受発注業務の効率化を妨げる4つの課題。業務改善を図るための対策とは
受発注業務は、製造業や卸売業、小売業などの業種で発生する業務の一つです。見積書の発行から注文の処理、仕入先への発注、出荷指示などの複数のフローを踏むことから業務が煩雑化しやすく、担当者の負担や納品トラブルなどにもつながりやすいといえます。
円滑に受発注業務を遂行して納品トラブルを防ぐには、課題に応じて業務改善の対策を講じることが重要です。
受発注を行う管理部門の担当者のなかには、「納期の遅延や誤出荷が頻発しており、改善を図りたい」「業務を効率化して担当者の負担を軽減したい」などの悩みを持つ方もいるのではないでしょうか。
この記事では、受発注業務によくある4つの課題とその対策について解説します。
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受発注業務の効率化に関する課題と対策
現状の受発注業務についてどのような課題があるかによって、効率化を図るための対策が変わります。受発注の業務フローで発生している課題を明らかにしたうえで、必要な対策を検討することがポイントです。
課題1｜人的ミスが生じる
受発注業務でよくある課題の一つに、人的ミスが挙げられます。
電話・FAX・メールなどのアナログな方法で受発注を行っている場合、聞き間違い・読み間違いや入力ミスが発生する可能性があります。
商品名・個数・納品日などの登録を誤って処理すると、納期の遅延や誤出荷が発生して顧客とのトラブルに発展してしまいます。
▼受発注処理の人的ミスを防止する対策例
- ほかの担当者による承認のルートを組み込む
- 受発注業務をデジタル化する
顧客または関連部門と複数回のやり取りが発生している箇所や、手動での入力・転記作業が発生している業務について承認のルートを設定することで、人的ミスの早期発見と迅速な修正を行えるようになります。
また、受発注業務をデジタル化してオンラインで行えるようにすると、手動による入力・転記作業が減り、人的ミスの発生防止につながります。
業務フローの改善についてはこちらの記事をご確認ください。
業務フロー改善の進め方を4つのステップで解説！ よくある課題と受発注業務における改善事例
販促物管理に関する課題と解決策については、こちらから資料をダウンロードしていただけます。ぜひご覧ください。
▼管理者必見！販促物の管理、できていますか？業務煩雑化の原因と解決法
課題2｜社内システムの入力に時間・労力がかかる
電話・FAX・メールなどで受発注業務を行っている現場では、商品名や個数などを社内システムへ入力する際に時間・労力がかかる課題があります。
商品の種類や取引先の数が膨大になるほど、作業が煩雑化して担当者の負担も大きくなりやすいと考えられます。
▼社内システムへの入力作業の効率化を図る対策例
- マクロや関数を利用してシステムの入力工数を削減する
- 受発注業務をデジタル化する
表計算ソフトを利用して受発注の情報を管理している場合には、マクロや関数を利用して一部の操作を自動化する方法があります。注文数や金額の入力・集計作業を自動化すると、処理スピードの向上を図れるほか、伝票作成もスムーズに行うことが可能です。
また、受発注システムを導入して受発注業務をデジタル化すれば、注文内容が自動で反映されるため、手動による入力作業の工数を減らせます。
アナログな受発注業務の負担を解決する方法については、こちらの資料をご確認ください。
課題3｜業務が属人化する
業務の属人化は、受発注業務でよくある課題の一つです。
業務が属人化していると、担当者が不在の際に受発注の処理が停滞したり、ほかの部門が進捗状況を把握するのに時間がかかったりするなどの問題を招きます。
特に取引先によって受発注の方法が異なる場合には、担当者が個別のやり方で対応しており、特定の人しか注文内容や進捗状況を把握していない状態となることがあります。
また、付き合いの長い取引先から「いつもの内容で」と注文を受けるケースが多い現場では、自然と同じ担当者が対応するようになってしまうケースも見られます。
▼業務の属人化を防ぐ対策例
- 受発注のフローと作業内容の標準化を図る
- 受発注の内容や取引先の情報を一元管理する
受発注のフローと作業内容を明確にして、進行の流れや作業手順を示したマニュアルを作成することで業務の標準化を図れます。担当者が不在の場合にも、ほかの担当者が受発注の対応ができるようになり、業務の停滞を防ぐことが可能です。
さらに、受発注の内容や取引先に関する情報を一元管理する仕組みを構築すれば、進捗状況を部門内で共有できるようになります。特定の担当者に依存せず、取引先からの注文受付や問い合わせ対応などをスピーディに行うことが可能です。
課題4｜関連部門との連携がうまくいかない
受発注業務を行う際に関連部門との連携がうまくいかず、業務の進行についてトラブルが発生してしまう課題もあります。
受発注の処理では、現在の在庫数や受注中の商品などを考慮したうえで仕入先への発注と注文者への納期回答を行うことが必要です。在庫管理を行う倉庫部門とリアルタイムな情報共有ができない場合には、在庫の欠品による販売機会の損失や、過剰な仕入れによるコストのロスを招く可能性があります。
また、受発注を行う部門と倉庫部門との情報共有を電話・メールなどで行っている場合には、時間を要してしまい納品リードタイムも長くなります。
▼関連部門との円滑な連携を図る対策例
- 受発注の処理状況を可視化・共有できる体制を構築する
受発注システムを導入して、受発注の処理状況や在庫をリアルタイムで把握できる体制を構築すると、関連部門との情報共有が円滑になります。
電話・メールを用いて部門間で連絡を取り合う必要がなく、システム上で正確な情報を確認できるため、在庫確認や納期回答などもスムーズに行うことが可能です。
なお、社内の部門間でのコミュニケーションリスクを軽減した事例については、こちらの記事で紹介しています。
店舗と本部のコミュニケーションリスク軽減と業務効率化に有用なTS-BASE 受発注
仕入れにおける受発注業務の手順や効率化のポイントは、こちらの記事をご確認ください。
受発注業務の効率化を『TS-BASE 受発注』で実現！
受発注業務で発生しやすい課題を解決するには、受発注システムの導入が有効です。受発注システムを導入すると、受発注に伴う一連の業務フローをオンライン上で完結でき、課題の解決を図れます。
アナログな手法から脱却することで、手動での入力・転記作業による人的ミスと工数を減らせるほか、業務フローが標準化されて属人化の解消を図れます。
また、注文内容や在庫数、入出荷状況などの情報を関連部門間でリアルタイムに共有できるため、受発注業務を円滑に進められるようになります。これにより、在庫の欠品や納期の遅延などのトラブルを防ぐことが可能です。
『TS-BASE 受発注』では、注文者・受注者・仕入先の3者をつなぐ受発注システムを提供しております。受発注に関する情報をすべて一元化して、関連部門との連携をスムーズにすることで受発注業務の効率化を実現します。
なお、TS-BASE 受発注の導入事例をまとめた資料は、こちらからダウンロードしていただけます。ぜひご覧ください。
