現在、人口の減少や労働者の高齢化により、企業の人手不足が深刻化しています。こうした状況で企業が利益を確保していくには、現場の生産性を向上させることが不可欠といえます。

その取り組みの一つに、業務のデジタル化の推進が挙げられます。人の手によるアナログな業務をデジタル化することで、業務の省人化や自動化を図ることが可能です。

この記事では、アナログ業務における課題を踏まえて、デジタル化できる業務とその効果について解説します。

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アナログ業務における課題

紙面や手作業によるアナログ業務が行われている現場では、以下のような課題が生まれます。

承認・決裁の遅延

企業間の取引に紙の書類を用いている場合は、承認プロセスに時間がかかり、決裁が遅延してしまう問題が生じます。社内決裁者が不在の場合も、同様に業務が滞ってしまいます。

また、取引先とのやり取りに郵送またはFAXを使用する場合、承認までの時間や受領確認の連絡などに手間がかかるため、生産性の低下を招いてしまいます。

ブラックボックス化による業務の支障・リスク

業務の進捗状況・顧客情報などを個人のメモ帳やパソコンで管理している場合、業務のブラックボックス化を招くおそれがあります。

業務推進・情報管理方法などが担当者ごとに異なってしまうため、品質のばらつきや社内共有の不備が起こりやすくなります。これにより、業務の支障やトラブルを招くリスクが生じてしまいます。

リソースの負担・浪費

業務を電話・FAXなどのアナログな方法で進める場合、処理に時間や労力がかかり、人的リソースの負担が大きくなる課題もあります。

社内の人手不足による生産性の低下を招くおそれがあるほか、紙帳票の郵送費・印刷費などのコストも発生するため、リソースの浪費につながってしまいます。

業務のデジタル化で得られる効果

社内の生産性を高めるためには、アナログによる非効率な業務をデジタル化することが重要です。業務のデジタル化により、以下の3つの効果が期待できます。

リードタイムの短縮

業務に関わる承認業務、決裁までのやり取りをデジタル化することでリードタイムの短縮が可能です。

書面の郵送やFAXなどが不要になるため、承認・決裁までの待ち時間を軽減してスピーディにワークフローを進められます。これにより、処理できる案件数が増えて、生産性向上や契約・受注機会の増加が期待できます。

業務プロセスの標準化

業務のデジタル化により、業務内容や進捗状況を可視化できます。非効率な業務、属人化している業務を洗い出し、社内でワークフローを統一することで業務プロセスの標準化につながります。

また、業務の進め方・進捗状況を社内で共有できるため、業務品質の不均衡を改善して、ミスやトラブルを未然に防ぐ効果も期待できます。

コストの最適化

電話・FAXなどで行っていた業務をデジタル化することで、業務にかかる時間・労力を削減できます。業務効率を高められるため、生産性の向上や人的コストの最適化につながります。

また、取引のペーパーレス化を実現することで、郵送費・印刷費などのコストを削減することも可能です。

デジタル化できる業務と有効なツール

ここからは、デジタル化が可能な業務内容や適したツールについて解説します。

帳票作成・入力業務のデジタル化

紙帳票の作成や社内システムへの入力業務はデジタル化できる業務の一つです。手作業による文書作成・入力業務を効率化して、印刷費・郵送費・保管にかかるコストなどを削減できます。

なお、帳簿作成や入力業務のデジタル化には、電子文書作成ツール、電子サインに対応したツールの活用が有効です。紙帳票をスキャンして読み取り、電子データ化できるツールもあります。

紙帳票をデジタル化するメリットは、こちらの記事でも解説しています。

営業活動のデジタル化

ひと口に営業活動といっても、訪問や商談、顧客管理などのさまざまな業務があります。ツールの活用により、営業に関わる以下の業務をデジタル化することが可能です。

▼営業活動をデジタル化する場合の例

• 商談ツール→対面営業をオンライン化
• 営業支援ツール→顧客へのメール配信を自動化
• 顧客管理ツール→顧客情報や営業状況を一元管理

電話やチラシの配布といった従来のアナログな手法と比べて効率的な営業活動が可能になるほか、定型業務の自動化・省人化により、生産性の向上が期待できます。

また、営業に関する情報を組織内で共有して蓄積・管理できるため、業務プロセスの標準化も実現できます。

受発注取引のデジタル化

電話・FAXで行っていた受発注取引をシステム活用によってデジタル化することも可能です。

受発注システムの導入により、見積もり依頼や注文内容の確認、納期の回答などのやり取りをオンラインで対応できます。取引先からの問合せ対応が軽減されるため、人的リソースの削減が可能です。

受発注システム『TS-BASE 受発注』は、受注から出荷までのデータ管理・更新がオンライン上で対応可能です。画面上で承認・差戻し・訂正ができるため、承認業務の効率化、決裁までにかかる時間の短縮にも貢献します。金額や商品など、承認が発生する基準を自社で設定して、業務体制に適した仕様で活用できることも魅力です。

業務のデジタル化への取り組みの第一歩として、TS-BASE 受発注の導入を検討されてはいかがでしょうか。

業務のデジタル化により生産性を向上

企業の人手不足に対応するには、生産性の向上に向けた取り組みが求められます。

業務をデジタル化することで、アナログ業務の課題であった決裁の遅延や業務のブラックボックス化、コスト増加などを解消できます。

また、デジタルツールやシステムを活用することで、帳票作成・営業活動・受発注取引業務などを効率化して、生産性の向上を図ることが可能です。

自社でデジタル化できる業務があれば、ツール・システムを有効活用しながら、前向きに移行を検討してみてはいかがでしょうか。