手作業による煩雑な入力業務を効率化する方法
デジタル技術の発展により、さまざまな企業でペーパーレス化が進んでいます。
しかし、従来の商慣習や社内慣行によって業務で発生するデータをいまだに手書き・手入力している現場もあるのではないでしょうか。
紙媒体のデータを社内システムに反映させる入力業務には手間がかかるほか、入力漏れや誤入力が発生しやすいリスクがあります。この記事では、煩雑になりやすい入力業務の内容を踏まえて、効率化するための方法について解説します。
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煩雑化しやすい入力業務
注文情報の登録をはじめ、煩雑化しやすい入力業務として以下の3つが挙げられます。
1．注文情報の登録
受発注業務や販売などを行う部署では、顧客・店舗から商品の注文を受け付けます。電話・FAXなどで注文を受けている場合には、注文情報を社内システムへ入力・登録する業務が発生します。
これらの入力業務は受注内容を基に発注や生産指示、出荷指示へとつなげるために欠かせません。しかし、取り扱う商品や顧客によって注文内容が変わるため、入力業務が煩雑化しやすくなります。
2．伝票の処理
取引で交わされる注文書・発注書・入出庫伝票などは、社内で処理したうえで取引内容を記録する必要があります。しかし、FAX・メールファイルなどで伝票を受け取っている場合には、伝票管理システムや経理システムなどに転記が必要です。
このような伝票の作成・処理は、ワークフローの各プロセスで必要となるため、担当者の作業負荷が大きく煩雑化しやすくなります。
紙の帳票を電子化するメリットはこちらで解説しています。あわせてご覧ください。
3．請求書の入力
取引で受領した請求書は、注文書・発注書との照合や消込、売り上げ管理のために適切に処理しなければなりません。
しかし、紙の請求書でやり取りしている場合、会計ソフトや経理システムなどに手入力して転記する業務が発生します。取引先ごとに書式が異なるため、入力業務が煩雑化してしまいます。
日々の入力業務を効率化する3つの方法
煩雑な入力業務を効率化するには、ツールやシステムの活用が有効です。ここでは、手入力による業務を効率化できる3つの方法を紹介します。
1．OCRスタンドスキャナの活用
OCR（Optical Character Recognition/Reader）スタンドスキャナとは、紙文書をスキャンして読み取り、データ化する技術のことです。紙の伝票・請求書、FAXで受け取った注文書などをデータ化してCSVやExcelなどに出力できます。
これにより、文書を見ながら転記する工数が削減でき、業務効率化につなげられます。
ただし、手書きの文書の場合、内容を正確に読み取れないケースもあります。読み取り内容の間違いやエラーがないか、スキャン後には目視での確認が欠かせません。手書き文書がなく、紙文書でのやり取りが膨大ではない場合に適した方法といえるでしょう。
こちらの資料では、OCRを使った業務改善のメリット・デメリットをご覧いただけます。
2．RPAの導入
RPA（Robotic Process Automation）とは、人の手で行う定型業務を自動化できるシステムです。RPAの導入により、データの取得・入力・出力までの一連の定型業務を自動化できるため、繰り返しのコピー＆ペースト作業をなくすことが可能です。
入力業務にかかる労力を削減し、人的ミスを防ぐ効果が期待できます。RPAの導入は、日々発生する定型業務が多く、膨大なデータを取り扱う場合に適しています。
3．Web受発注システムの導入
受発注処理を効率化できる方法として有効なのが、Web受発注システムの導入です。オンラインで受発注を完結できるため、紙帳票を社内システムに手入力したり、別のシステムへ転記したりする業務は発生しません。
また、注文内容・在庫データは自動反映されるため、データの誤入力や転記漏れなどの人的ミスも防げます。CSVでファイル出力できるシステムであれば、社内の基幹システムや販売管理システム、請求管理システムなどとの連携も可能です。
このWeb受発注システムの導入は、受発注に関わる入力業務が幅広く、現場担当者に負荷がかかっている場合に適しているといえます。
Web受発注システムでできることや、導入の際のポイントはこちらの記事でも解説しています。併せてご確認ください。
また、受発注システムの導入時にかかるコストの目安はこちらでまとめて確認できます。
TS-BASE 受発注で煩雑な入力業務を改善
『TS-BASE 受発注』は受発注業務を一元管理できるBtoB向けのWeb受発注システムです。導入により、人の手による入力業務を以下のように改善できます。
▼TS-BASE 受発注でできること
- 受発注のシステム化により、注文情報の登録を自動化
- 注文内容に応じて見積書を自動発行
- 受発注データのCSV出力により、各種基幹システムと連携可能
これらの機能により、電話・FAXによる受発注データの手入力、基幹システムへの転記などの作業を効率化できます。入力業務に関わる担当者の負荷を軽減し、生産性の向上を後押しします。
また、TS-BASEからの注文に移行できない場合は、FAX注文の業務を代行できるBPOサービスもご利用いただけます。入力業務に多大な労力がかかっている企業さまは、TS-BASEの導入を検討されてはいかがでしょうか。
TS-BASE 受発注の導入により、FAXで行っていた受注処理が効率化された事例について、詳しくはこちらをご覧ください。
TS-BASE 受発注で煩雑な入力業務を効率化
煩雑化しやすい入力業務を効率化するには、入力業務を自動化して負荷を削減できるツールやシステムの活用が有効です。
『TS-BASE 受発注』であれば、受発注や販売管理などに関わるデータを一元管理して、各種入力業務の効率化を実現できます。「入力業務が煩雑化している」「受発注業務の担当者に負荷がかかっている」といった場合には、TS-BASE 受発注の活用をぜひご検討ください。
「TS-BASE 受発注」について、詳しくは下記からご覧いただけます。
