受発注に関わる一連の業務を効率化する方法として、“受発注システム”の活用が挙げられます。

しかし、受発注システムにもさまざまな種類があり、システムの提供形態によって活用方法が異なります。さらに近年では、IoTや働き方改革の推進に伴い、物理的サーバを持たない“クラウド”の活用も進んでいる状況です。

ビジネスを取り巻くIT環境が多様化するなか、店舗や倉庫における受発注システムには何を基準に選べばよいのでしょうか。

本記事では、受発注システムの基礎知識をはじめ、クラウド型受発注システムの導入によって実現できることについて解説します。

受発注システムの基礎知識

受発注システムは、Web上で受発注の取引や一連業務を行うシステムのことです。電話やFAXによるやり取りを削減し、受発注業務を効率化するさまざまな機能が備わっています。

▼受発注システムの機能例

• 受発注処理
• 受発注内容の一覧表示
• 見積もり自動作成
• 顧客・取引先情報管理
• 商品マスタ管理
• 在庫管理

受発注の業務効率化に役立つ受発注システムですが、システムによって機能やサービスの利用形態が異なります。なかでも近年では、インターネット経由でサービスを利用できるクラウド型の受発注システムが活用されています。

クラウドシステムとは

クラウドシステムとは、物理的なサーバやソフトウェアのインストールが必要なく、インターネット経由で利用できるシステムのことです。

受発注システムの利用形態には以下の4種類がありますが、クラウドシステムは①～③のシステムに比べて運用負荷・コストが少なく、利便性が高いことから人気を集めています。

▼受発注システムの利用形態

※外部とのネットワーク接続は不要

1. スタンドアロン型・スタンドアロンシステム

スタンドアロン型とは、パソコンやシステムなどをネットワークと接続せずに単独で機能する利用形態です。

受発注データは、システムをインストールしたパソコン内に蓄積されるため、ネットワーク環境が整っていない場所でも利用できるのが特徴です。

ただし、データ更新にはUSBメモリ等でのデータ読み込みが必要です。複数の店舗・倉庫でシステムを利用する場合や受発注件数が多い場合には、システム運用の工数がかかるため、利便性が低くなります。

2. クライアントサーバ型・クライアントサーバシステム

クライアントサーバ型とは、サービスを提供するサーバとそれを操作するクライアントに分けた利用形態です。

端末にクライアントソフトウェアをインストールし、受発注システムにログインすることでシステムを利用できます。店舗・倉庫の規模に応じて端末の増減を調整しやすく、複数台での同時編集・入力ができるのが特徴です。

ただし、自社でのソフトウェアのアップデート、ネットワークの保守運用が必要です。端末数が増えるほど、運用管理やセキュリティ対策が複雑になります。

3. オンプレミス型・オンプレミス

オンプレミス型とは、店舗や倉庫内にサーバ・通信環境・端末・ソフトウェアなどを設置して利用する形態です。

企業独自のカスタマイズがしやすいほか、外部とのネットワーク接続が不要なため、セキュリティ面で優れているのが特徴です。

ただし、サーバ・ソフトウェアの購入、システム構築などの初期費用が膨大になりやすく、セキュリティ対策や保守運用に対するリソースも必要です。

4. クラウド型・クラウドシステム

クラウド型とは、インターネット上にある仮想サーバにアクセスして利用する形態です。サーバやソフトウェアを持たなくても、インターネット環境とパソコン・タブレットなどの端末があればサービスを利用できるのが特徴です。

保守運用やメンテナンスはすべてクラウド事業者が対応するため、自社リソースを割く必要がありません。導入コストや運用負荷も①～③の利用形態と比べて低くなります。

クラウド型受発注システムでできること

クラウド型の受発注システムを導入することで、業務の一元管理やペーパーレス化、リアルタイムな情報共有を実現できます。

受発注業務の一元管理

店舗・倉庫ごとに異なっていた受発注業務を、クラウドシステムで一元管理できるようになります。

電話・FAXによる受発注をデジタル化することで、取引先・顧客への受注窓口を一本化することが可能です。また、複数拠点での受発注業務を一元管理し、業務フローを改善することにより、受発注業務の効率化にもつながります。

ペーパーレスの実現

電話・FAXで対応していた受発注をインターネット経由で行うことにより、紙帳票やFAX書面のペーパーレス化を実現できます。

基幹システムへの転記、書類の整理・ファイリングといった作業が不要になり、FAXの通信費や印刷コスト、書類の保管コストの削減につながります。

リアルタイムな情報共有

クラウド型の受発注システムでは、複数の端末からシステムに同時アクセスし、編集することが可能です。

これにより、受発注情報・在庫情報・商品情報などのデータを店舗や倉庫、取引先とリアルタイムかつスムーズに共有できるようになります。問合せ対応の迅速化、リードタイムの短縮により、顧客満足度の向上も期待できます。

​​​​​​​TS-BASE 受発注でクラウドでの受発注管理を実現

クラウド型受発注管理システムの『TS-BASE 受発注』は、ネットワーク構築やソフトウェアのインストールが不要で、インターネット環境があればいつどこからでも利用可能です。

また、スタンドアロン型・クライアントサーバ型・オンプレミス型と比較しても利便性が高く、運用負荷・コストも抑えられます。受発注の効率化を図るうえでも、クラウド型のシステムが有効といえるでしょう。

『TS-BASE 受発注』は、クラウド型のBtoB向け受発注管理システムです。自社によるサーバ構築や保守管理が不要なため、導入後すぐに実用化することが可能です。

また、システムの導入により、受発注の受付・処理・在庫管理・入出荷管理といった受発注にかかる一連の業務を一元化できます。取引先・顧客毎の受発注窓口を一本化し、クラウド上で処理・情報共有できる体制を実現できるため、業務効率の向上に貢献します。

現行システムの見直しを検討中の方、受発注業務の効率化を図りたい方は、TS-BASE 受発注の活用をぜひご検討ください。