在庫管理は、企業の売り上げ向上やコスト最適化のために重要な業務の一つです。モノの管理だけでなく、入出庫記録や受発注データなどの情報も管理しなければならないため、その業務は多岐にわたります。

しかし、「紙やExcelでの管理に手間がかかる」「処理漏れが起こりやすい」など、手作業で行う在庫管理業務に課題や悩みを抱える企業は少なくありません。

そこで、この記事では在庫管理で発生しやすい4つの課題を踏まえて、在庫管理の業務内容や業務を効率化するための方法を解説します。

在庫管理とは

在庫管理とは、製品や資材など必要なモノを適正な量に保ち、入荷から出荷までの在庫情報を管理することです。業務内容には受発注や入出庫の記録、棚卸などの作業が含まれます。

▼在庫の種類

1．モノを仕入れて販売するための在庫

卸売業や小売業、製造業（原材料を仕入れて加工→販売する）など

2．モノを仕入れて自社で使用するための在庫

建設業における資材や事務用品、デジタル機器など

在庫管理では“仕入れ過ぎず、欠品させない”、適正な在庫数を維持することが重要です。
そして、適正な在庫数の維持・把握には「受注残」の管理も欠かせません。

受注残についてはこちらの資料で詳しくご覧いただけます。

▼ミス削減！適切な受注残管理のために押さえておくべきポイントとは

在庫管理によくある4つの課題

製造業や小売業などをはじめ、自社倉庫の在庫管理方法に頭を悩ます企業も多いのではないでしょうか。ここでは、電話やFAX、紙などを使って在庫管理を行っている企業に発生しやすい課題を4つピックアップしました。

1．電話やFAXでの受発注に手間がかかる

電話やFAX、メールで受発注を行っている場合、各企業・案件ごとに電話をかけたり、メールを作成したりといった手作業が発生するため、手間がかかってしまいます。

また、電話で話す内容も自動的に記録されるわけではありません。注文いただいた内容を帳簿に転記する際、入力ミスが発生するといった課題も挙げられます。

FAXであれば記録は残りますが、複数担当者で複数案件を管理する際に、情報管理が煩雑化して必要なデータをすぐに取り出せないという問題が発生することもあります。

2．棚卸に差異が発生する

在庫状況を正確に把握するためには棚卸業務が欠かせません。しかし、紙伝票やExcelで在庫数を管理する場合、差異が発生しやすいという課題があります。

正確な在庫数を把握できなければ、適切な在庫管理が行えません。その結果、在庫の過不足が発生しやすくなり、在庫ロスや在庫切れを招くおそれがあります。

3．帳簿入力や伝票処理に労力がかかる

紙やExcelで在庫数を管理する場合、在庫数の入力を手作業で行わなければなりません。その作業には担当者の業務負担が重くなりやすいという課題があります。また、入力ミスが発生しやすいという悩みも無視できません。

入力ミスに関してはダブルチェックを行うという対策もありますが、その分追加で人員や工数が必要になることを考慮しなくてはなりません。業務効率の低下をはじめ、人的ミスの発生や人件費の増加といった問題にもつながります。

4．担当者によって在庫管理の手順が異なる

モノの動きが多い会社では、同じ作業でも担当者によって手順が異なるケースがあります。ルールが統一されていない場合、管理ミスにつながるほか、従業員間での連携がうまくいかずに非効率な作業になってしまいます。

ほかにも、「Aの案件は○○さんしか対応できない」といった属人化した案件では、担当者が不在時の業務が滞る可能性も考えられます。

在庫管理の課題解決と業務効率化

在庫管理で発生しやすい4つの課題を解決へ導き、さらに業務効率化へつなげるためには3つの手法を用います。

1．在庫情報の一元管理

「電話やFAXでの受発注に手間がかかる」「棚卸で差異が発生しやすい」といった課題の解決には、バーコードや2次元コードの導入、在庫管理システムを活用した在庫情報の一元管理が有効です。

受発注や入出庫記録など、在庫データを一箇所にまとめて管理することにより、在庫数を正確に把握、無駄な仕入れや欠品を防止できます。また、システム上で受発注情報を管理できるため、電話やFAXでの対応が不要です。手作業で入力・処理していた手間を削減できるため、業務効率化にも貢献します。

さらに、在庫の個数や保管場所などもシステム上で把握できます。品目ごとのロケーション管理が可能になり、どこに製品があるのかを把握できるため、スピーディな出荷対応につながります。

2．リアルタイムな管理体制の構築

「帳簿入力や伝票処理に手間がかかる」という課題の解決には、ハンディターミナルやリアルタイムに在庫情報を共有できる在庫管理システムを活用してみてはいかがでしょうか。

在庫数をリアルタイムで確認することで、余剰のない受発注が可能になります。受注から出荷までの状況も可視化され、適切なコスト管理も実現できます。

また、ハンディターミナルを利用した在庫管理を行うことで、紙やExcelなどに転記する手間・労力を削減、人的ミスを未然に防ぐことが期待できます。在庫管理システムについて詳しく知りたい方は、こちらの記事もご参照ください。

▶在庫管理システムにはメリットたくさん！デメリットや導入時のポイントも知ったうえで検討しよう

3．在庫管理ルールの統一

「在庫管理の手順が担当者によって異なる」という課題の解消には、マニュアルの作成と共有によって社内の在庫管理方法や手順を統一させることが重要です。

手順やルールを体系化することで従業員間の連携がスムーズになり、情報共有の漏れも防げます。

また、属人化していた対応に関しても運用体制の統一によって改善が見込めます。引継ぎや情報共有といった作業が不要になるため、業務効率化やタイムロスの削減にもつながります。

在庫管理にはシステム活用がおすすめ

「適正な在庫数を保ちたい」「人的ミスを減らしたい」という企業の担当者さまは、在庫管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

システムの導入により、在庫管理で発生するさまざまなデータを一元管理できます。受発注データや出荷状況などをリアルタイムで確認できるため、常に適正な在庫数を保つことが可能です。

また、在庫管理のシステム化によって入力ミスや処理漏れなどの人的ミスを未然に防ぎ、在庫ロスや在庫切れといったトラブルの回避につなげられます。そのほか、社内での在庫管理体制の標準化や属人化の解消、人的コストの削減や業務効率化を目指す企業の方にもおすすめです。

在庫管理システムの詳細については、こちらもご覧ください。

参考記事：▶在庫管理システムにはメリットたくさん！デメリットや導入時のポイントも知ったうえで検討しよう

参考記事：▶今すぐ見直したい在庫管理コストとは？生産性向上を目指すコスト削減方法

システム導入で在庫管理の課題を一気に解決

今回は在庫管理における4つの課題、課題解決方法、そして業務効率化を行うための在庫管理システムについて解説しました。

電話やFAXによる受発注、紙やExcelでの情報管理によって在庫管理を行う場合、業務が煩雑化しやすく、入力ミスや処理漏れが発生しやすいことが課題です。従業員の頭を悩ませるこれらの課題を解決するには、在庫管理システムの導入をおすすめします。

『TS-BASE 受発注』は、受発注管理にかかわるさまざまな業務を一元管理できるプラットフォームです。在庫管理業務の効率化やコスト削減に貢献します。業務効率化に課題を抱えている企業や在庫管理の人的ミスを減らしたい企業の担当者さまは、在庫管理システムの活用を検討してみてはいかがでしょうか。

▼「TS-BASE 受発注」の詳細資料はこちら