近年、政府によるDX推進によって、あらゆる業界・分野でデジタル化が進められています。

企業間取引においても電子商取引化が進められています。しかし、未だに電話・FAX・メールを使用した従来の商慣習が続いている企業も少なくありません。

こうしたアナログな受発注業務には、人的ミスの発生や生産性の低下といったさまざまな問題があります。この問題を解決するために有効なのが、システム導入によって業務の一部を自動化する方法です。

企業の管理部門担当者のなかには、「自動化によるメリットを知りたい」「自社に適したシステムを探している」という方もいるのではないでしょうか。

この記事では、アナログな受発注業務の悩みを踏まえつつ、システム導入による自動化のメリットを解説します。

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目指せ効率化！アナログな受発注業務の負担解決法

アナログな受発注業務の悩み

電話・FAX・メールなどのアナログな手法で受発注業務を行っている場合、以下のような悩みを抱える企業も見られます。

▼受発注業務の悩み

• 紙帳票のやり取り、システムへの手入力に労力・時間がかかる
• 人的ミスが発生しやすい（読み間違い・聞き間違い・入力間違いなど）
• 担当者しか見積もり提示や問合せ対応ができず、業務が属人化している
• 出社が必要な電話・FAX対応や帳票発行などでリモートワークができない
• 注文履歴や出荷実績などのデータ蓄積が不十分になる
• 古いFAXフォーマットで依頼が届くことにより、誤出荷の要因になっている

このようなアナログな受発注業務では、人的ミスを防ぐための確認作業も必要となり、人材リソースを有効活用できません。また、経理や営業、倉庫・物流現場など部署間の情報共有に時間がかかることで、顧客への納期回答・問合せ対応が遅れてしまうことも課題です。

ほかにも、一部の業務をデジタル化していても、社内システム間の互換性がなく、都度異なるシステムへの入力が発生するといったケースもあります。

このような悩みを解決するには、システムを活用して人手による作業やデータ共有を自動化することが重要です。

なお、『TS-BASE 受発注』を導入することで、FAX注文用紙の事務処理や顧客への連絡などを受発注システム内で完結できるようになった事例があります。詳細はこちらをご覧ください。

また、受発注業務のミスが発生する原因や対策の詳細は、こちらの記事で解説しています。

受発注業務の自動化で悩みを解決

アナログな受発注業務の悩みを解決するには、業務フローの見直しとともに、受発注システムを導入して業務の自動化を図ることが有効です。

受発注システムとは、Web上で受発注に関わる業務を一元管理できるシステムのことです。受発注システムを導入することで、電話・FAX・メールでの対応が不要となり、Web上で受発注処理を完結できるようになります。

注文内容をシステムに転記したり、紙帳票や記録表をやり取りしたりすることがなくなるため、業務の効率化・人為的ミスの削減にもつながります。

また、受発注に関わるデータが一元管理されるため、社内でのリアルタイムな情報共有にも役立ちます。

なお、受発注システムの機能とメリットは、こちらの記事をご確認ください。

TS-BASE 受発注の導入によって、アナログな受発注業務を自動化した事例については、こちらでご紹介しています。

受発注業務を自動化するメリット

受発注システムを導入して受発注業務を自動化することで、以下の4つのメリットが期待できます。

1.生産性の向上

受発注業務を自動化することで、生産性の向上が期待できます。

Web上での受発注により、電話・FAX・メールでの対応がなくなるため、業務にかかる時間と工数を削減することが可能です。これまで顧客対応のために配置していた人員を削減して、コア業務に充てられるようになります。

このように、効率的な受発注業務と人員配置の最適化が実現することで、生産性の向上につながります。

2.誤発注・誤納品の防止

受発注業務の自動化には、誤発注・誤納品を防ぐメリットもあります。

受発注システムを導入すると、受発注データが自動で蓄積されるため、電話・FAX・メール対応や紙帳票のシステムへの手入力が不要になります。これにより、人為的ミスを防止することが可能です。

アナログな受発注業務で起こりやすかった人為的ミスによる誤発注・誤納品を防ぐことで、クレーム対応の削減、顧客の信頼性向上にもつながります。

3.リードタイムの短縮

リードタイムを短縮できることも、受発注業務を自動化するメリットの一つです。

受発注業務を自動化すると、効率的な業務と円滑なデータ共有が可能になります。これまで人手で行っていた見積書の提示や受発注処理、出荷依頼などの業務工数が削減されるため、納品までのスピードを速めることが可能です。

また、受発注システム上でデータ共有ができることで、関連部門との連携がスムーズになり、納期回答や顧客からの問合せにスピード感をもって対応できるようになります。

配送までのリードタイムを短縮するメリットについては、こちらでも詳しく解説しています。

配送リードタイムを短縮するには？ 具体的な方法やメリットを解説

4.属人化の解消

受発注業務を自動化するメリットには、属人化の解消も挙げられます。

アナログな受発注業務では、担当者によって処理の手順や記録方法が異なることがあります。また、取引先によって異なる条件・価格を一部の担当者しか把握していないケースもあります。

受発注業務を自動化すれば、業務を標準化して対応方法や手順を統一することが可能です。属人化を解消することで、人材教育の効率化や業務のスムーズな引き継ぎ、担当者不在の際の柔軟なフォロー体制を実現できます。

受発注業務の自動化で業務効率アップ！

受発注業務を自動化して業務効率アップを実現するには、『TS-BASE 受発注』の活用がおすすめです。

受発注業務を電話・FAX・メールで対応する場合、作業時間・工数がかかるほか、人的ミスや業務の属人化などの問題が発生します。業務効率アップを実現するためには、受発注システムを導入して、受発注業務の自動化を図ることが有効です。

TS-BASE 受発注は、BtoB向けのクラウド型受発注システムであり、受発注業務を一元管理することが可能です。電話・FAX・メールによる受発注業務を自動化できるほか、システム上にデータの蓄積が可能となり、ペーパーレス化の実現にも貢献します。

アナログな受発注業務に課題を抱えている方は、TS-BASE 受発注を活用して、業務改善を図ってはいかがでしょうか。

TS-BASE 受発注の機能や特徴については、こちらから詳しくご確認いただけます。

▼「TS-BASE 受発注」ご紹介資料