業務効率化にはクラウド活用が有効！ 種類や活用例を解説
働き方改革によって業務の効率化や多様な働き方が推進されるなか、企業におけるクラウド活用も広がりを見せています。
しかし、「なぜクラウドを活用する必要があるのか」「クラウド活用の目的や具体的な活用方法が分からない」という企業さまもいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで本記事では、受発注にクラウドサービス活用が注目される背景や主なクラウドサービスの種類、業務での活用例などを解説します。
目次[非表示]
クラウドサービスとは
クラウドサービスとは、クラウド事業者が提供するアプリケーション・ソフトウェアなどのリソースをインターネットを通じて利用できるサービスのことです。
従来は利用者によるハードウェアの用意やソフトウェアのインストールが必要でした。しかし、クラウドサービスの場合はインターネット環境があれば、場所や端末を問わずにアクセス・サービスの利用ができます。
自宅や外出先でも業務を行えるほか、複数拠点のユーザーと情報共有できるため、テレワークの実現や業務の効率化が可能です。物理的な制限がなくなることで保守管理の負担軽減や安定した事業継続にも貢献します。
企業のクラウド活用が進む背景
企業のクラウド活用が進む背景には、働き方改革の推進があります。
働き方改革で推進されているのは、業務効率化による生産性の向上や場所・時間を選ばない多様な働き方です。しかし、物理的なサーバやパソコンなどに依存してしまう環境の場合、次のような課題が発生します。
▼物理サーバに依存している場合の課題
- 社内にあるパソコンでしか業務ができない
- 取引先とFAXや電話でやり取りが必要となる
- 社内での保守管理に工数や人材リソースが必要になる
- 災害や故障によるデータ損失のリスクがある
こうした物理的な制限のある業務体制を改善するために活用が期待されているのがクラウドです。
総務省の調査『令和2年版 情報通信白書｜企業におけるクラウドサービスの利用動向』によると、クラウドサービスを一部でも利用していると答えた企業の割合は、以下のように推移しています。
画像出典：総務省『令和2年版 情報通信白書｜企業におけるクラウドサービスの利用動向』
▼クラウドサービス活用の割合
2015年：44.6％
2016年：46.9％
2017年：56.9％
2018年：58.7％
2019年：64.7％
2015～2019年の間で約20％も増加しており、さまざまな業種・職種でクラウドサービスの活用が進んでいることが分かります。
出典：総務省『令和2年版 情報通信白書｜企業におけるクラウドサービスの利用動向』
業務効率化に貢献するクラウドサービスの種類
業務効率化に役立てられるクラウドサービスは主に3種類あります。それぞれの利用形態や特徴が異なるため、自社の課題や業務内容に応じた選定が必要です。
▼クラウドサービスの種類
種類 |
特徴 |
SaaS |
|
PaaS |
|
IaaS |
|
クラウドサービスの活用例
ここではデータ共有や顧客管理など特定の業界にかかわらず、活用できるクラウドサービスの機能のほか、物流業界における日々の業務でクラウドサービスをどのように活用できるかを紹介します。
データ共有
幅広い業種に活用できる方法の一つがデータ共有です。クラウド環境で利用できるオンラインストレージを活用することで、インターネット環境があれば複数拠点のユーザー間でデータを共有できます。
場所に制限されず、業務で取り交わされるファイルの共有や編集、アップロードが可能なため、社内または取引先との情報共有を円滑化できます。
顧客管理
クラウドサービスを活用して顧客情報を一元管理することも可能です。営業活動やマーケティング活動で発生する膨大な顧客データを一箇所に集約して顧客の属性・対応履歴などを管理できます。
また、収集したデータを分析する機能により、顧客のニーズに応じた施策を検討することも可能です。組織内で散在しやすい顧客データを有効活用することで、売り上げや顧客満足度の向上に貢献します。
受発注管理
受発注業務にクラウドサービスを活用することで、取引先とのやり取りをWeb上で行うことが可能です。
電話やFAXによる受発注業務を効率化できるとともに、文書のデジタル化によってペーパーレス化も実現できます。受発注から納品・出荷までのリードタイムが短縮されることで、生産性の向上にもつながります。
クラウド型の受発注システムについてはこちらで詳しく解説しています。
在庫管理
クラウドサービスは店舗や倉庫の在庫管理にも役立ちます。社内でリアルタイムなデータ共有ができるようになるため、受発注状況や販売状況、生産状況を考慮したうえで在庫を管理できます。
また、受発注や販売によるタイムラグをなくすことで、欠品や余剰在庫を防ぐことが可能です。クラウド活用によって在庫状況を可視化できるため、紙伝票による検品・棚卸業務の効率化にも貢献します。
在庫管理システムについて詳しく知りたい方は、こちらもあわせてご覧ください。
物流管理
複数拠点でシステムを共有できるクラウドサービスは、取引先や製造現場、倉庫などの物流現場でも活用できます。入出荷状況を可視化して情報を共有することで、効率的な出入庫の実現が可能です。
また、商品・サービスの種類や納品時期、配送場所などを適切に管理することで、誤集荷・遅延などのトラブルを防止できます。
クラウドの活用で業務効率化、テレワークの実現が可能
クラウドの活用により、企業における保守運用の負荷低減や生産性の向上、テレワークの実現などの効果が期待できます。
受発注や在庫管理業務の効率化には『TS-BASE 受発注』の活用も有効です。全国に100拠点の営業所を持つ住宅設備メーカーさまでは、TS-BASE 受発注の導入により、年間10％強のコスト削減を実現しました。
物流拠点からのデータ集約、出荷依頼、在庫管理、出荷連絡までをワンストップで対応することで、コストの削減や業務負担の軽減を実現しています。さらに、⽋品率が低下したことで、販売機会の向上にもつながりました。
また、TS-BASE 受発注はSaaSでありながらカスタマイズが可能です。さまざまな現場の課題や業務内容に応じて柔軟に対応できます。
「受発注業務の効率化を図りたい」「クラウドシステムを活用したい」とお考えの方は、TS-BASE 受発注の導入をぜひご検討ください。
