きく影響したと思います。さまざまな場面の小さな作業負担が軽減され、1人1時間程度の業務時間短縮が実現された結果にも表れていますし、現場からシステムに対しての不満の声は挙がっていません」（高田さま）。

販促物を注文する側の営業担当者も、TS-BASE 受発注の注文サイトを介したWeb注文を使用するようになった。使用感の感想として、以前使用していた仕組みより観覧がしやすく、検索などの利便性も向上したという声があるという。

注文から物流（在庫管理）までの広範囲で活用するシステムのリプレイスと、それぞれの業務工程を以前より効率化できるよう、全体を考えながら導入を推進するには困難が伴っただろうと推測された。難しいプロジェクトを成功に導くためのポイントを高田さんに伺ったところ、「あくまで個人的な考え」という前提でこう語った。

「システムだけではなく、さまざまな事柄に共通しているとは思いますが、“意思疎通を図りやすくする工夫”をして、丁寧に伝えることが大切だと思っています。そのためにも、弊社側の“目的・期間・実現したいこと”などを明確にドキュメント化して、それをベースに話を進めることを徹底していました。これは、進めていく過程で無意識に反れてしまったり、重要視するポイントが分からなくなるなどの“迷い”を防ぐためにも有用です。

言語化してドキュメントを共有する・直接分かりやすく話すと同様に、何か見本があれば更に意思疎通がスムーズになります。欲しい機能が掲載されているURLや、デザインの見本など、こちら側が描くイメージを伝える材料はできる限りご用意をして、相手に伝える心がけをしています。より良い結果を生むためにも、双方がブレずに進行できる環境づくりは大切だと思います」（高田さま）。

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