受発注業務には悩みがつきもの。営業事務の業務改善を目指すには
営業事務は、営業担当者が円滑に顧客対応を行えるようにサポートする役割を担います。なかでも負担がかかりやすい業務の一つに“受発注業務”が挙げられます。
受発注業務では、営業担当者または顧客の依頼を受けて商材・販促物の受発注処理を行うほか、各種書類の作成や顧客または関連部門との連絡対応なども発生するため、業務フローが煩雑化しやすくなります。
営業事務の管理者のなかには、「受発注業務の負担が大きく、ミスや長時間労働が発生している」「業務改善を図る方法はないか模索している」などの悩みを持つ方もいるのではないでしょうか。
この記事では、営業事務の受発注業務に関する課題と業務改善を図る方法について解説します。
受発注業務の基本の業務内容についておさらいしたい！という方には、こちらのe-bookもおすすめです。
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営業事務で受発注業務を行う際の課題
営業事務の受発注業務を電話・FAX・メールなどのアナログな方法で行っている場合には、以下のような課題が生じることがあります。
▼営業事務における受発注業務の悩み
- 人的ミスが発生する
- 業務が属人化しやすい
- 部門間の連携が難しい
- 在庫管理が難しい など
アナログな方法で受発注業務を行っていると、商品番号や個数、金額などの項目を誤って入力・処理してしまう可能性があります。受発注の内容に間違いや漏れが発生すると、納期の遅延を招き、顧客とのトラブルに発展するリスクがあります。
また、担当者が個別のやり方で顧客情報の管理や受発注の処理を行っている場合、ほかの担当者・部門で進捗状況を把握できなくなり、業務が属人化してしまうことも懸念されます。
業務が属人化すると、担当者が不在のときに商品の在庫や出荷状況の問い合わせに対して迅速な回答ができないほか、部門間での情報連携にもタイムラグが発生することから受発注フローを円滑に進められなくなります。
さらに、営業部門でリアルタイムな在庫状況を把握できず、商品の欠品が発生して販売機会を逃したり、在庫過多によるコストの増加につながったりする可能性があることも課題の一つです。
なお、営業事務における受発注業務のよくある悩みについては、こちらの記事をご確認ください。
営業事務の受発注業務がきつい…。よくある悩みと効率化を図るポイントとは
営業事務の受発注業務を改善する方法
営業事務の受発注業務に関する課題を解決するには、業務フローを見直して担当者間・部門間での情報共有を円滑に行える仕組みを構築したり、デジタル化を図ったりすることがポイントです。
1．業務フローの見える化を行う
人的ミスや業務の属人化を防ぐには、受発注の業務フローを見える化して改善を図ることが重要です。
受発注に関する業務内容・作業手順・担当者・関連部門との連携状況などを一覧化すると、問題が発生しやすい箇所を特定しやすくなります。
▼改善が必要な業務フローの例
- 異なる担当者間・部門間で複数回のやり取りが発生している
- 担当者ごとに業務の作業手順やフローの進行経路が異なる
- 手動での入力・転記作業が発生している など
業務フローの課題を明らかにしたうえで、受発注の方法・作業手順を標準化したり、複数の担当者を含めた承認ルートを設定したりすることで人的ミスや属人化の防止につながります。
なお、業務フローの改善方法についてはこちらの記事で詳しく解説しています。
業務フロー改善の進め方を4つのステップで解説！ よくある課題と受発注業務における改善事例
2．コミュニケーションの円滑化を図る
営業事務の業務では、営業担当者や部門間との連携をスムーズに行えるように、コミュニケーションの円滑化を図ることが必要です。
受発注の内容や出荷状況、顧客情報などについて情報共有を行えるツール・システムを活用することで、円滑に業務を進行できるようになります。
▼コミュニケーションに役立つツール・システムの例
- チャットツール
- クラウドストレージ など
