「受発注の業務に手間がかかっている」「手作業で行う業務でミスが多発している」など、受発注業務に課題を抱える企業も多いのではないでしょうか。

とくに、電話やFAX、メールで受発注を行っている企業においてはデータの入力に手間がかかるだけでなく、人的ミスも発生しやすくなります。受発注で発生しやすいミスを未然に防ぎ、効率的に業務を行うためには受発注システムを活用するのも一つの手段です。

今回は、受発注システムの主な機能や活用によって期待できるメリット、受発注システムの選定で意識したいポイントなどをご紹介します。

受発注システムの主な機能

受発注システムには、手間がかかりやすい業務や人手によるミスを未然に防げる機能が備わっていることが一般的です。

1．製品発注

受発注システムでは、パソコンやスマートフォン画面から製品の発注が可能です。

製品情報や発注数、納品日などの管理情報もすべてシステム内で入力します。

2．発注情報・出荷状況の確認

発注情報や出荷状況をリアルタイムに確認できます。

現在の在庫状況をすぐに確認できるため、適正な受発注が可能です。

3．注文の訂正

注文内容をシステム上で訂正できます。

誤受注を防げるほか、取引先に電話やFAXで訂正の連絡を入れる手間を省けます。

4．データの出力・分析

受注内容や出荷状況といったデータの出力・分析が可能です。

受発注のデータ分析により、今後の仕入れやコストについて検討できます。

5．在庫数の確認

倉庫の在庫が欠品した場合に自動的に注文受付を停止することも可能です。

受発注システムを利用するメリットとデメリット

受発注システムの導入を検討するうえでは、システムに備わるさまざまな機能によって企業側が受けられるメリットを知ることも重要です。ここでは、システムの導入により期待できるメリットと想定されるデメリットを紹介します。

受発注システムを導入するメリット

受発注システムを導入する大きなメリットは業務プロセスを削減し、業務負担を減らせることです。

受発注のプロセスを効率化できる

システムの導入によって得られるメリットは、受発注業務にかかる工数を削減できることです。電話やFAX、メールでは在庫確認やデータの転送といったやりとりに時間や手間を要します。

システムを活用することにより、相手方との確認・承認のやりとりがシステム上で簡単に完結します。受発注をスムーズに進められるほか、リードタイムを短縮し、受発注全体のプロセスを効率化できます。

発注漏れやミスを防止できる

受発注データの可視化により、発注漏れやミスを未然に防げるといったメリットもあります。

発注状況や在庫状況が自動で反映されるため、誤発注や確認漏れを防止でき、納品トラブルの回避にも役立ちます。

手作業による手間を削減できる

製品や個数、取引先の情報などをシステム上で一元管理できるのも受発注システムの大きなメリットです。

システム活用によって手作業による入力間違いや2重入力、処理忘れなどを削減できます。

受発注システムを導入するデメリット

受発注システムの導入には、システム導入費の発生や取引先との関係など、想定されるデメリットが存在することも理解しておかなければなりません。システムを導入する前に、3つのポイントを押さえておきましょう。

システム導入にコストがかかる

受発注システムを導入する際は初期費用が必要です。

また、自社に適したシステム開発を行う場合は高額な費用になる可能性があります。自社の課題に応じて、必要な機能やプランを選択できるシステムを選ぶようにしましょう。

取引先に同意を得る必要がある

システム導入により受発注の方法が変わるため、事前に取引先の企業に同意を得ておく必要があります。

双方にとってメリットがある点を伝えたうえで、お互いの業務フローを調整するなどの配慮も必要です。

システムに慣れるまで時間がかかる

システムによっては、操作に慣れるまでに時間がかかるケースもあります。業務フローが変わるため、社内での教育やマニュアル作成も必要です。

ただし、なかには導入前後のサポートやデモ環境で操作を体験できるシステムもあります。システムの導入前に使い勝手や自社に合ったシステムなのかを確認したい場合は、トライアル機能のあるシステムを選び、導入の判断に役立てましょう。

受発注システムの選定ポイント

受発注システムと一口にいっても、その種類はさまざまです。システム選定のポイントも押さえつつ、自社の課題や予算に合ったシステムを選定しましょう。

受発注システム導入による費用対効果

受発注システムの導入で初期費用や運用コストをネックに感じている場合は、現在の業務状況の見直しを行ったうえで導入による費用対効果を考えてみましょう。

システムの導入によって業務改善が実現すれば、従来の管理体制を省人化したり、別の業務に割ける工数を増やせたりといった効果も期待できます。

システムの操作性

毎日使用することを考えると、より操作しやすいシステムを選んだほうがよいのはいうまでもありません。

とくに、画面やメニューの表示方法、ツールの使い方がシンプルなものが望ましいです。スマートフォンやタブレットから手軽に作業できるシステムであれば、別の事業所や自宅からのテレワークなどにも対応しやすくなります。

既存システムとの連携

受発注システムには、会計ツールや顧客管理システムなど社内で稼働中の既存システムと連携できるタイプもあります。システム間でデータ連携ができることによって、受発注以外の業務効率化も期待できます。

システムの連携方式には、APIやCSVによるデータ取り込みなどさまざまな方法があるため、既存システムがどの方式で連携できるかを事前に確認してみましょう。

なお、システムの提供元によっては、個別のカスタマイズに対応している場合もあります。発注システムの導入時は、自社の業務プロセスに合わせたカスタマイズの可否を相談してみるのも方法の一つです。

受発注・管理システムを新たに導入する場合には、注文・WMS・管理を一括提供できるシステムもおすすめです。

受発注データの分析

分析機能を備えたシステムでは、蓄積された受発注データの分析が可能です。

仕入れ数や原価、在庫評価額などを分析し、コスト改善につなげられるほか、企業における生産性の向上やコスト見直しにも活用できます。

受発注システムは『TS-BASE』がおすすめ

『TS-BASE』は、受発注から物流・配送までを一元管理できる受発注管理システムです。注文・WMS・管理の一括管理にも対応しており、システム上で承認・確認などのプロセスを完了できます。

電話やFAXを使う場合に比べ、手間や労力、人的ミスの削減が期待できるのもポイントです。発注状況や在庫状況を把握しやすくなるため、在庫ロスや欠品も防止できます。

住宅設備メーカーの営業企画部⾨でTS-BASEを導入したところ、受発注にかかる業務負担が大幅に軽減されました。注文方法を含むサービスの一本化、問合せ対応の効率化などにより、年間1,000万円、10％強のコスト削減を実現しています。

参考記事：▶TS-BASEの導入事例

まとめ

受発注にかかわる業務を手作業で行う場合、データの入力や管理に手間や労力がかかるだけでなく、人的ミスが発生しやすくなるのが課題です。

受発注システムを活用すれば、製品名や個数を入力するといった作業が不要になり、人的ミスを未然に防ぎながら受発注業務を効率化できます。さらに、相手方との確認・承認作業をスムーズに行えるため、プロセスの短縮化も可能です。

「受発注にかかわる業務を一括管理したい」「発生しがちな人的ミスを減らしたい」という担当者さまは、ぜひTS-BASEの導入を検討してみてはいかがでしょうか。