TS-BASE 受発注の導入で3割の業務効率化を実現

株式会社イワサワのガス事業部では、2020年からの社会状況の変化をきっかけに、「どんな状況下でも受発注対応を可能とする新たな仕組みの構築」が急務だと感じておりました。

ガス事業部は2つの課があって、取り扱う商品や取引先が異なります。なので、各課の需要の全てを満たした上で、煩雑化している受発注業務の効率化も同時に実現できれば…と思っていました。

それらを考慮した仕組みを早期に確立し、お客さまへの安全と安心を継続的に提供することが大きな課題となっていましたので、その対策として新たなシステムの導入を検討しておりました。

―課題1 各課のニーズへの対応
ガス事業部の営業課と在宅医療課では、お客さまの特色が異なります。

・営業課：主に医療機関や企業へ医療用ガスなどを提供
・在宅医療課：主に個人の患者さま向けに医療機関からの委託を請け医療用ガスなどを提供

なので、企業向けにも一般顧客向けにも対応できる。そして、注文管理と受注管理に特化しているシステムを探すことが条件としてありました。

―課題2 受発注業務の効率化
受発注業務が煩雑化していたので、作業効率が上がるシステムを導入して、同時にリスクの軽減も図りたいと思っておりました。

在宅医療課の個人のお客さまからは、１日に100件前後のお問い合わせがあり、その半数以上が発注関連のお電話です。

受注内容は手書きで記入をして確認を行い、配送確定後にFAXで出荷手配をする作業を繰り返していて、この受発注業務を事務員２名で対応しておりました。

また、営業課が医療機関などからの注文を受ける際は、配送拠点の管理者との連携が多く発生するので、1件の注文に多くの時間と手間がかかり、着納期の返答をお待ちいただく場合もありました。

これらの業務を少しでも軽減し、ミスが生じにくい状況を作りたいと考えていました。

そして、社会情勢の変化や災害などが多く発生する中で、今までのアナログ作業が多い業務フローでは、安定的な受発注対応は難しいと感じておりました。お客さまへ安心を提供するためにも、環境に左右されない新たな受発注業務フローの構築を目指してシステムの選定を進めるのも課題となっていました。

TS-BASE 受発注を導入した理由は、「利便性と課題解決に直結する提案をしてくれたこと」が大きかったです。

受発注管理システムはパッケージでの販売が多く、オリジナル機能の追加を希望しても、後ろ向きの回答が多かったです。そんな中、TS-BASE 受発注はイメージの実現に向けて熱心に耳を傾けてくださり、複数のカスタマイズを提案してくれました。

カスタマイズを加味しても、他社よりコスト面でも優位だったため、最終的に導入を決定いたしました。

TS-BASE 受発注の導入で特に利便性を感じたのが、「配送」に関わる部分です。課題解決へ直結する大きな変容で、これらはTS-BASEの開発と対応力があってこそ実現できたと思っております。

以前の業務フローでは、受発注の確定までに、アナログ作業によるリスクが多く潜んでいました。TS-BASE 受発注導入後は、発注が入った時点でシステム上にデータが蓄積され、そのデータを元に管理を進めるようになったので、転記漏れなどのリスクもなくなり一元管理もできてとても利便性が上がりました。そして、このデータはクラウド上で管理されているため、オフィス以外でも確認が可能です。

そして、配送手配時に役立っているのが、管理システムの入力画面です。
これは、私どもの要望を元にカスタマイズしていただいた部分で、後の作業の効率化にも大きな役割を果たしております。

処理状況でステータスが変わるので、ひとつひとつの注文状況が目視で簡単に確認ができます。

これによって、手配漏れや注文数の誤入力などのリカバリーもしやすくなりました。そして、これらのデータを活用した、「配送依頼作業」が、導入後に一番メリットを実感した部分になります。

以前は、配送依頼時の、「配送予定表の作成」に時間と手間が多くかかっていました。
この部分の効率化をご相談して追加していただいた機能が、「イワサワ仕様のVBAツール」です。

※VBAツールとは…Microsoft officeのプログラム言語を使用して開発された、WordやExcelでの処理を自動化する仕組み。

システム上で指定したデータを出力後、VBAツールを使用してエクセルへインポートするだけで、配送予定表の作成が完了します。今までは一つ一つの確定注文内容を手書きで記入して予定表を作っていたので、多くの時間と労力がかかっていました。しかし、このツールの導入で作業時間が3割削減されたと実感しています。

その他にも、イワサワに必要な機能を考案してくださったので、ヒューマンエラーの可能性が高い手作業の多くがシステム上で完結されるようになりました。作業効率的にも精神的にもとても良い効果が出ていると思っています。

TS-BASE 受発注は、２つの課で活用できるシステムだったのも魅力でした。

発注者が使用する「注文サイト」は、タブレットやスマートフォンへも対応しているので、さまざまな環境からアクセスができて便利です。そして、実際に操作したイワサワの営業担当者や、2つの課それぞれのお客さまからも、「簡単だね」という嬉しい評価をもらっています。

また、受発注業務を担当している私どもも、クラウドで利用できるTS-BASE受発注を導入したことで、遠隔からできる業務の幅が格段に広がりました。有事の際も受発注業務をストップしないフロー構築へ、大きな前進となりました。今後も確立に向けて推進していけたらと思っております。

受発注管理システムの導入は、お客さま側のメリットも大きいです。お客さまもシステムを通して発注することで、時間に左右されず注文ができます。

また、万が一誤発注した場合でも、履歴が残るので即座にフォローが可能です。イワサワ側もお客さまも伝達リスクの軽減にもなるので、TS-BASE受発注の導入は双方にとってメリットになっていると思います。

今後は、より多くの方へこの受発注システムをご利用いただくことが課題です。将来的には、受注体制の多様性や柔軟性という観点で広く展開し、顧客満足度の向上へつなげていけたらと思っております。

アナログでの受注管理で起こりやすいヒューマンエラー。
その結果、起こりうるトラブルを防止するためには、受発注システムの活用がおすすめです。

TS-BASE 受発注では、受注データをシステム内で一括管理し、受注残や入庫・出荷などの進捗状況をリアルタイムで把握できます。

手作業で行っていた業務や、社内でしか行えなかった注文処理業務をシステム化することで、
人的ミスを削減しながら生産性の向上や業務効率化を図れます。

TS-BASE 受発注では、目的に沿って選択いただける3つの料金プラン（月額10万円～）をご用意しています。
オプション機能の追加や、機能のカスタマイズへも対応可能です。
手厚いサポート態勢で、システム構築へ苦手意識のあるご担当者様も安心！
各社様独自の運用に合わせた柔軟なシステムのご提供をいたします。

受発注業務の自動化、業務の効率化や生産性の向上を目指す企業の担当者さまは、ぜひTS-BASE受発注の活用をご検討ください。

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