受発注業務とは？ 社内・社外における業務の流れを円滑にする3つの方法
商品の販売や製造などを行う企業では、社内の部門間または取引先との間で受発注のやり取りが発生します。
複数の案件に関する受発注の処理を円滑に行い、すべての注文を期日までに納品するには、効率的に業務を行える体制を整備することが重要です。
受発注を行う管理部門の担当者のなかには「受発注の業務フローを改めて把握したい」「業務の流れから自社の課題を明らかにしたい」という方もいるのではないでしょうか。
この記事では、受発注業務の内容や流れ、効率化を図る方法について解説します。
「受発注業務とはそもそもどのような業務なのだろうか？」など、業務フローも含めて基本に立ち返りたい！という方には、こちらの資料もおすすめです。
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受発注業務とは
受発注業務とは、商品の注文を受ける受注と商品を仕入れる発注によって発生する一連の業務のことです。
▼受発注業務の構成
業務内容 | 概要 |
受注 | 注文者から商品の注文を受けて発送の手配を行う |
発注 | 自社が販売する商品や製造に必要な原材料などを仕入先に発注する |
また、受発注業務においては、やり取りをする相手が社内または社外かによって2つのパターンに分けられます。
▼受発注業務の種類
種類 | 概要 |
社内受発注 | 社内で使用する販促物や備品などの受発注を部門間で行う |
社外受発注 | 取引先との間で商品の注文受付や仕入れを行う |
社内受発注には、営業担当者がサンプル品やカタログなどの販促物を営業事務に発注したり、社内で使用するオフィス用品を総務部門に発注したりするケースが挙げられます。営業事務や総務部門で受注したあとは、必要に応じて社外へと発注を行い物品を調達する仕組みとなります。
社外受発注の場合は、取引先からの注文を受領したあと、社内の倉庫部門への出荷手配または仕入先への発注を行い、注文商品を納品します。
なお、社内宛の発注依頼メールについてはこちらの記事をご覧ください。
社内宛に発注依頼メールを送る際の注意点。スムーズに発注するポイントとは
受発注業務の流れ
取引先との間で受発注のやり取りを行うケースについて、受注業務と発注業務の流れを解説します。
受注業務
受注業務では、見積書の作成・受注処理・商品の発送・請求書と領収書の発行といった主に4つのフローで進行します。
▼受注業務の流れ
主な流れ | 業務内容 |
1.見積書の作成 |
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2.受注処理 |
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3.商品の発送 |
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4.請求書・領収書の作成 |
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受注処理を行う際は、倉庫内の在庫状況を確認したうえで在庫の引当てや納期の調整などを行います。在庫数が不足している場合や自社で在庫を持たない商品の場合には、仕入先への発注が必要です。
なお、受注業務の一般的なフローについてはこちらの記事で解説しています。併せてご確認ください。
また、FAXを用いた受注に関する課題についてはこちらの記事をご確認ください。
FAXを用いた注文・受注をやめたい…。よくある課題やFAXに代わる方法を解説
発注業務
社外への発注業務では、見積りの依頼・発注処理・商品の受け取り・料金の支払いといった主に4つのフローで進行します。
▼発注業務の流れ
主な流れ | 業務内容 |
1.見積りの依頼 |
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2.発注処理 |
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3.商品の受け取り |
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4.料金の支払い |
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仕入先への発注を行う際には、依頼した商品を発注者側で受け取る方法と、発注者を経由せずメーカーや卸売事業者から注文者へ直接発送する方法があります。
なお、発注業務の課題やミスの原因については、こちらの記事で解説しています。併せてご確認ください。
発注業務が難しい…！ よくある課題とフローを改善する3つのポイント
受発注業務を効率化する3つの方法
受発注業務を電話・FAX・メールなどで行っている場合、注文者・仕入先とのやり取りに時間・労力がかかるほか、人的ミスが発生する可能性があります。
また、担当者ごとに受発注の処理手順にばらつきがあったり、取引先によって受発注のフローが異なったりする場合には、やり取りが煩雑化しやすくなります。
効率的かつ円滑に受発注のやり取りを行うには、アナログな業務フローを見直すことがポイントです。
▼受発注業務を効率化する方法
- 業務フローの見直し
- アウトソーシングの利用
- 受発注システムの導入 など
受発注業務の全体像を明らかにして、工数がかかるフローやミスが発生しやすい作業の見直しを図ることが重要です。業務フローや作業手順をまとめたマニュアルを作成して対応方法を標準化することで、非効率な業務の改善を図れます。
アウトソーシングによって受発注業務の一部または全部を外部に委託すると、社内担当者の業務負担を削減でき、リソースをほかの業務に充てることも可能です。
また、受発注システムを導入すれば、電話・FAX・メールで行っていた受発注業務をオンライン上で一元管理できるようになります。
社内の関連部門や取引先との間で情報共有を円滑化することで、やり取りの工数を減らして納品リードタイムの短縮を図れるほか、受発注業務の効率化や人的ミスの防止にもつながると期待できます。
なお、受発注業務を効率化する方法やそれぞれの比較については、こちらの記事または資料をご確認ください。
受発注業務の効率化を妨げる4つの課題。業務改善を図るための対策とは
受発注システムでエクセルによる受発注をデジタル化した事例
メーカーや卸売事業者から仕入れた書籍・雑誌・文具雑貨などの海外輸出事業を展開する企業では、受発注システムの『TS-BASE受発注』を導入してエクセルで行っていた受発注業務のデジタル化を行いました。
【課題】
社内の在庫管理は基幹システムで行っていましたが、取引先に展開する在庫情報についてはエクセルに転記してから共有する作業を毎朝行っていました。
注文受付の際に取引先とのメールのやり取りが発生して業務の負担となっていたほか、在庫切れによる販売機会の損失も起きている状況でした。
▼従来の受発注フロー
【施策】
『TS-BASE受発注』を導入いただき、受発注業務のフローを一元管理する仕組みを構築しました。注文サイトにはリアルタイムな在庫状況が反映され、取引先がWebでの注文を行える体制を整備しました。
▼システム導入後における受発注フロー
【効果】
倉庫の在庫データを連携して注文サイトに自動反映される仕組みによって、毎朝の転記作業やメールでのやり取りが削減されて、業務の効率化につながりました。また、在庫数をリアルタイムで把握することにより、適正な数量・タイミングで仕入れを行えるようになりました。
さらに、商品名・品番・値段など限定的な情報だけでなく、注文サイトで商品の詳細な情報を提示したことにより、顧客満足度や売上の向上にもつながっているとのことです。
事例の詳細は、こちらをご確認ください。
▼在庫数の見える化は、企業間取引の「注文増加」に好影響をもたらす
受発注業務は『TS-BASE 受発注』にお任せ！
受発注業務では、注文受付から仕入れ、出荷に至るまでにはさまざまなフローが発生します。取引先だけでなく社内の関連部門とのやり取りも必要になるため、業務が煩雑化しやすくなります。
効率的かつ円滑に受発注のやり取りを行い、スピーディで正確な納品を行うには、電話・FAX・メールで対応していた業務のデジタル化を図ることがポイントです。
『TS-BASE 受発注』は、受発注の業務をクラウドで一元管理できるシステムです。オンライン上で受発注のフローを完結できるため、業務の効率化や納品までのスピード向上を図れます。また、注文者・受注者・仕入先をつなぐ3つのシステムを提供しており、運用体制に応じてお選びいただけます。
詳しくは、こちらの資料をご確認ください。
▼TS-BASE 受発注の資料ダウンロードはこちら