営業担当者や倉庫部門との情報共有が円滑になると、連携ミスによる納品の遅延、誤出荷などのトラブル防止につながります。
3．アウトソーシングを活用する
営業事務の業務負担を減らすために、アウトソーシングを活用することも一つの方法です。
特定の業務を外部に委託することで、営業事務の業務負担を削減して長時間労働の是正を図れます。また、専門知識を有する事業者への委託により、正確かつ効率的に受発注業務を遂行してもらえることが期待できます。
▼営業事務のアウトソーシングで委託できる業務例
- 商品マスタの管理
- 見積書の作成・発行
- 契約管理
- 受発注の処理
- 納品書や請求書の発行
- 入出金管理
- 問い合わせ対応 など
アウトソーシングを活用する際は、どこまでの業務フローや作業内容を外部に委託するのか、自社が対応する範囲と明確に分けておくことが重要です。
4．受発注システムを導入する
受発注システムとは、受発注の業務をオンライン上で完結できるシステムのことです。電話・FAX・メールによる受発注のフローをデジタル化して、受発注処理や部門間の連携、在庫管理などの効率化を図れます。
▼受発注システムでできること
- 受発注内容や在庫数、出荷状況などのリアルタイムによる管理
- 商品マスタの登録・更新
- 入庫予定や入庫情報の登録
- 商品発送の着日指定やリードタイムの登録
- 社内承認の経路・条件の設定
- 出荷実績や入庫予定などのデータ出力 など
アナログな方法で行っていた受発注処理や在庫管理をシステム経由で行えるようになると、人的ミス、欠品を防止できるほか、承認フローの時間短縮、問い合わせ対応の削減などにつながります。
ただし、システムによって搭載される機能や仕組み、オプションなどが異なるため、自社の業務課題と業種の特性を踏まえて選定することがポイントです。
なお、受発注業務を改善する手法についてはこちらの資料をご確認ください。
受発注システムで営業事務の業務改善を行った事例
ここからは、受発注システムの『TS-BASE 受発注』を導入して業務改善に成功した建設事業会社のオフィスサポート事業部での事例を紹介します。
【課題】
建設現場で使用する安全管理商品や、各支店で使用する備品の受発注を行うオフィスサポート事業部では、月間1,000件にも上る受注・仕入れをアナログな作業で行っており、担当者の業務負担が課題となっていました。
▼アナログな方法による受発注業務のフロー
【施策】
『TS-BASE受発注』を導入して、顧客（建設現場・支店）からの注文受け付けから仕入先への発注、出荷管理までを一気通貫できる業務フローを再構築しました。
▼TS-BASE受発注で受発注業務のフローをシステム化
【効果】
受発注における一連の業務フローをシステムで完結できるようになったことで、顧客や仕入先との電話・FAX・メールでのやり取りが削減され、業務の効率化を実現しました。また、顧客側の注文工数が削減されたことにより、利便性の向上にもつながっているとのことです。
▼仕入先まで一気通貫につながる仕組みをTS-BASE 受発注で実現
『TS-BASE 受発注』で営業事務の受発注業務を効率化！
営業事務が対応する受発注業務では、顧客や仕入先との複数回のやり取りが発生して業務フローが煩雑化しやすくなります。電話・FAX・メールで対応していると、人的ミスや業務の属人化、部門間の連携不足によるトラブルなどの課題を招くことがあります。
受発注業務を効率化してトラブルを防ぐには、関係者間で円滑な情報共有を行える仕組みを構築したり、システムを活用して業務フローをデジタル化したりすることがポイントです。
『TS-BASE 受発注』では、注文者・受注者・仕入先の3者をつなぐ、営業事務に適した受発注システムを提供しています。
関係者間とのやり取りをシステム上で完結できるため、業務フローの効率化とスピードの向上を図れます。また、在庫数や入出荷状況をリアルタイムで把握することで、納品トラブルの防止にもつながります。
TS-BASE 受発注の詳細については、こちらの資料をご確認ください。
