在庫管理において、「在庫数が合わない」「アナログな管理で業務が煩雑化している」といった課題を抱えている企業も多いのではないでしょうか。

たとえば、紙やExcelで在庫数を管理している場合、情報の共有漏れや処理漏れが発生し、在庫数に差異が発生することがあります。

そういった課題を未然に防ぎながら現場の業務効率化を図るためには、常に新しい情報で在庫を管理するシステムが欠かせません。今回は在庫数の差異をなくし、業務の効率化の役立つ在庫管理システムのメリット・デメリットと導入時に押さえておきたいポイントについて解説します。

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在庫管理システムとは

在庫管理システムとは、在庫の過不足をなくし、適正な受発注を行うために在庫情報を適切に把握・管理するためのシステムです。

▼主な機能

• 入出庫管理
• ロケーション管理
• 検品作業の一部自動化
• 返品管理
• 棚卸

一般的な在庫管理システムには、在庫数や保管場所といった基本的な情報の管理に加え、検品や棚卸を効率化できる機能も備わっています。ハンディターミナルを用いてバーコードや製品コードをスキャンすれば、製品情報がシステム内に自動反映される仕組みです。

在庫管理システムを活用するメリット・デメリット

在庫管理システムの活用には、在庫数や保管場所を管理できること以外にどのようなメリットがあるのでしょうか。

また、導入後の効果を高めるためには、メリットだけでなくデメリットについても把握しておくことが大切です。

システムの導入が自社にとって効果的であるかを見極めるための判断材料として参考にしてみてください。

システム導入時のメリット

在庫管理の業務をアナログで行っている企業にとって、一番のメリットは人的ミスが防げることです。機械的に処理を行い、簡単なミスを防ぎ、業務の効率化につなげます。

人的ミスを防止

紙やExcelなどを使って行うアナログな在庫管理には、入力作業に時間と労力がかかることや人的ミスが発生しやすいという課題があります。

在庫管理システムを活用すれば、在庫データがシステム内に登録されるため、手作業での入力が不要です。これまでにかかっていた手間や時間を削減できるだけではなく、人的ミスを防止して作業精度が向上することも期待できます。

在庫コストを最適化

在庫数とデータに差異がある場合、在庫ロスや欠品が発生しやすくなります。余った在庫の処分コストがかかるほか、仕入れから保管までのプロセスにも無駄が生まれます。

在庫管理システムを活用することによって、在庫数や出荷状況などをリアルタイムで可視化できるようになるため、在庫状況に応じた適切な仕入れが可能です。余剰発注や欠品を防ぎ、機会損失を防ぐ効果が期待できます。

さらに、在庫数を適正に維持することにより、在庫の保管場所にかかる費用や人件費を最適化できる点もメリットです。

在庫の管理にかかるコストを削減する方法は、こちらの記事でも解説しています。

業務を効率化

在庫管理業務には、受発注や入出庫、棚卸などのさまざまな業務が発生します。そういった業務を在庫管理システムで⼀元管理することで、業務の効率化が可能です。

また、システム内で情報を共有できるため、各担当者への引継ぎもスムーズに行えます。日によって人員配置が変動する現場においても業務フローを統一できます。

システム導入時のデメリット

在庫管理システムの導入によって人的ミスを防ぎ、在庫コストを最適化、そして業務を効率化できることが分かりました。しかし、メリットと同時にデメリットも押さえておく必要があります。

導入時にコストが発生する

新たに在庫管理システムを導入する際、初期コストが発生することが一般的です。社内のインフラが整っていない場合には、サーバーの構築や機器の準備にもコストが発生します。

ただし、システムの活用によって日々の煩雑な業務を効率化し、人件費や在庫コストを削減できる可能性もあります。自社にとって十分な費用対効果が得られるかを検討し、業務設計段階から運用支援を行ってくれるシステム会社を選ぶのがおすすめです。

システムを使いこなすまでに時間がかかる

在庫管理システムを導入したからといって、従業員がすぐに使いこなせるとは限りません。業務ごとに操作方法や管理についてのルールを統一し、体系化しておくことが重要です。

システムを使いこなせるかどうかが不安な場合は、デモ環境が用意されているシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。事前に操作性を確認できるため、マニュアル作成や社内教育にも役立ちます。

また、導入サポートが充実している在庫管理システムもおすすめです。導入後に問題が発生した場合でも解決に向けた詳細なサポートを受けられるため、システム運用のための人材を確保できない場合も安心です。

在庫管理システムを導入する際のポイント

在庫管理システムを効果的に活用するためには、社内で使用しているシステムとの連携や導入体制の整備という2つのポイントを押さえることが大切です。

社内の既存システムと連携する

在庫管理システム導入時には、既存システムとの連携可否についても確認します。

企業によっては、「販売管理システムと連携したい」「自社で使用するシステムに合わせて機能をカスタマイズしたい」といった希望も考えられます。既存システムのデータと連携できるか、機能のカスタマイズ性などを事前に確認しておきましょう。

社内で導入体制を整える

在庫管理システムの導入・運用には、社内の導入体制を整えることも欠かせません。

▼導入前に整備・実施しておきたい業務

• 初期設定
• 現場での活用方法
• マニュアルやルールの作成

システムの導入によって現場が混乱しないよう、事前にシステム運用の担当者を決め、システムの立ち上げや利用までの準備体制を社内で整えておきましょう。

自社で対応できない場合は、導入支援や運用代行に対応しているシステムを選ぶのも一つの方法です。

在庫管理を一括サポートできる『TS-BASE 受発注』

『TS-BASE 受発注』は、受発注管理にかかわるさまざまな業務を一元管理できるクラウド型のプラットフォームです。アナログな管理で煩雑化しやすい受発注状況を見える化し、リアルタイムな在庫管理を実現します。

従来の紙やExcelを使用した受発注で発生する手間や負担を削減できるだけではなく、人的ミスの防止や業務の効率化も期待できます。

さらに、システム導入後の運用サポートやセキュリティ対策に対応している点もTS-BASE 受発注の強みです。業務設計から支援を行っており、API自動データ連携や機能のカスタマイズにも対応。企業に応じた柔軟性の高い運用が可能です。

全国に100拠点もの営業所を持つ住宅設備メーカーさまでは、TS-BASE 受発注の導入により、年間1,000万円のコスト削減に成功しています。サービスの⼀本化や⽋品率の低下により、販売機会の向上を実現しています。

参考記事：▶TS-BASE 受発注の導入事例

在庫管理システムにより業務最適化とミス削減を実現

在庫管理業務は、企業の利益に影響する重要な業務の一つです。一方で人的ミスの発生しやすい業務ともいえます。

そういった課題には在庫管理システムを導入することで、適正在庫数を維持し、業務効率化やコストの削減につなげられます。

「初めてのシステム導入でどれを選べばよいか分からない」「導入後に使いこなせるかが不安」という企業の担当者さまは、運用サポートや柔軟なカスタマイズ機能がそろう在庫管理システム『TS-BASE 受発注』の導入を検討してみてはいかがでしょうか。