店舗と本部のコミュニケーションリスク軽減と業務効率化に有用なTS-BASE 受発注

「TS-BASE 受発注導入前は、FAXで注文をしていました。本部からの発送タイミングが限定的だったので、在庫切れを起こさないように一定量を積んでおくのが通例でしたね」。店長職に従事していた当時を思い出しながら、石橋さんはこう話した。

2004年のブランド設立から、さまざまな企業努力を重ねた結果、Jネットレンタカーは右肩上がりで成長。レンタカー業界でのシェアも拡大する中で、さまざまな場面で既存の運用に限界を感じるケースが多い時期があった。

「販促物」の社内受発注業務も同様だった。本部営業推進課（以下、本部）のメンバーが全て人力で行っていた受注対応や物流も、店舗数の増加により業務が逼迫。新たな業務推進のためにも、改善が必須になっていた。そんな課題に対して導入されたのが、「TS-BASE 受発注」と「TS-BASE 物流」だったのだ。

「販促物のFAX注文を、『TS-BASE 受発注の注文サイトを使用したWeb注文に切り替える』という通達が本部からきました。当時の個人的感想は、登録情報の管理をどうしようか…と思った程度で、変化への抵抗感はなかったです」（石橋さん）。

「店舗と本部では営業時間の概念が異なります。店舗側目線だと、確認したいのに不在だからできない…などが頻繁に発生していたのですが、TS-BASE 受発注の導入は、その障壁を払拭してくれました」（石橋さん）。

「TS-BASE 受発注の注文サイト」では、販促物それぞれのリアルタイム在庫数が表示されている。必要数を注文した後は、そのデータはTS-BASE 受発注のシステムを介して本部へ共有される。そこから、販促物を在庫している「TS-BASE 物流」の倉庫、もしくはメーカーへデータが転送され、出荷される流れで運用されている。

以前は、特定曜日に実施される本部からの出荷を待っていたため、注文するタイミングによっては、店舗への到着に多くの日数を要していた。しかし、TS-BASE 受発注導入後は注文処理と出荷がスピーディーになったため、リードタイムの短縮にもつながったのだ。

「本部へ在庫確認をしなくても、注文サイトを見れば在庫状況は一目瞭然です。なにより、注文する時間に縛りが無くなったことは予想以上に好影響で、昼夜問わず空き時間にできる業務になりました。注文に関連する本部とのコミュニケーションも、TS-BASE 受発注を通してスムーズに完結するようになったと思います」（石橋さん）。

TS-BASE 受発注の注文サイトは各店舗にアカウントが付与されていて、店舗を統括する人物にのみアクセス権が認められている。さまざまな観点から店舗ごとのアカウント管理の徹底は重要視されており、導入前は大きな課題の一つとして挙げられていた。

現在、アクセス権を保有する人物の異動が発生する場合は、アカウント情報（メールアドレス、パスワードなど）を一新し、新たなログイン条件を生成して対応をしている。これにより、アカウント混同を未然に防ぎ、安全な運用が継続されている。

「TS-BASE 受発注を導入後、活用していく中で実感したプラス要素は多く、とてもありがたかった」と、石橋さんは話した。Jネットレンタカーは、常に「チャレンジ精神」をブラッシュアップして、企業全体のサービス向上を目指している。このような思考が新たなツールを前向きに捉え、効果的に生かしていく原動力にもなっているのだろう。