受注管理では、顧客からの注文受付に加えて、在庫確認や出荷指示といった一連の業務が発生します。

これらの業務にかかる工数は納期や人的コストにも影響を与えるため、できる限り効率よく運用できる体制づくりが大切です。しかし、「効率化を目指しているけど、なかなか実現できていない」「効率化の手法がいまいち思いつかない」など、企業担当者さまのなかで課題を抱えている方も多いのではないでしょうか。

そこでこの記事では、受注管理を効率化する3つの方法と効率化によって期待できるメリットについて解説します。在庫管理等を合わせて効率化したい方はぜひ参考にしてみてください。

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受注管理の効率化を図る3つの方法

受注管理を効率化するには、以下3つのような方法が挙げられます。

1．業務の“見える化”を実施する

1つ目は非効率な業務や不必要な工程がないか把握するために、業務プロセスの見える化を行います。

見える化により、改善が必要な業務を洗い出し、具体的な解決策を検討できるようになります。業務を見える化するステップは、以下の通りです。

▼業務を見える化するステップ

業務の見える化によって明らかになった改善点・問題点を踏まえて、業務フローや人員配置の見直し、ITツール・システムの導入などを検討します。

2．業務の一部を外部に委託する

2つ目は業務の外部委託です。取引先や受注件数が多い場合、電話・FAXで受注業務を行うとなれば、それに対応する人員を確保する必要があります。

電話・FAX対応に時間や労力を要しており、「従業員に負荷がかかっている」「業務遂行が非効率になっている」等のケースでは、受注業務の一部を外部に委託するのも有効です。

▼外部委託・BPOサービス例

• 注文受付・システム処理
• 見積書・請求書の発行
• 在庫・納期確認
• 顧客の問合せ対応
• 出荷手配
• 入庫処理

BPOサービスは企業の業務の一部を代行するサービスです。このBPOサービスを活用することにより、担当者の業務負荷を軽減し、受注に関わる一連の業務効率向上を図れます。

受発注業務で活用できるBPOサービスについては、こちらの記事で詳しく解説しています。

3．ペーパーレス・デジタル化を図る

3つ目は受注管理の効率化に有効といえる業務のペーパーレス・デジタル化です。これらのデジタル化はシステムの導入が有効であり、効率化を図れます。

たとえば、在庫管理をアナログ管理（紙面・Excel等）している場合、受発注管理システムを導入することにより、オンラインでの受注が可能になります。これにより、電話・FAXによる受注工数を削減し、記入・転記ミスも削減できます。

また、受注内容・出荷状況・在庫数などの情報はシステムで一元管理できるため、社内の情報共有や承認プロセスの効率化にも効果的です。

こちらの資料では、この記事で紹介した以外にもたくさんの受発注業務を改善するための手法をグラフ付きで解説しています。あわせてご確認ください。

▼比較チャートでよくわかる　受発注業務の改善手法5選

受注管理を効率化するメリット

業務プロセスの見直しや外部サービスの活用、システムの導入によって受注管理を効率化することで、3つのメリットが期待できます。

1．リードタイムを短縮できる

受注に関わる一連業務を効率化することにより、注文受付から納品までのリードタイムを短縮できます。迅速な商品・サービス提供が可能になるほか、販路拡大による注文数の増加にも対応できるようになります。

また、リードタイムの短縮は、仕入れから納品までの時間・コストの削減にも有効です。過剰在庫を減らすことで、その在庫を管理するための工数やコスト（保管スペースの維持費、棚卸・ピッキングにかかる人件費など）を削減し、生産性向上につながります。

受発注システムを導入したことで、配送までのリードタイムが大幅に短縮された事例はこちらでご確認いただけます。

▼日本メジフィジックスさま 『TS-BASE 受発注』導入事例

2．社内リソースを有効活用できる

受注管理の効率化が実現すると、一つの業務にかかる時間・労力が削減できるようになります。これにより、限られた人材リソースを、生産性改善や業務プロセス改善といったコア業務に充てることが可能です。

また、社内リソースを有効活用し、業務遂行のための人員配置を適正化することで、現場の人手不足解消も期待できます。

3．顧客満足度を向上できる

見積もり提示・注文受付・納期回答といった受注業務を効率化することで、連絡回数を削減し、レスポンスのスピードを早められます。

受注スピードを向上できるため、顧客満足度の向上につながります。受注数のアップやリピーターの獲得効果も期待できます。

TS-BASE 受発注で受注管理を効率化

受注管理にはさまざまな業務があり、顧客・社内との情報伝達も必要です。効率化を図るには、受注業務プロセスや人員配置を見直す、外部リソースを活用する、ペーパーレス・デジタル化を図るといった3つの方法があります。

受注管理を効率化することで、リードタイムを短縮できるほか、社内リソースの有効活用や顧客満足度の向上などの効果が期待できます。また、受注管理の効率化には受発注管理システムの導入が有効です。

『TS-BASE 受発注』は、電話やFAXによる受発注業務をデジタル化し、一元管理できるシステムです。紙ベースの受注管理をペーパーレス化できるため、人手による記入・転記の工数を削減できます。

さらに受注内容・在庫・出荷状況などをリアルタイムに共有することで、スピーディな受注処理・出荷指示を実現できます。

また、TS-BASE 受発注では、受発注管理から物流までの業務を受託するBPOサービスも提供しています。担当者の業務負荷を削減し、効率的な販売・運営をサポートいたします。アナログな受注管理に課題を感じている方は、TS-BASE 受発注の活用を視野に入れてはいかがでしょうか。