電話・FAXによるアナログな受発注業務を効率化できる方法の一つに、受発注システムの活用が挙げられます。

自社でも導入を検討しているものの、「自社に合うシステムをどのように選べばよいのか分からない」「機能や選び方がのポイントが分からない」という方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、受発注システムの主な機能と実現できること、システム選びのポイントについて解説します。

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受発注システムの機能と実現できること

受発注システムの主な機能には、以下の6つが挙げられます。具体的な機能と、実現できることについて解説します。

1.  発注機能

システム上で商品・発注数・希望納期などを入力して、発注処理ができます。

システム上で注文履歴や納期の確認も可能です。電話・FAXによる受注者とのやり取りを削減できるため、発注業務の効率化につながります。

2. 受注管理機能

複数の取引先からの受注をシステム上で一元管理できます。オンラインでの受注処理や納期回答ができるほか、見積書の自動作成も可能です。

システムへのデータ入力、取引書類の作成・送付といった作業が不要になるため、受注業務の効率化やリードタイムの短縮に貢献します。

3. 顧客管理機能

システム上で発注者の情報を一括管理できます。

取引先ごとに商品マスタを登録することで、取引金額や商品の出し分けも可能です。取引先・商品数が多い場合や取引価格が変動する場合でも、適正な顧客管理を実現できます。

4. 在庫管理機能

商品の入出荷データを基に、在庫情報をリアルタイムで確認できます。発注者側の注文フォームに在庫情報を表示することも可能です。

また、受注があった時点で、在庫引当を自動化する機能が備わったシステムもあります。在庫状況に応じた受発注が可能になることで、在庫ロスや過剰在庫の防止につながります。

5. 入出荷管理機能

注文内容を基にピッキングリストを自動作成して、出荷指示を自動化できます。

仕入先からの入荷予定、返品状況などをリアルタイムで確認できるため、倉庫内業務の効率化や出荷ミス・遅延の防止につながります。

6. 入出庫管理機能

倉庫にある在庫の動きを記録して、いつ・どの商品が入庫・出庫されたかを管理できます。

入出庫の日付・商品名・数量・保管場所などを適切に管理することで、在庫確認や棚卸、ピッキングなどの倉庫内業務を効率化できます。

受発注システムを選ぶポイント

受発注システムを選定するときのポイントには、以下の3つが挙げられます。

1. 自社との相性

業種や職種によって受発注業務の運用体制が異なるため、自社に必要な機能が備わっているシステムを選ぶことがポイントです。

▼例：卸売事業者の場合

• 販売機能（注文フォーム機能）
• 仕入先企業との連携機能
• 受発注データ分析機能 など

受発注システムを活用して卸売事業者の業務を効率化する際のポイントは、こちらでも詳しく解説しています。

受発注システムで卸売業の業務を効率化！ 選び方のポイント

▼例：製造事業者の場合

• 入出荷管理機能
• 複数拠点の倉庫管理機能 など

あらゆる機能を広く網羅したシステムはコストも高くなりやすいため、目的や予算に応じて必要機能を選定できるかどうか確認することも重要です。

BtoB事業者間でシステムを活用したい場合は、こちらもご確認ください。

2. クラウド対応の可否

受発注システムを複数の担当者・場所で利用する場合は、クラウド対応のシステムを選ぶことがポイントです。

クラウド対応の受発注システムは、インターネット環境があればどこからでもアクセスできます。取引先や社内での情報共有がスムーズになるため、拠点数が多い場合、あるいは本部・倉庫との連携が必要な場合にも有効です。

また、物理的なハードウェアやサーバが不要なため、導入コストの削減、導入期間の短縮にもつながります。

クラウド型の受発注システムの特徴やできることについては、こちらの記事でも解説しています。

3. カスタマイズの柔軟性

自社の運用体制や事業内容に合った受発注システムの運用を実現するためには、柔軟に機能をカスタマイズできるシステムを選ぶことがポイントです。

固定化された機能だけではなく、必要に応じて機能を拡張したり、新たな機能を追加したりできるシステムが有効といえます。

拡張性・柔軟性のあるシステムを導入することで、自社の業務に応じた運用が可能になるほか、事業成長や顧客からの需要にも対応しやすくなります。

『TS-BASE 受発注』で業務効率化をスマートに実現

『TS-BASE 受発注』は、受発注や物流業務までの機能が備わった、BtoB向け受発注管理システムです。発注者・受注者に必要な機能を選定できるため、幅広い業種・職種の受発注業務に対応できます。

▼利用者向け注⽂サイト

注文サイトでは、顧客による商品注文、店舗による販促物の発注が可能です。在庫情報を確認しながら、システム内で注文できるため、電話・FAXによる問合せのやり取りを削減できます。

▼物流拠点向け倉庫システム

倉庫システムでは、倉庫での受注・入出荷・在庫管理などの業務を一元管理できます。リアルタイムな在庫確認、出荷指示書の自動出力などが可能になり、配送までのプロセスを効率化し、在庫の適正化を実現できます。

▼管理者向け管理システム

管理者向け管理システムでは、顧客（注文者）の情報や入出荷データなど、受発注で発生するデータを一元管理できます。顧客ごとに商品を出し分けできるほか、倉庫内の在庫を把握したうえで、適正な生産指示・在庫補充が可能になります。

また、TS-BASE 受発注はクラウド型システムのため、自社サーバの構築やソフトウェアのインストールは必要ありません。システム導入前の環境構築にかかるコストを抑えつつ、スピーディに導入できます。

さらに、システムデザインの変更、企業オリジナルのマニュアル作成などのオプション機能もご用意しています。

そのほか、現在存在しない機能についても、要望に応じて新たに開発できることもTS-BASE 受発注の特徴の一つです。自社に合った受発注システムの運用をお考えの方は、ぜひお問合せください。

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