仕入先まで一気通貫につながる仕組みをTS-BASE 受発注で実現

たとえば、注文を行う発注者（顧客）の工数が多いという課題があった。顧客は、専用サイトから注文書をダウンロードして印刷後、数量を記載した注文書をメールかFAXで送付をしていた。受注した同事業部担当者は、受注商品の取りまとめや仕入先への発注、納期確認など全工程をアナログ作業で行っていた。

在庫切れ商品や、希望納期などの諸条件がある場合は、その都度発注者とのメールや電話でのやり取りが発生する。先述した通り、同事業部が処理する注文数は多く、人的作業のみで遂行するには負担もリスクも大きい。担当者はこれらの業務に関して、このように考えていた。

「顧客側の負担が大きいと感じていました。注文書を書いて送って、到着確認をするなど、属人的な手間をなくして、ユーザビリティを高める必要性がありました。組織の件にも通じてきますが、顧客が同グループ企業ということもあり、各所全工程のスリム化を念頭において検討を進めていきました」。

発注者となる顧客は同グループ企業ということもあり、好影響をできる限り広範囲に与えられるよう、全体を俯瞰して考えていたと担当者は話す。

たとえば、紙やメールで情報が流れてくると、それぞれの場所で何かしらの入力作業が必ず発生する。この作業をグループで「1回」にできたらどうだろうか。一見すると小さなことに思えるが、月間作業時間や、その工程に対する人件費に置き換えてみると見えかたが変わってくる。

「一例ですが、“専用注文書”のアップデートや管理は、当事業部内で行っていました。取扱商品が変わるたびに、最新版の注文書を作って専用サイトに公開をしていたのですが、旧バージョンの注文書で発注してくるケースは後を絶ちません。顧客側の管理方法はコントロールできないので致し方ないのですが、受注後の工数増加原因の一つになっていました。

そして、この注文書は仕入先への発注にそのまま使用する場合もありましたので、何かしらの方法でデータを一気通貫で活用できれば、各所の業務工数削減が可能なのでは。と、考えていました」。

また、同事業部では、販売力向上のために「商品追加」が容易にできる仕組みを求めていた。新たな注文書が必要になる商品ラインアップ変更は、以前は気軽に行えなかったという。しかし、顧客側からの要望に応え、良い商品を積極的に提供していくためにも、簡単に新商品が提供できる自由度が高い仕組みが必要だった。

このような条件をふまえ、検討時の状況を担当者はこう語った。

「改善したい課題を明確にした後、さまざまなサービス情報に触れていきました。“ゼロからシステムを構築します”という企業もありましたが、ランニングコストが高額になる可能性があるのと、専門知識を有したIT担当が不在の我々と、一緒に並走してくれるようなベンダーが良いと考えていました。

そこで出会ったのが、竹田印刷さん（TS-BASE 受発注）です。『なんか、色々サポートしてくれそう』という肌感がありましたし、導入決定前から弊社の課題を親身になって多方向からの検討をしてくれました。

TS-BASE 受発注はパッケージシステムで今後の発展も期待できるし、運営母体もしっかりしている。そして、一気通貫でデータ活用をする道筋も作ってくれたことで、弊社と最も合うベンダーだと思い、導入を決定いたしました」。

導入を決定した同事業部は、TS-BASE 受発注とともに「仕入先連携機能（仕入先システム）」の開発を行った。共同プロジェクトとして始動した機能開発は、業務設計をブラッシュアップしながら行われ、安藤ハザマ興業担当者を含む、複数社の実務担当者の声を取り入れて構築されていった。

仕入先連携機能を活用した業務の流れはこうだ。

顧客は、「TS-BASE 受発注の注文サイト」を使用して商品の注文を行う。その注文データはシステムを介して「TS-BASE 受発注の管理システム」に自動連携される。

その後、受注担当者は仕入先へ商品の発注を行う。管理システムに集約された注文データをもとに、各仕入先宛の発注書を作成する。発注書は、数工程の操作を行なえば簡単に発行できる。作成した発注書は、「FAX」「メール」「TS-BASE 受発注の仕入先システム内データ連携」の3パターンの方法から、仕入先の状況に応じて送付を行う。

同事業部では、発注書を観覧できるURLを記載したメールを仕入先へ送付している。メールを受信した仕入先は、予め発行されているID・パスワードを使用して、「TS-BASE 受発注の仕入先システム」にログインをして、発注書の確認を行う。

商品出荷時は、仕入先担当者が出荷情報の登録を行う。仕入先システムにログインした後、出荷状況更新用CSVをアップロードすると出荷状況の更新ができる。仕入先担当者が更新した出荷情報は、受注担当者が利用する「TS-BASE 受発注の管理システム」、顧客（注文者）が利用する「注文サイト」に自動でデータ連携・表示される仕組みだ。

同事業部で受注業務を行う担当者は、導入後の状況をこう述べた。

「以前はメールやFAXで受注をしていたので、確認漏れや発注ミスなどに課題がありましたが、TS-BASE 受発注導入後は、お客さまが注文サイトで注文したデータをそのまま活用する運用になったので、“モレはほぼゼロ”になりました。

お客さまも、通信販売サイトのような注文サイトを導入したことで、面倒な注文書の管理から解放され、注文・出荷状況も知りたい時に情報を取りに行けるので、とても好評です。（特殊な一部商品のみ、注文書の運用は継続されている）。電話やメールでのやり取りも激減したので、双方が良い変化を実感しています」。

先述した導入後の変化は、顧客のグループ企業側にも起きている。注文確認のやり取りなど、ムダを感じていた業務が削減され、欠品商品の確認や注文の修正なども、顧客側が欲するタイミングでコントロールができるようになった。

また、顧客・自社（安藤ハザマ興業）間での受発注業務は全てTS-BASE 受発注を介したものになったため、課題だった「入力作業の削減」が達成された。そして、特注品を除く、ほぼ全商品をWeb発注に切り替えたため、面倒だった注文書のアップデート、受注用紙のファイリング作業や管理などが不要になった。

担当者は、関係各所の作業時間が削減され、ペーパーレス化の推進にも好影響になっていると話す。

「広義の意味で、“コスト削減”が達成できたと思います。グループ企業内だけではなく、全作業の移管が完了した仕入先さまも、システム化による効率化は実感いただいていると思います。一部、リソース問題で移管が難しいという仕入先さまもいらっしゃるので、課題を聞きながら、TS-BASE 受発注のご担当者さまにもご協力をいただいてサポートができたらと思っています。新たな課題もありますが、ストレッチの過程の一つだと思い、前向きに取り組んでいきたいです」。


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