受発注業務のミスが起こる原因とその対策
受発注業務では、見積書の作成や発注処理をはじめ、さまざまな作業が発生します。電話やFAX、手書きのメモなどを使って業務を行うなかで人的ミスが発生しやすいことに頭を悩ませる企業も多いのではないでしょうか。
業務上で発生するミスを減らすためには、どの工程でミスが発生しているのかを把握し、そのうえで解決策を取り入れることが大切です。そこで本記事では、受発注業務でどのようにしてミスが起きるのか、その原因と対策について解説します。
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目次[非表示]
受発注業務のミスが発生する主な原因
受発注業務を電話やFAX、メール、Excelなどを使って行う場合、主に手作業で業務を進めることになるため、人的ミスが発生するリスクが高くなります。
情報の聞き間違いや読み間違い
受発注業務では、複数の作業によって業務が煩雑化しやすく、受注内容の記録漏れや読み間違いといったミスが起きてしまうことがあります。
▼ミスが発生する原因
- 電話対応での聞き間違い
- 受発注内容の記録漏れ
- 文書の読み間違い
- データの入力ミス
たとえば、電話で聞き間違いをしてしまったまま、基幹システムやExcelへデータを入力すると間違った情報が記録されます。
これらのミスは案件数が増えることによる作業の煩雑化、従業員の集中力の低下などが影響しやすいです。
受発注データを管理できていない
受発注データを社内で適切に管理できていない場合、情報共有や引き継ぎなどの場面でミスが発生しやすくなります。
▼ミスが発生する原因
- 電話対応時に手書きしたメモの紛失
- FAXに使用した紙の紛失
- メール内容の転記忘れ
たとえば、受発注に関する情報を電話でやりとりする場合、会話中に手書きしたメモを保管する必要があります。
また、メールの場合でもやりとりの内容がメーラー上に残りますが、データとしてきちんと記録するには、基幹システムやExcelへのデータ転記が必要です。データ転記の際には、メールの見逃しによる処理漏れが発生しやすい点に気をつけなければなりません。
Excelを利用した受注業務の注意点について、詳しくはこちらもご覧ください。
対応が属人化し情報共有ができていない
担当者によって受発注業務のフローが異なる場合、対応が属人化してしまい情報共有ミスが発生しやすくなります。また、情報共有ミスだけでなく、担当者の不在時に業務が滞ってしまうという問題にもつながります。
▼ミスが発生する原因
- メモ書きや口頭による情報伝達ミス
- 基幹システムへの入力ミス、確認漏れ
メモ書きや口頭で情報を伝達する際、「内容を間違えて認識していた」「聞いた内容を失念してしまった」といったトラブルにつながります。社内全体で依頼内容を把握することが難しくなるため、ミスを発見しづらい点も問題です。
さらに、顧客によって個別の対応が必要になる場合は社内で情報の引き継ぎがうまくいかず、納品トラブルが発生する可能性もあります。
受発注業務のミスをなくすための3つの対策
顧客によって商品や料金が異なる、または担当者の人員配置が変動するといった現場において従業員がミスをなくすためには、“情報共有の円滑化”と“人的ミスの削減”が重要なポイントです。
ここでは、受発注業務のミスをなくすための3つの対策をご紹介します。
受発注業務を改善するための手法について知りたい方は、こちらもあわせてご覧ください。
1．受発注業務フローを可視化する
受発注に関わる一連の業務プロセスを可視化し、進捗状況を適切に管理することで、属人化による情報共有の漏れや入力ミスを防ぐことができます。
受発注業務の業務フローを洗い出したうえで、各プロセスにおける役割分担を明確にすること、社内でチェック体制を整えることも重要なポイントです。「いつ、誰が、どのような対応をしているか」を可視化することで、社内の情報共有がスムーズになり、属人化の解消につながります。
また、データ入力や見積書の作成など、定型化されているオペレーションについてはマニュアル化するのも一つの方法です。状況によって対応が変わる非定型な業務、あるいはミスの発生しやすいオペレーションについては、マニュアルと注意事項をまとめておくのがベターといえます。
2．受発注データをリアルタイムで共有する
情報の転記漏れ、口頭での引き継ぎ漏れなどを防ぐためには社内でのリアルタイムなデータ共有が欠かせません。
紙で情報を管理する場合、読み間違いや紙の紛失が発生しやすくなるため、やりとりで得た数値や納品日などの情報をシステム上で管理できるようにデータ化して共有できる体制を整えることが重要です。
ただし、Excelに手入力でデータを転記している場合、転記ミスが起こることもあります。また、リアルタイムなデータ更新を行うことが難しいため、更新前のデータで発注してしまうミスが発生する可能性もあります。
こうしたミスをなくすには、受発注データを自動で反映・処理できるシステムの活用が有効です。紙の紛失を防げるほか、情報検索や各担当者との連携がスムーズになることで、業務効率の改善にもつながります。
3．システム導入を視野に入れる
受発注業務を効率化できるシステムの活用も有効です。電話やFAX、手書きのメモで行っていたやりとりをデジタル化することで業務の正確性を高められます。
承認や押印などのやりとりもWeb上で完結するため、納品完了までのリードタイムを短縮できる効果もあります。
また、請求書や見積書などを紙ベースで保存・管理する必要がなくなることにより、書類紛失によるミスも防止できます。企業の生産性や顧客満足度の向上にもつながります。
アナログ業務や手入力の効率化に関しては、こちらの記事でも解説しています。
受発注業務のミスを防止するには『TS-BASE 受発注』がおすすめ
『TS-BASE 受発注』は、受発注に関わるさまざまな業務を一元管理できるプラットフォームです。在庫がシステム上にリアルタイムで反映されるため、転記ミスを防止できます。
また、表示商品・金額・注文の上限数をグループごとに設定できる機能もあります。料金や商品違いでフォーマットを管理する必要がなく、システム一つで切り分けが可能です。顧客によって商品や料金が異なり、対応が煩雑化している現場にも役立てられます。
さらに、現場の業務フローを可視化し、各担当者との連携や引き継ぎもスムーズに行うことができます。たとえば、注文サイトで発生した注文に対して、他ユーザーによる承認機能や注文完了・出荷完了・注文キャンセルなどの自動送信メールも完備しているため、対応・報告漏れを防げるのも特徴です。
入力ミスや引き継ぎ漏れをシステム活用で解決
電話やFAX、Excelなどを使って行う受注発注業務では、データの手入力や社内での引き継ぎ漏れなどのミスが発生することがあります。
業務上で起こるミスをなくすためには、業務フローの可視化によって進捗状況を正確に管理・共有することが大切です。システムを活用することで、手入力で起こりやすい転記ミスを防ぐとともに、業務効率や正確性の向上も期待できます。
「受発注業務でミスが起こりやすくて困っている」「煩雑化するデータ管理をどうにかしたい」とお悩みの場合には、TS-BASE 受発注の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
