働き方改革の一環や新型コロナウイルス感染症（以下、コロナ）対策として在宅勤務という新しい働き方が定着しつつあります。

しかし、これまで電話やFAXを用いて行うことが当然であった受注業務に関しては出社が必要になり、在宅勤務への移行に踏み出せないケースも少なくありません。

そこで今回は、電話やFAXによる受注業務を在宅で行う環境を整える方法、受注業務を在宅で行うことで得られる効果について紹介します。

電話やFAXで行っている受発注業務を改善する手法について、こちらで詳しくまとめています。
ぜひあわせてご覧ください。

比較チャートでよくわかる 受発注業務の改善手法5選

受注業務に出社が必要な理由原因

在宅勤務やテレワークといった働き方が広がるなか、受注業務はいまだに出社して対応しているという企業さまは少なくないのではないでしょうか。受注業務に出社が必要とされる原因は主に3つ挙げられます。

1．電話やFAXによる受注

受注のやり取りを電話やFAXで行っている現場では、業務に際して社内の設備機器を利用する必要があります。

会社から離れた場所では受注業務ができないため、物理的な理由で出社が必要です。

2．営業と納品を兼ねたルート営業

企業のなかには、決まった取引先を定期的に訪問して商品の販売や受注、代金回収、配送など行うルート営業を採用しているところもあります。

営業と配送を兼ねているため効率的といえますが、出社・取引先への訪問が必須です。こうした業務体制が営業担当者を在宅勤務に切り替えできない原因となっています。

3．対面での営業活動

受注を獲得するための業務として新規開拓営業があります。

この営業活動を対面のみで行っている企業は、取引先への訪問が必須となるため、在宅勤務への切り替えが難しくなっています。

受注業務の対応を在宅で可能にする3つの方法

在宅勤務で受注業務を行うには、受発注業務のやり取りや営業活動をオンラインへと切り替える必要があります。ここでは、在宅で受注業務に対応するための方法を3つ紹介します。

1．受注のオンライン化

社内設備に依存してしまう受注には、サービスを活用してオンライン化を進める方法があります。たとえば、FAXによる注文をデータ化してパソコンやタブレットなどから確認できるサービスを利用します。

これにより、出社してFAXを送受信したり、受注に関わる書類を仕分けたりする必要がなくなります。いつでも・どこからでも受注データを確認できるため、受注担当者を在宅勤務へと切り替えることが可能です。

2．営業活動のオンライン化

受注に関する営業活動を訪問・対面で行っている場合は、ビデオ会議ツールを活用して営業活動をオンライン化するのが有効です。

パソコンやタブレットを通じて営業活動を実施できるため、取引先への訪問が不要になり、在宅で商談を行えます。代金回収や納品を兼ねない新規開拓営業に有効な方法といえます。

3．クラウドサービスの活用

クラウドサービスを活用してインターネット経由で受注できる体制を構築するのも在宅での受注業務を可能にする方法の一つです。物理的なサーバやハードウェアに依存することなく、インターネット環境があれば場所や端末を選ばずにサービスを利用できます。

たとえば、以下のようなサービスが挙げられます。

• クラウド型Web-EDI：企業間取引をクラウド環境で行えるシステム
• Web受発注システム：受発注業務をインターネット上で行えるシステム

これらのサービスを利用すればオンライン上で受発注業務を行えるため、電話やFAXのやり取りが不要。自宅からでも業務を遂行できます。取引先に訪問して帳票の提出・代金回収を行っているルート営業のオンライン化にも有効です。

なお、BtoB向けの受発注管理システム『TS-BASE 受発注』は、クラウドで提供されるSaaSです。インターネット環境さえあれば場所を選ばずに利用できるため、受注担当者の在宅勤務への移行を後押しします。

▼Web-EDIについての詳しい解説については、ぜひこちらの記事をご覧ください。

TS-BASE 受発注の導入で受注業務の課題を解決

『TS-BASE 受発注』の導入により、受注業務に関わるさまざまな問題を解決できます。

受注・営業担当者の在宅勤務を実現

見積書の送付・注文の受領・納期回答などの業務をシステム上で行えるようになります。出社または取引先への訪問が必要だった従業員の在宅勤務が可能になり、働き方改革の実現やコロナ対策に貢献します。

また、管理システムではユーザーIDごとに業務履歴（一括更新、入庫予定登録など）を確認できるため、在宅勤務中の作業状況を把握することも可能です。

なお、テレワーク環境におけるセキュリティ対策として、ログイン時の二段階認証を導入しているため、アクセスの安全性も高められます。

受注業務・営業の効率化

システム上で受注に関するやり取りを行えるため、電話対応・FAX送信・データ転記などの作業を削減できます。

また、注文完了メールや入庫予定登録メールなど、取引の各プロセスで配信されるメールの自動送信機能も備わっており、メール作成業務の手間を削減します。

さらに、営業担当者に在庫や単価、注文の問合せがあった際、システムから即時に確認できます。出社してデータを確認したり、取引先に連絡したりといった工数を削減できるため、効率的な営業活動を実現します。出社・訪問にかかる時間の削減によって商談件数を増やせることで、受注数アップも期待できます。

顧客満足度の向上

TS-BASE 受発注を導入すれば、取引先はシステム上で商品の詳細確認や注文が可能になります。電話やFAXなどで問合せを行う必要がなくなるため、発注担当者の負担を削減。取引先ごとに商品・金額の出し分けや注文上限数などを設定しておけば、よりスムーズに発注業務を進められます。

また、取引先との円滑な情報共有は出荷までのリードタイムの短縮、納品ミスの防止にもつながります。適切かつ効率的な発注業務の実現により顧客満足度の向上も期待できます。

TS-BASE 受発注の導入で在宅勤務・テレワークを可能に

電話やFAXを用いて受注業務を行っている、またはルート営業・訪問営業を行っている企業では、出社・訪問が必要になるため在宅勤務への移行が難しいとの課題があります。

受注業務を在宅で対応するには、ツールやシステムを用いてFAXのペーパーレス化や営業活動のオンライン化を行うことがポイントです。

また、クラウドサービスを活用によって自宅から受注業務に対応できます。受注のやり取りや営業活動の効率化を図るために、クラウド環境で利用できる『TS-BASE 受発注』の活用を視野に入れてみてはいかがでしょうか。