受発注システムは、受発注処理や在庫管理、請求書の発行などの業務をオンライン上で行えるシステムです。

受発注業務に紙面で対応している場合、作業負担の増加や記載ミスによるトラブルの発生などが課題です。これらの課題を解決して、業務効率化や誤発注の防止などを実現するには、受発注システムの活用が有効です。

BtoB向けのサービスを展開しながら、「どのようなシステムを選べばよいか分からない」「導入の流れが知りたい」と悩んでいる担当者の方もいるのではないでしょうか。

この記事では、受発注システムの導入を検討している企業に向けて、種類や導入手順、主要な機能を解説します。

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▼自社にとって最適な受発注システムを選定する7つの手順

受発注システムの種類

受発注システムには、利用形態が異なるオンプレミス型・パッケージソフト型・クラウド型の3種類があります。

ここでは、それぞれのメリット・デメリット、各利用形態に向いている企業の特徴を解説します。

オンプレミス型

オンプレミス型は、自社サーバーでシステムの構築・保守管理を行う運用形態です。

▼オンプレミス型のメリット・デメリット

オンプレミス型は、外部サービスを利用せずに、自社でシステムを管理・運用するため、自由に機能を追加したり、セキュリティ対策を強化したりできます。また、社内ネットワークのみで利用できる点もセキュリティの強化につながります。

ただし、システム構築からメンテナンスまで、安定して運用できる人材の確保が必要です。また、ほかの運用形態に比べると初期コストがかかりやすい点もデメリットの一つです。

▼向いている企業の特徴

• 受発注業務の運用方法が明確で、自社方針に合わせてカスタマイズしたい
• 自社内でセキュリティ対策を行いたい
• システム構築のコスト・工数や専門的な人材を確保できる

パッケージソフト型

パッケージソフト型は、市販されているソフトウェアを購入して、特定の業務・業種で汎用的に利用する運用形態です。

▼パッケージソフト型のメリット・デメリット

パッケージソフト型は、自社でシステムを構築する必要がないため、初期コストを抑えられるだけでなく、すぐに運用できるメリットがあります。

一方で、パッケージソフトに備わっている標準機能のみを利用するため、新たにオプションや有料機能、拡張機能を追加したり、自社に合わせた開発を追加で行うことができません。さらに、新しいシステムの導入により、業務フローを変更せざるを得ない状況も考えられます。

▼向いている企業の特徴

• 汎用的な機能のみで受発注業務に対応できる
• 短期間・低コストで利用したい
• システムを利用する従業員や導入予定の端末が少ない

クラウド型

クラウド型は、オンライン上にある仮想サーバーにアクセスして利用する運用形態です。

▼クラウド型のメリット・デメリット

クラウド型は、インターネット環境があれば、社外にいても利用できます。また、システムの構築が不要で、運用にあたっての保守管理もクラウドサービス事業者に任せられるため、低コストで導入しやすい点もメリットです。

しかし、ほかのツールとの連携やセキュリティ対策などは、クラウドサービスによって異なるため、自社の求める使い方ができるか確認が必要です。

▼向いている企業の特徴

• システムを導入する初期コストを抑えたい
• 遠隔地の拠点と即時に情報共有をしたい
• 多くの従業員がアクセスして情報を確認できる
• システム構築・保守管理に詳しい専門的な人材を確保できない

なお、クラウド型受発注システムの詳細は、こちらの記事で解説しています。併せてご確認ください。

さらに、竹田印刷はクラウド型のBtoBに特化した受発注システム『TS-BASE 受発注』を提供しています。50種類以上の豊富なオプションから業種や業務内容に合った機能を選択できるほか、貴社の要望に合わせたカスタマイズにも対応しています。

受発注システムの導入手順　

受発注システムを導入する際は、現場の課題・ニーズを踏まえつつ、目的を明確化したうえで、システムを選定することが重要です。

ここからは、受発注システムの導入手順について解説します。

1.目的を明確化する

始めに、受発注システムを導入する目的を明確化します。

目的を定める際は、経営層の視点だけでなく、現場で働く従業員の意見を収集して、業務フロー・作業内容の課題を把握することがポイントです。現場の課題を解決しつつ、企業としての方針を踏まえて、システム導入の目的を明確にします。

▼導入目的の例

• 業務フローを改善して効率化を図る
• リアルタイムな情報共有でトラブルの発生を防ぐ
• 人員配置を最適化して生産性を向上させる

課題を洗い出すために、エクセルで使える業務改善シートも活用してみてください。
ツールの記入方法はこちらで解説しています。
業務改善に役立つ無料エクセルの活用手法と5つのステップ

▼業務改善に役立つ無料エクセル

2.必要な機能を洗い出す

次に、目的の達成に必要な受発注システムの機能を洗い出します。

受発注システムの機能は利用するサービスによって異なります。自社の業務内容・商慣習を踏まえて、必要な機能やカスタマイズの有無について確認することがポイントです。

たとえば、商品が多岐にわたり、取引先が複数ある場合には、顧客ごとに個数や価格の上限を設定できる機能があると便利です。

なお、システムによって機能名が異なるため、具体的に何の業務をどのように改善したいのか明らかにして、求める要件を整理しておくことが大切です。

3.システムを選定する

最後に、必要な機能を考慮したうえで、自社の要件に合うシステムを選定します。

受発注システムは受注先と発注先の両者が利用するため、取引先でも導入・利用しやすいかどうかを確認することが重要です。

また、機能やコストだけでなく、以下の点についてもシステム選定時の判断要素となります。

▼システム選定の判断要素

• システムの操作性
• 導入後のサポート体制
• セキュリティレベル
• マルチデバイスへの対応

受発注システムの選定ポイントについては、こちらの記事で解説しています。併せてご確認ください。

受発注システムの機能

受発注システムの導入を検討する際には、どのような機能があるのか事前の確認が大切です。

受発注システムの主な機能としては、以下が挙げられます。

▼受発注システムの機能例

• 受注管理
• 顧客管理
• 在庫管理
• 見積書・請求書の発行　など

『TS-BASE 受発注』では、上記のほかにも販促物の在庫数を最適化する機能が備わっています。たとえば、注文・出荷・在庫データなどを蓄積する機能や、発注者別で商品の制限をかけられる出し分け機能などが挙げられます。

事務作業の自動化・削減につながる機能を導入すれば、業務効率化や人的ミスの防止につながります。

また、チラシやパンフレット、ノベルティなどの販促物の管理ができていなければ、在庫不足・過剰在庫で販売機会の損失・無駄なコストの支出につながってしまいます。このような課題を解決する“在庫の最適化”のポイントを知りたい方は、こちらの資料をダウンロードしてぜひ参考にしてください。

▼目指せ効率化！アナログな受発注業務の負担解決法

TS-BASE 受発注の機能については、こちらからご確認いただけます。

BtoB事業者間の取引に特化した“TS-BASE 受発注”の導入で業務改善

BtoB事業者間の取引において、アナログな受発注業務の改善を図りたい方は、受発注システムの導入が有効です。

『TS-BASE 受発注』は、クラウド型のBtoB向け受発注システムです。インターネット上で受発注の処理や在庫管理などのさまざまな業務を一元管理できます。

これまで人が行ってきた電話・FAX・メールでの受発注に関する労力を削減することで、業務効率化、業務フローの最適化につなげられます。

また、機能・プランは柔軟に選択できるため、企業さまの業種や運用形態に応じた活用が可能です。要望に応じて独自の機能開発やカスタマイズにも対応しているため、システム選びにお悩みの方は、ぜひこちらからお問合せください。