アナログな受注業務はもう限界？ 問題点や改善のためのツールを解説
電話やFAXで受注を行っている現場では、人の手による入力作業・帳票作成などの日々の業務に限界を感じている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
特に、多拠点ある店舗・支店から受注している本部では納品先ごとに商品の種類・価格などを管理する必要があるため、管理業務が煩雑化しやすい問題が予測されます。
この記事では、本部・店舗間における受注の流れとアナログ管理の問題点、解決できるツールについて紹介します。
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本部・店舗間における受注業務の流れ
複数の店舗・支店から受注する本部ではさまざまな受注業務が発生します。電話やFAXなどのアナログ手法による業務の流れは以下のとおりです。
1．店舗からの受注
電話やFAX、メールなどで店舗からの注文を受けます。注文内容を社内システムに転記したあと、手書きや入力によって注文書を作成します。場合によっては注文書を直接FAXやメールで受け取ることもあります。
また、店舗の受注に対して本部が承認作業や数量調整による差戻しなどを行うこともあります。廃盤商品や新商品の販売など、商品改廃の連絡も随時必要です。
2．問合せ対応
受注した商品について店舗から電話やメールなどで問合せを受けることがあります。その際、在庫確認・受注個数の変更・入荷予定確認・キャンセルなどの対応が必要です。
また、注文内容に変更があった場合は社内システムへの変更、発送担当者への伝達業務なども発生します。イレギュラー出荷依頼の受付、特急対応などの打診が発生するケースもあります。
3．出荷準備
受注を確定したあとは、商品の出荷準備を進めます。注文商品・個数などの情報を倉庫に伝達して出荷指示を行い、出荷伝票を作成します。
出荷業務を外部委託している場合には、倉庫とのやり取りも必要です。注文情報の共有だけではなく、注文内容に応じて同梱依頼があるケースもあります。
4．商品発送
出荷準備が整ったら、商品の発送作業を進めます。出荷伝票を基に注文商品のピッキング、梱包作業を行い積荷します。受注した店舗へ商品を発送すれば納品完了です。
なお、商品の発送後に出荷完了の連絡や経理部門に向けた経費確定の連絡が必要になることもあります。
このようにアナログな手法で受注業務を行っている場合は、人の手によるデータ入力や問合せ対応、本部・店舗・倉庫などとの情報共有に手間がかかってしまいます。
アナログな受注業務の問題点
受注業務をアナログ方法で行っている場合、受注処理や出荷指示などのやり取りに工数がかかってしまい非効率です。ほかにも以下のような問題点があります。
店舗ごとに行う商品・単価の設定が大変
店舗によって取り扱う商品や単価が異なることがあります。また、フランチャイズ・直営店といった事業形態が異なる企業では、金額設定が異なることもあります。
このような場合、店舗ごとに商品・単価の設定が必要になるため、拠点数が増えるほど業務が煩雑化しやすくなります。手書きや手入力で処理するとなれば、設定している商品・単価を間違いやすいことも問題の一つです。
手作業での入力業務で起きる問題の解決策は、こちらもご確認ください。
納品までのスピードが遅くなる
店舗から在庫状況や入荷時期などを把握できない場合には、本部へ問い合わせなければなりません。受注処理までに複数回のやり取りが発生するため、店舗と本部の双方に時間・労力がかかってしまいます。
受注から出荷までの時間にロスが発生して納品が遅くなることにより、店舗での販売機会の損失につながる問題が生じます。
複数店舗の注文を集計できない
電話やFAXで注文を受ける場合、複数店舗の注文を本部で集計しづらくなる問題が起こります。
注文内容を適切に管理できていない状況では、売れ筋商品・売り上げ状況を把握できずに適切な在庫補充ができません。これにより、倉庫や物流センターで欠品・余剰在庫が発生して、利益の損失につながることがあります。
TS-BASE 受発注で本部・店舗間の受注業務を効率化
本部・店舗間の受注業務の問題点を解決するためには、BtoB向けの受発注管理システム『TS-BASE 受発注』の活用が有効です。
外部の取引先との受発注だけではなく、社内の本部・店舗間の受発注ツールとしても活用できます。
社内での受発注業務を、『TS-BASE 受発注』導入で8割の業務改善に成功したJネットレンタリースさまの事例をご紹介しています。
店舗ごとに商品・単価表示を出し分けできる
店舗によって商品・単価が異なる場合でも、システム上で出し分けが可能です。設定している商品・単価を間違えて処理するのを防げるほか、手入力が不要になるため本部の業務負荷を軽減できます。
また、注文サイトのアカウント（店舗側のアカウント）の数量には上限がないため、多店舗を展開する場合に費用対効果を感じやすいのも魅力です。
システム内で受注処理ができる
システムを通じて本部・店舗間の受注が完結するため、電話やFAXで受注業務を行う場合に比べて労力・時間を削減できます。スピーディな受注処理により商品ロスによる販売機会の損失を防ぐことも可能です。
また、インターネット環境があればパソコンやスマートフォンから24時間いつどこからでも受注できます。本部と店舗の稼働時間が異なる場合にもタイムラグが発生しません。
受注状況を可視化できる
『TS-BASE 受発注』では、在庫や出荷状況などの情報を本部・店舗で共有して一元管理できます。売れ筋商品や売り上げ状況を把握することで、適切な在庫管理、販売予測ができるようになります。
また、倉庫の在庫数と連動しているため、在庫を加味した受発注が可能です。欠品や余剰在庫を防ぎ、売り上げの損失を防ぎます。
『TS-BASE 受発注』で受発注業務を改善
本部・店舗間の受注業務では、店舗ごとの商品単価設定や注文処理、問合せ対応などの業務が発生します。
これらの業務を電話やFAXを用いて行う場合、手書きや手入力に労力がかかるほか、納品までのリードタイムが長くなること、適切な在庫管理が煩雑になることなどの問題があります。
受発注管理システムの『TS-BASE 受発注』を導入することで、複数店舗からの注文を一元管理して、本部・店舗双方の業務効率化を実現できます。アナログな受注業務に限界を感じている場合は、TS-BASE 受発注の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
