約4割の工程削減に成功。販促物管理業務へTS-BASE 受発注を導入

上原：システム導入の検討を開始したきっかけでもある、「２つの課題解決」です。


弊社は、全国の写真館などを対象にしたBtoB向けフォトブックサービスをご提供しております。ご提案できるフォトブックのラインナップは、2022年現在56種類。それらのサンプルブックを活用して、お客さまへの提案営業を行っています。

上原：サンプルブックの発送は、私たちカスタマーサポートチームの業務です。担当営業から、メールやチャットなどで発送依頼を受け、社内で保管する約1800冊の在庫からピッキングをして、お客さまへ発送を行っています。そして、発送したサンプルは一定期間経過後に返却されます。戻りサンプルの管理も含めて、チームで対応をしています。

井上：この一連の流れの中で、「注文から注文内容確定までの工数削減」が一つ目の課題でした。発注する担当営業は、各サンプルの在庫数把握まではできません。ですので、注文後のやり取りが頻繁に発生して、お互いに工数が積み重なる状態になっていました。

そして、サンプルブック関連の全工程管理も私たちのチームで行っています。以前は「注文内容管理」「在庫管理」「入出庫管理」など、管理ツールが項目ごと分かれている状態でした。もちろん連携はされていないので、ツールをまたいでの同情報入力やデータの更新漏れなど、どうしても負荷の要因が発生してしまうことが悩みでした。

これらから、「一連の管理業務の効率化と利便性向上」が二つ目の課題としてありました。

上原：先述した通り、導入後は工程数の削減に成功したので、とても良い効果を生んでいます。まず、注文確定までの効率化は、TS-BASE　受発注の注文サイトを導入することで、この工程自体が無くなりました。

井上：TS-BASE 受発注の注文サイトは、通販サイトのような作りで、インターネット上でサンプルの外観や内容の確認ができます。重ねて、リアルタイム在庫数も表示されているため、担当営業は在庫があるサンプルと発送先を選択して注文処理を行うだけで、お客さまへの発送依頼が完了します。その注文内容を受け、私たちのチームは発送準備ができるのでとてもスムーズです。

井上：以前は在庫切れなどの理由で、担当営業と連絡を取り合うケースが頻繁にありましたが、現在は返答待ちも無くなって、私たちは＂待機ゼロ＂になりました。保留タスクへの心配も無くなったので、安心して別業務に取り組めています。

上原：受注から出荷までの作業時間も、以前は40分程かかっていましたが、TS-BASE 受発注導入後は、約半分の20分前後で完了できるようになりました。これは、注文内容や出荷データなど、TS-BASE 受発注のシステム間でデータの連携がされるので、入力業務の多くを削減できたことが大きな要因のひとつだと思っています。

また、弊社特有の戻りサンプルへの対応も、TS-BASE 受発注で一括管理ができる設計にしてもらいました。複数のツールを横断することなく情報の一元管理ができるようになったので、二つ目の管理課題もクリアできたと思っています。

井上：営業メンバーへの簡単な操作レクチャーは実施しましたが、導入直後から自然に活用をしてくれています。この要因は、システムの導入を検討している段階から、営業部内で情報共有を行っていたことが影響していると思います。

検討段階では、システムの導入で、既存の業務がどのように変化するのかなどを中心に説明と相談を行って、メンバーの意見を踏まえて稟議へ反映していました。そして、TS-BASE 受発注の導入を決定した後は、テスト環境（導入予定のシステムを実際に操作できるデモンストレーション環境）を見せながら流れを説明していたので、自然な啓蒙活動になっていたのかもしれないです。

受注を担当するカスタマーサポートチーム内は、全メンバーが操作方法を勉強しながら業務にあたっていますが、TS-BASE 受発注側から分かりやすいマニュアルを支給していただいたので、特に心配はないです。直観的に操作できる部分も多いので、全体的に導入も活用促進もやりやすかったのは非常に助かりました。

上原：TS-BASE 受発注の導入で課題対策もでき、新しい業務フローも定着してきましたので、今後はデータを生かした効率化にも着手できればと思っています。今まではアナログベースだったので、56種類あるサンプルブックの貸し出し傾向などの分析ができていませんでした。

今後は、TS-BASE 受発注内の入出庫データがある程度蓄積された時点で、在庫の適正化を図っていきたいと思っています。サンプルブックの見直しや、新たな企画へもつなげていけたら嬉しいです。