企業間取引には特有の複雑な商慣習があり、取引先によって商品や決済方法が異なるケースもあります。そのため、取引が煩雑または非効率になっている企業さまもいらっしゃるのではないでしょうか。

こうした企業間取引を効率化するために、Web受発注システム活用による取引のオンライン化が期待されています。

この記事では、企業間取引で発生する業務とその課題を踏まえて、Web受発注システムの活用による効果について解説します。

【あわせて読みたい】

▼お悩みから見る！お客さまの声まとめ集
実際にWeb受発注システムを導入した企業さまが実感している効果について紹介しています。

企業間取引における主な業務と課題

企業間取引では、受発注内容や出荷状況、請求書などといったさまざまな取引情報のやり取りが発生します。ここでは、企業間取引の主な業務と電話やFAXによる業務課題について解説します。

見積書の作成

新規の取引先への見積り案内をはじめ、商品数・種類・納期・金額などに変更があった場合には見積書の作成が必要です。取引先によっては商品数や単価などが異なるケースもあります。

特に、電話やFAXで見積りに関するやり取りを行っている場合には、担当者の労力や工数がかかり、管理の煩雑化が課題となります。

問合せ対応

問合せ対応も業務負荷がかかりやすい業務の一つです。企業間取引では商品情報や単価、納期などについて取引先から問合せがあります。

見積り依頼の前後には複数回の問合せが発生するケースもあるため、電話やメールでやり取りしている場合には労力がかかります。また、問合せがあったときに担当者が不在の場合は、即時に対応できずにやり取りが長引いてしまう課題が発生します。

受発注管理

見積りの確認後、双方の同意のもと正式な受発注が行われます。しかし、古くからの商慣習により、受発注が電話やFAX、メールで行われることもあります。

取引先によって受発注の方法が異なるケースもあるため、受発注の処理、社内システムへの入力などの業務が煩雑化して負担になりやすいのが特徴です。

それにより、納品までのリードタイムが伸びる、人的ミスの発生頻度が増えてしまうという課題が挙げられます。

納品管理

受発注後には、納期確認や在庫確認、入出荷などの納品管理が必要です。同一の取引先でも注文内容ごとに納品時期・取引回数・配達場所などが異なる場合があるため、取引内容に応じた対応が求められます。

また、取引先への出荷連絡や出荷状況の問合せ対応なども発生します。これらの対応を電話やFAXで行う場合には、社内や取引先とのリアルタイムな情報共有が難しいという課題があります。

請求管理

企業間取引では掛け売りによる決済形態を導入しているケースもあります。掛売りとは、商品の納品後に代金を回収する、いわゆる後払いの決済形態です。

一定期間の取引をまとめて請求できますが、月末や月初のタイミングで請求書の作成・発行・送付などの一連の業務が発生します。請求後には入金データにもとづいた消込作業や未入金に対する催促業務も発生します。取引数が多くなるほどに、業務負担が増えるといった課題があります。

各種業務をアナログで行っている場合に発生する課題は、こちらの記事でも解説しています。

Web受発注システムの活用で期待できる5つの効果

電話やFAXを用いた企業間取引は、取引先とのやり取りに時間・労力がかかるため非効率です。Web受発注システムを導入することで、企業間取引の課題を解消して以下の5つの効果が期待できます。

1．見積書作成の工数削減

Web受発注システムの導入により、見積書の作成業務を効率化できます。

取引先がシステム上で入力した商品名・個数・納期などをもとに見積書の自動作成が可能です。見積り依頼に対してオンライン上で素早く対応できるため、担当者の負荷を軽減できます。

2．問合せ対応の負荷軽減

煩雑になりやすい問合せ対応もWeb受発注システムの導入で負荷を軽減できます。

取引先がシステム上で商品情報・在庫数・単価などの基本情報を確認できるようになるため、担当者が電話やメールで対応する手間を削減することが可能です。また、担当者が不在の場合でも取引情報を確認できるため、取引先の利便性向上にもつながります。

3．受発注業務の効率化

システムの導入により、オンラインでの受発注が可能です。電話やFAX、メールでのやり取りが不要になるため、受注・承認といったプロセスを効率化できます。

納品までのリードタイムを短縮することで、顧客満足度向上の効果も期待できます。また、受発注に際して手作業での書類作成やシステムへの転記が不要になるため、人的ミスの防止につなげることも可能です。

4．納品トラブルの防止

情報共有の遅延・ミスによる納品トラブルも、システムの導入によって未然に防げます。

システム上で出荷状況をリアルタイムに確認できるため、工場・倉庫・店舗と連携して適切に入出荷や在庫を管理できます。誤出荷や遅延が防止するとともに、取引先へのサービス品質の向上にもつながります。

5．請求業務の効率化

Web受発注システムでは、受発注に関わるデータをCSVファイルとして出力することが可能です。

出荷実績データを社内システムに取り込むことにより、入金管理や消込作業、取引先への催促といった一連業務を効率化できます。各取引先への振込元の照合、未入金確認などの業務負担を削減するとともに、掛け売りによる未入金の回収漏れを防ぐ効果も期待できます。

クラウド型の受発注システムでできることについては、こちらもご確認ください。

企業間取引は『TS-BASE 受発注』で効率化を実現

企業間取引では、取引先や商品によって単価・決済方法などが異なります。電話やFAXで取引している場合には担当者に業務負荷がかかりやすいほか、人的ミス・納品トラブルにつながることがあります。

見積書作成や問合せ対応、受発注などの一連の業務課題を解消するには、Web受発注システムの導入が有効です。システムを活用することで、業務負荷の軽減やミスの防止、受発注プロセスの短縮など、取引全体の効率化を図れます。

『TS-BASE 受発注』はBtoB向けの受発注管理システムです。受発注や在庫管理、納品管理などをシステムで一括管理できるため、企業間取引の効率化・円滑化を後押しします。

また、システム上での見積り発行や社内の既存システムとの連携も可能です。電話やFAXを用いた企業間取引のオンライン化に向けて、TS-BASE 受発注の導入を検討してみてはいかがでしょうか。