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受発注業務に効果的なBPOとシステム活用とは? 主な課題から解決策を解説

受発注業務は企業が利益を確保するために重要な業務の一つです。取引先へ迅速な対応を行い、生産性を向上するためには業務の効率化が求められます。

しかし、電話やFAXを用いて受発注を行っている企業では、人的ミスが発生しやすく、人材リソース不足によって業務負荷がかかっているケースもあります。こうした課題を解決するために、受発注システムの導入や業務の一部を外注するBPOの活用が期待されています。

今回は受発注業務の課題を踏まえ、解決に向けたシステム導入やBPO活用について解説します。


目次[非表示]

  1. 1.電話やFAXによる受発注業務の課題
    1. 1.1.1.人的ミスの発生
    2. 1.2.2.各取引先への異なる対応
    3. 1.3.3.人材リソースの不足
  2. 2.受発注業務を効率化するための解決策
    1. 2.1.受発注業務の外注(BPO)
    2. 2.2.受発注システムの導入
  3. 3.まとめ


電話やFAXによる受発注業務の課題

電話やFAXといったアナログな方法で受発注業務を行っている場合、主に3つの課題が発生します。


1.人的ミスの発生

電話やFAXによる受発注業務では、人的ミスの発生が避けられません。

たとえば、見積書や納品書を人の手で作成している、あるいは基幹システムへ手入力している場合は人的ミスが発生しやすくなります。その結果、誤発注や誤納品、遅延などのトラブルにつながることもあります。

このようなトラブルを防止するためにも、業務体制の見直しやチェックの強化、業務の自動化などが求められます。


2.各取引先への異なる対応

受発注業務では、取引先によって商品や単価、受発注のやり取り方法などが異なるケースがあります。電話やFAXを用いて個別対応するとなれば、取引先が多くなるほど作業が煩雑化してしまうという課題があります。

また、取引先ごとに個別対応することで、業務フローの属人化を招くこともあります。非効率な取引を効率化して属人化を防ぐためには、受発注業務を一元管理して社内で情報共有できる体制が必要です。


3.人材リソースの不足

電話やFAXで受発注を行う場合、取引先とのやり取りに工数を要します。書類の作成や郵送、基幹システムへの転記作業も発生するため、担当者に業務負荷がかかり、人材リソースが不足してしまう課題があります。

業務の生産性を高めて人材リソースを確保するためには、受発注のやり取りを効率化するとともに、コア業務以外の作業負荷を削減することが必要です。



受発注業務を効率化するための解決策

電話やFAXによる煩雑な受発注業務を効率化するには、外注サービスの活用やシステムの導入などの方法があります。

ここでは、受発注業務における課題の解決策とサービスやシステムを活用するメリット・デメリットを紹介します。


受発注業務の外注(BPO)

BPOとは、企業業務の一部を委託できるサービスです。受発注業務の負荷が大きく人材リソースが不足している場合には、業務の一部を外注する選択肢があります。

たとえば、以下のような業務を外注できます。


▼BPOで外注できる業務の例

  • 見積書や請求書の発行
  • 出荷指示
  • 基幹システムへの入力
  • 取引先の問合せ対応


〈メリット〉

見積書作成や基幹システムへの転記など、日々発生する定型業務を外注することにより、コア業務に社内リソースを割けるようになります。

業務負荷を低減して人材リソース不足を解消することが可能です。安定した運営の実現や生産性の向上にもつながります。


〈デメリット〉

外注サービスを利用する場合はその分コストがかかります。また、受発注の業務を分担するためリアルタイムな進捗管理が難しい点もデメリットの一つです。

取引先や商材が頻繁に変更になる場合にそれらへの対応が困難になるケースも考えられます。外注サービスを導入する際は、委託できる業務とそうでない業務を見極めたうえで、自社のリソースやコストを踏まえた検討を行うことが重要です。


受発注システムの導入

煩雑かつ非効率な受発注業務を改善するために、受発注を一元管理できるシステムの導入も有効です。手間のかかる作業を自動化・省人化して業務効率を向上できます。


▼システム導入で可能になる業務の例

  • オンラインでの受発注
  • 受発注内容や納品状況の確認
  • 在庫管理や入出荷管理


〈メリット〉

システム上で受発注や問合せ対応が可能になるため、電話やFAXによるやり取りを効率化できます。

また、受発注データはシステム上で反映されるため、手入力や紙面での管理による人的ミスを防ぐことも可能です。リアルタイムな情報共有により業務の属人化も解消します。

なお、なかには自社の業務体制や課題に応じて機能をカスタマイズできるシステムもあります。自社が抱える受発注業務の課題に合わせて選定しましょう。


〈デメリット〉

システムの導入によって、これまでの受発注フローが大きく変化する場合、業務フローの見直しや社内教育が欠かせません。運用や定着化に向けて工数や人材リソースを確保しなければならない点もデメリットです。

また、取引先にもシステムの導入が必要になるため、許可を得られなければアナログ対応が残る可能性もあります。自社の課題を踏まえつつ、取引先を含めて計画的に導入を進めていくことが重要です。



まとめ

電話やFAXによる受発注は人の手によって行う作業が多く工数がかかるほか、人的ミスも発生しやすくなります。取引先ごとに商品や単価、受発注方法などが異なるため、業務が煩雑化して属人化しているケースも考えられます。

こうした課題を解消して生産性の向上や業務の効率化を目指すには、BPOの活用・受発注システムの導入が有効です。

竹田印刷のWeb受発注システム『TS-BASE』では、オンラインでの受発注により、電話やFAXによる煩雑な業務の効率化を実現します。また、オプションサービスとして以下の受託サービスも提供しています。

  • 物流業務の一部を委託できる物流受託サービス
  • 受発注で発生する事務業務を委託できる事務局受託サービス

受発注・問合せ対応・出荷指示にも対応しているため、業務負荷の低減、人材リソース不足の解消にも役立ちます。

さらに、受発注状況はシステム上でいつでも確認できるため、定期的な報告や確認作業も必要ありません。「人材リソース不足で受発注が煩雑化している」「コア業務に注力して生産性を高めたい」という場合は、TS-BASEや受託サービスの導入をぜひご検討ください。