営業事務の受発注業務がきつい…。よくある悩みと効率化を図るポイントとは
営業事務では、営業担当者をサポートするためのさまざまな業務を担当します。なかでも受発注に関する業務は、煩雑化しやすく「きつい」と感じる従業員も少なくありません。
営業事務の現場管理者のなかには「受発注業務が忙しいという声が上がっており、ミスの発生や現場の負担につながっている」「負担を軽減するための改善策を模索している」などとお悩みの方もいるのではないでしょうか。
この記事では、営業事務における受発注業務でよくある悩みと効率化を図るポイントについて解説します。
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営業事務が対応する受発注業務
営業事務が対応する受発注業務は、大きく2つに分けられます。
商品の販売手配
1つ目は、営業担当者が受注した商品を手配して、顧客の元へ届ける処理を行う業務です。営業担当者からの連絡・指示を受けて、以下の業務を行います。
▼主な業務
- 見積り書の作成
- 発注の処理
- 出荷指示
- 在庫管理
- 納品書・請求書の作成 など
繰り返し注文が発生する商品については、営業担当者を介さずに営業事務で処理するケースも多くあります。また、顧客から出荷状況や受注内容などに関する問い合わせがあった際には、営業事務で回答を行うことがあります。
販促物の手配
2つ目は、営業担当者が顧客へのプレゼンテーションに使用する商品のサンプルやカタログなどを手配して、各営業所に届ける処理を行う業務です。
▼主な業務
- 各営業所で使用するサンプルやカタログなどの注文受付
- 出荷指示
- 在庫管理
- 納品書の作成 など
営業所から注文があった際には、倉庫内の在庫を確認して必要な数量の発送手配を行う必要があります。
なお、販促物の管理についてはこちらの記事をご確認ください。
▼管理者必見！販促物の管理、できていますか？業務煩雑化の原因と解決法
営業事務の受発注業務によくある悩み
営業事務で行う受発注業務が「きつい」といわれる原因には、以下のような悩みがあることが考えられます。
▼受発注業務によくある悩み
- 電話やメールでの問い合わせ対応に時間を割かれる
- ほかの業務と兼務していることがある
- 業務が属人化しやすい
- 基幹システムへの転記作業によってミスが発生しやすい
- 関連部署との連携がうまくいかず、情報伝達のタイムラグが発生する
営業事務では、営業担当者または顧客から在庫数や出荷状況などについて問い合わせが寄せられることがあります。電話やメールでの問い合わせ対応に時間が割かれることで、ほかの作業が滞り、担当者の業務負担につながります。
業務負担が大きくなる理由には、ほかの業務と兼任していることが挙げられます。受発注業務のほかにも営業をサポートする業務があるため、短時間でミスなく受発注業務を行うことに負担を感じやすくなります。同じ取引先とのやり取りが繰り返されることも多く、業務が属人化しやすいことも理由の一つです。
また、電話・FAX・メールなどのアナログな方法で受発注を行っている場合、受注内容の確認や基幹システムへの転記、関連部署への連絡などに労力がかかるほか、確認漏れ・転記ミスなども発生しやすくなります。
関連部署への在庫確認や出荷指示などの情報伝達にタイムラグが発生すれば、「在庫がない状態で受注処理をした」といった事態にもつながる可能性があります。その結果、販売機会の損失や納期の遅延などのトラブルを招くことが懸念されます。
その他、こちらでも受発注業務で発生しがちなお悩みをまとめています。
あわせてご覧ください。
受発注業務の悩みとは？ 一元管理するメリット・デメリットと方法を解説
受発注業務の効率化を図るポイントは“システム活用”
営業事務の受発注業務を効率化するには、システムの活用がポイントです。
受発注業務を一元管理できるシステムを導入することで、受発注のフローや在庫数、出荷状況などが可視化されて、オンライン上で情報共有・処理ができます。
受発注システムでできることには、以下が挙げられます。
オンラインでの受発注処理
受発注システムを導入すると、オンライン上で受発注の処理を行えます。
電話・FAX・メールで受注してから基幹システムへ転記して発注するといった作業が不要になるため、一連の業務フローを効率化できます。また、手動で転記作業を行う必要がないことから、人的ミスの防止にもつながります。
在庫や出荷状況のリアルタイムな共有
営業担当者がシステムを介して在庫状況や出荷状況を確認できます。営業事務の担当者へ問い合わせる必要がなくなるため、業務負担を削減することが可能です。
また、在庫の保管や出荷対応を行う物流拠点と連携できるシステムであれば、営業事務の担当者と関連部署間でリアルタイムな情報を把握できます。
これにより、在庫数に応じた仕入れと納期回答ができ、在庫不足による機会損失や納品の遅延などを防止することが可能です。
BtoB事業者の方が受発注システムを導入する際に必要な情報は、こちらでまとめています。
参考にしてください。
BtoB事業者間で活用できる受発注システムの種類と導入手順、必要な機能を解説
受発注システムで業務効率化を実現した事例
ここからは、クラウド型の受発注システム『TS-BASE 受発注』を活用して、カスタマーサポートチームが行っている販促物管理業務を効率化した事例を紹介します。
【課題】
営業担当者から電話・チャット・メールなどで商品サンプルブックの発送依頼を受けており、カスタマーサポートチームとの注文関連のやり取りが頻繁に発生していました。これにより、双方の工数が増加して業務負担を招いていました。
▼導入前の受発注フロー
また、サンプルブックの在庫確認・受注処理・出荷準備・配送などの各工程で使用する管理ツールの項目が異なることで、ツールをまたいでの二重入力やデータの更新漏れなどが発生していました。
【施策】
『TS-BASE 受発注』を導入して、注文サイト・管理システム・倉庫システムの3つの機能を連携して管理できる体制を構築しました。
▼導入後の受発注フロー
また、返却機能を追加して、注文から配送、返却物の入庫処理までの一連の業務をデジタル化しました。これにより、営業担当者とのやり取りやカスタマーサポート内での情報共有・連携が円滑に行えるようになりました。
【効果】
- 業務工程の4割が削減された
- 注文時のメールや口頭でのやり取り、返答待ち・在庫切れによる業務の滞りがほぼゼロになった
- 1つの注文に対する受発注業務の作業時間の約5割が削減された
アナログなフローで管理していた販促物管理業務をデジタル化することで、注文から注文内容確定までの工数を削減できたほか、一連の管理業務の効率化および利便性の向上を実現しました。効率化によって削減できた工数・時間は、顧客へのサポートに充てられるようになったとのことです。
詳しい事例の内容は、こちらをご確認ください。
▼販促物管理業務へTS-BASE 受発注を導入。4割の工程削減に成功
『TS-BASE 受発注』で営業事務の負担を軽減！
営業事務が対応する受発注業務は、電話・メールでの問い合わせ対応が多いことや、ほかの業務との兼任、属人化しやすい作業環境などによって業務の負担につながりやすくなります。
受発注業務を効率化するには、システムを活用して受発注のフローをデジタル化するとともに、オンラインで情報共有・処理を行える体制をつくることがポイントです。
『TS-BASE 受発注』では、注文者・受注者・仕入先の3者をつなぐ、営業事務に適した受発注システムの機能を提供しています。注文者や仕入先とのやり取りをシステム上で完結できるため、受発注フローの効率化とスピードの向上を図れます。
また、システム上で在庫数や入出荷状況をリアルタイムで把握できることから、受注者への問い合わせ対応、倉庫部門への確認作業も不要になります。
TS-BASE 受発注の詳細については、こちらの資料をご確認ください。
