受発注システムは、受発注の処理や在庫管理、入出荷管理などの業務をオンラインで行えるシステムです。

受発注を電話・FAX・メールで対応している現場では、複数回のやり取りや転記作業によって業務負担が増加するほか、人的ミスによるトラブルも発生しやすくなります。これらの課題を解決して、業務効率化や納品リードタイムの短縮を実現するには、受発注システムの活用が有効です。

BtoB向け受発注システムの導入を検討されている管理者のなかには「どのようなシステムを選べばよいか分からない」「導入までの流れが知りたい」と疑問を持つ方もいるのではないでしょうか。

この記事では、BtoB向け受発注システムの種類や期待できる効果、導入手順について解説します。

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BtoB向け受発注システムとは

BtoB向け受発注システムとは、企業間の取引に特化した受発注システムです。

電話・FAX・メールで行っていた受発注のフローをデジタル化して、取引先から商品や原材料の注文を受け付けたり、仕入先に発注を行ったりする際のやり取りをオンライン上で完結できます。

▼BtoB向け受発注システムの基本的な機能

• 受注管理
• 発注管理
• 在庫管理
• 入出荷管理
• 帳票の発行　など

取引先ごとに表示する商品や単価を設定したり、注文内容と出荷状況を確認したりできるようになっており、多種多様な商材の受発注が行われる現場で役立ちます。

なお、BtoBにおける受発注のフローについてはこちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

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BtoB向け受発注システムの種類

BtoB向け受発注システムには、オンプレミス型・パッケージソフト型・クラウド型の3種類があります。それぞれのメリット・デメリットと各利用形態に向いている企業の特徴は、以下のとおりです。

オンプレミス型

オンプレミス型は、自社サーバーでシステムの構築・保守管理を行う運用形態です。

▼オンプレミス型のメリット・デメリット

オンプレミス型は、外部サービスを利用せずに自社でシステムを管理・運用するため、自由に機能を追加したり、セキュリティ対策を強化したりできます。また、社内ネットワークのみで利用できる点もセキュリティの強化につながります。

ただし、システム構築からメンテナンスまで安定して運用できる人材の確保が必要です。くわえて、ほかの運用形態に比べると初期コストがかかりやすい点もデメリットの一つです。

▼向いている企業の特徴

• 受発注業務の運用方法が明確で、自社方針に合わせてカスタマイズしたい
• 自社内でセキュリティ対策を行いたい
• システム構築のコスト・工数や専門的な人材を確保できる

パッケージソフト型

パッケージソフト型は、市販されているソフトウェアを購入して、特定の業務・業種で汎用的に利用する運用形態です。

▼パッケージソフト型のメリット・デメリット

パッケージソフト型は、自社でシステムを構築する必要がないため、初期コストを抑えられるだけでなく、すぐに運用できるメリットがあります。

一方で、パッケージソフトに備わっている標準機能のみを利用するため、オプションや拡張機能の追加、自社に合わせた開発を行うことはできません。さらに、新しいシステムの導入により、業務フローを変更せざるを得ない状況も考えられます。

▼向いている企業の特徴

• 汎用的な機能のみで受発注業務に対応できる
• 短期間・低コストで利用したい
• システムを利用する従業員や導入予定の端末が少ない

クラウド型

クラウド型は、オンライン上にある仮想サーバーにアクセスして利用する運用形態です。

▼クラウド型のメリット・デメリット

クラウド型は、インターネット環境があれば社外にいても利用できます。また、システムの構築が不要で、運用にあたっての保守管理もクラウドサービス事業者に任せられるため、低コストで導入しやすい点もメリットです。

しかし、ほかのツールとの連携やセキュリティ対策などはクラウドサービスによって異なるため、自社の求める使い方ができるか確認が必要です。

▼向いている企業の特徴

• システムを導入する初期コストを抑えたい
• 遠隔地の拠点と即時に情報共有をしたい
• 多くの従業員がアクセスして情報を確認できる
• システム構築・保守管理に詳しい専門的な人材を確保できない

なお、クラウド型受発注システムの詳細はこちらの記事で解説しています。併せてご確認ください。

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竹田印刷はクラウド型のBtoBに特化した受発注システム『TS-BASE 受発注』を提供しています。50種類以上の豊富なオプションから業種や業務内容に合った機能を選択できるほか、貴社の要望に合わせたカスタマイズにも対応しています。

受発注システムの導入で期待できる効果

受発注システムを導入すると、電話・FAX・メールなどのアナログな対応をデジタル化して、効率的かつ正確に受発注業務を行えるようになります。期待できる効果には、以下が挙げられます。

業務の効率化

受発注システムの導入によって業務の効率化を図れます。

BtoBにおける受発注では、取引先によって注文方法や販売単価が異なる場合があります。電話・FAX・メールで対応していると処理に時間を要するほか、見積りの依頼や在庫確認などの問い合わせ対応にも労力がかかります。

受発注システムを導入すると、取引先がパソコン・スマートフォンを利用して注文を行えるほか、システム上で見積りや在庫状況を確認することが可能です。注文受付の窓口を一本化するとともに、取引先からの問い合わせ対応を削減できるため、受発注業務の効率化につながります。

