Web受発注システムの導入は、オンライン上で受発注や在庫管理を可能にして受発注業務取引の効率化につなげます。

しかし、「社内の基幹システムへの転記に手間がかかる」「取得したデータを有効に活用できていない」といった企業さまもいらっしゃるのではないでしょうか。

企業全体の効率化を図るためには、基幹システムとの連携が重要です。そこで今回は、基幹システムとのデータ連携の必要性をはじめ、具体的な連携方法と注意点などを解説します。

基幹システムとWeb受発注システムを連携する必要性

基幹システムとは、生産管理システムや財務会計システムなど、企業の主要業務に欠かせないシステム全般のことです。

企業間取引をオンラインで行えるWeb受発注システムの導入にあたっては、基幹システムとの連携が求められます。理由は、基幹システムとの連携がなければ以下のような課題が発生するためです。

▼基幹システムと連携しないことによる課題

• Web受発注システム内のデータを基幹システムへ手入力（転記）する工数がかかる
• 売り上げ管理・生産管理などと連携できず、必要に応じて手動でデータを抽出する必要がある
• 転記作業で入力ミスが発生してデータの整合性が失われる

こうした課題を解消したうえで、売り上げ管理・生産管理・在庫管理などと連動して適切かつ効率的な運営を行うために基幹システムとの連携が必要です。

Web受発注システムと基幹システムを連携するメリット

Web受発注システムと基幹システムを連携することで、主に2つのメリットが得られます。

1．転記作業による手間の削減

1つ目のメリットは、転記作業が不要になる点です。

基幹システムと連携すれば、Web受発注システム内にあるデータを手入力で転記する必要がありません。転記作業にかかる工数を削減して業務効率を高められるほか、入力ミスを防ぐことにもつながります。

2．データの整合性の確保

2つ目のメリットは、データの不整合を防げる点です。

手入力による人的ミスをなくすことは、マスターデータの整合性を確保することにつながります。Web受発注システム・各システムとの間でデータの統一性を保てるため、取得した各種データをさまざまな用途に有効活用しやすくなります。

基幹システムとの主となる2種類の連携方法

Web受発注システムと基幹システムを連携する方法には、主にCSV連携・API連携の2種類があります。

1．CSV連携

CSV連携とは、Web受発注システムに登録されたデータをCSVファイルでダウンロードして基幹システムにアップロードしてデータを連携する方法です。

人の手によるダウンロード・アップロードが必要になりますが、数値を入力する手間を削減できます。

ただし、最新データが反映されているか判断できないため、バージョン管理が不可欠です。システムによってはデータフォーマットの変換が必要なケースもあります。

2．API連携

API連携とは、ソフトウェアの一部の機能を公開して外部のアプリケーション機能と連携する方法です。

CSV連携と異なるのは、Web受発注システムに登録された受発注データが基幹システムに自動で反映される点です。データのダウンロード・アップデートが不要なため、人の手による業務工数を削減してリアルタイムで情報を共有できます。より効率的かつ適切なデータ管理ができる方法といえます。

ただし、API連携は提供元への依存度が高い方法です。提供元にサーバダウンなどのトラブルが発生した場合、連携機能も停止してしまうケースもあります。

基幹システムとデータ連携する際の注意点

基幹システムとのデータ連携にはいくつか注意点があります。受発注システムの導入にあたり、仕様や連携データの種類などを考慮しておくことが重要です。

連携仕様を確認する

基幹システムとどのような手法で連携するのか、データ連携の仕様について確認する必要があります。データの連携方法にはCSV・APIがありますが、情報のリアルタイム性をはじめ、データ抽出作業を自動で行うか、手動で行うかなどの点が異なります。

また、仕様が異なる場合にはシステム開発やカスタマイズが可能かどうかも確認しなくてはなりません。人的コストや運用体制、連携データに応じて設定が必要です。

なお、Web受発注システムの『TS-BASE 受発注』ではAccessをはじめ、出力データをお客さまの基幹データの形式に合わせて変換する拡張ツールの提供が可能です。社内のさまざまな基幹システムとの連携を実現します。

連携データの種類・範囲を明確化する

データの連携においては、どのようなデータを連携するのか、種類や範囲をあらかじめ決定しておくことも重要です。Web受発注システムには顧客情報や取引内容、在庫情報などさまざまなデータが存在します。

たとえば、売り上げ管理システムと連携する場合、一定期間内の受発注数や単価などのデータが必要であることをあらかじめ洗い出しておく必要があります。目的に応じて必要なデータを明確にしておくことが大切です。

『TS-BASE 受発注』では、注文データや出荷実績など必要なデータについて指定期間の条件で絞って出力できます。

データ連携の更新タイミングを決定する

データ連携の方法に応じて更新のタイミングを社内で統一する必要があります。

CSV連携ではファイルのアップロード作業が必要なため、基幹システムにデータを反映するのにタイムラグが生じます。データを更新するタイミングにばらつきがあると、最新のデータかどうかを把握できなくなるため、注意が必要です。

連携するデータの取得時期・時間を正確に把握するためには、更新タイミングを事前に決定してデータの整合性を維持することが重要です。

基幹システムとの連携でデータ管理を効率化

受発注業務に役立つWeb受発注システムは、基幹システムとの連携によってさらなる効率化を図ることが可能です。

取引先・商品・受発注などのデータを基幹システムに転記する必要がないため、工数の削減や人的ミスの防止などのメリットがあります。

ただし、CSV・APIといった連携方法によってデータ連携のプロセスやリアルタイム性が異なるため、必要なデータに応じた選定が欠かせません。事前に各システムの連携仕様を確認したうえで連携するデータの範囲や種類、更新タイミングを決定しておくことがポイントです。

『TS-BASE 受発注』では、基幹システムとのデータ連携に柔軟に対応できます。

▼TS-BASE 受発注で可能なこと

• 条件（期間・ID・該当商品など）を絞ったデータの抽出
• 出力データを基幹システムに合わせて変換する拡張ツールの提供

受発注業務の効率化に向けて、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。