人的ミスの削減

受発注のフローをデジタル化すると、人的ミスの削減につながります。

アナログな方法で受発注を行っていると、「電話での注文内容を聞き間違えた」「基幹システムに転記する際に誤って入力した」などの人的ミスが発生しやすくなります。

受発注システムを導入すると、取引先がオンラインで注文した内容をデータとして各種システムへ連携できるため、担当者による聞き間違いや誤入力をなくしてトラブルを防ぐことが可能です。

納品リードタイムの短縮

納品リードタイムの短縮につながることも期待できる効果の一つです。

従来のアナログな方法で受発注を行う場合には、電話・FAX・メールで複数回のやり取りが発生したり、在庫数や出荷時期を確認するために倉庫部門に連絡をとったりする必要がありました。

受発注システムでは、注文の受け付けや在庫数の確認、納期回答などをすべてシステムで行えるため、注文から出荷までの工数を削減することが可能です。また、倉庫部門と連携してリアルタイムな情報共有を行うことで、迅速な仕入れや出荷指示ができるようになります。

ペーパーレス化によるコストの削減

受発注システムを導入してペーパーレス化を実現すると、コストの削減につながることが期待できます。

FAXまたは郵送で帳票を発行している場合には、印刷費や切手代がかかるほか、保管するためのファイル、キャビネットなどを用意する必要があり、コストが発生します。

帳票を電子データで発行できる機能が備わった受発注システムを導入すれば、FAXでの送信や郵送が不要になり、コストを削減できます。また、郵送の手配やファイリングなどにかかる人件費も削減することが可能です。

受発注システムを導入する手順

受発注システムを導入する際は、現場の課題・ニーズを踏まえて目的を明確化したうえで、自社に合ったシステムを選定することが重要です。

1．受発注のフローを可視化する

現在どのように受発注を行っているのかを把握するために、全体のフローを可視化する必要があります。

受発注のフローを整理して可視化すると、「複数回のやり取りが発生している工程はないか」「重複やミスが発生している作業はないか」などの自社が持つ課題を把握することが可能です。

受発注のフローを可視化する際は、業務のプロセスや作業内容などを図式化したフローチャートを作成することがポイントです。

▼受発注のフローチャートに記載する項目

• 受発注に関わる部門・関係者
• 各部門で対応する業務
• 業務に含まれる作業内容・工数・所要時間
• 業務の担当者
• フローを進行する経路　など

2．課題を基に導入目的を明確にする

上記1で洗い出した課題を基に、「どのような目的で受発注システムを導入するのか」を明確にします。

現場の課題を踏まえて目的を設定することで、受発注システムの利用形態や必要な機能、導入後の運用方法などを検討できるようになります。

▼導入目的の例

• 業務フローを改善して効率化を図る
• リアルタイムな情報共有でトラブルの発生を防ぐ
• 人員配置を最適化して生産性を向上させる　など

3．システムへの移行計画を立てる

現状課題と導入目的を明確にしたあとは、受発注システムを導入する具体的な移行計画を立てます。受発注システムを導入すると、アナログな方法による受発注のフローが変わるため、スムーズに運用できる体制を整えておく必要があります。

▼受発注システムの移行計画で定めておく項目

• 受発注システム導入後のフロー
• 受発注システムに求める要件
• 受発注システムの運用体制
• システムの運用に切り替えるスケジュール
• 連携が必要な部門と外部システム　など

また、取引先にも受発注システムを利用してもらう必要があります。事前に合意を得ておくとともに、新たなフローやシステムの操作方法などを説明しておくことが重要です。

システム導入における費用対効果の考え方やシミュレーションについては、こちらから無料のツールをダウンロードしていただけます。ぜひご活用ください。

▼ワーク式　受発注業務システム化の費用対効果の考え方

▼システム導入のための費用対効果シミュレーションツール

4．受発注システムを選定する

移行計画で定めた要件を踏まえて受発注システムを選定します。

受発注システムの機能や仕様は、利用するサービスによって異なります。自社の業務内容・商慣習を踏まえて、必要な機能やカスタマイズの有無について確認することがポイントです。

例えば、商品が多岐にわたり取引先が複数ある場合には、顧客ごとに個数や価格の上限を設定できる機能があると便利です。また、取引先でも導入・利用しやすいかを確認することも重要といえます。

▼受発注システムを選定する際の判断要素

• システム要件を満たしているか
• 専門知識がなくても直感的な操作ができるか
• セキュリティレベルはどうなっているか
• マルチデバイスに対応しているか
• 導入後のサポート体制が整っているか　など

なお、受発注システムの選定ポイントについてはこちらの記事で解説しています。

受発注システムの主な機能とシステム選定のポイント

5．テスト運用を実施して導入する

受発注システムを選定したら、テスト運用を実施して導入します。

受発注のフローをシステムに切り替える前にテスト運用を行い、「取引先や関連部門とのやり取りに支障はないか」「各機能を使用できるか」などを確認します。動作や操作方法などに問題なくスムーズに進行できることを確認したあとは、システムへの移行を完了させます。

円滑に受発注業務を進行できるように、新しいフローやシステムの操作方法についてはマニュアルを作成して、社内の従業員や取引先にも共有しておくことがポイントです。

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