「発注書や注文書の管理をラクにしたい」「人的ミスを防いで生産性を高めたい」など、受発注業務の効率化を望む企業は多いのではないでしょうか。

電話・FAX・メールでの受発注業務は、転記・情報処理に作業工数がかかる、人的ミスが発生しやすいなどの課題があります。業務効率が悪くなると、生産性の低下も懸念されます。

受発注業務のミスを防ぎ、効率的に業務を行うためには受発注システムの活用が有効です。

この記事では、受発注業務とは何か、また、受発注システム導入のメリットと注意点、選び方について解説します。

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受発注業務とは

受発注業務とは、注文受付や仕入れ発注を行い、出荷するまでの過程を管理することです。受発注業務を管理するシステムは、“受発注システム”“受発注管理システム”と呼ばれています。

業種によって関係性は異なりますが、受注側・発注側で以下の管理を行うことが一般的です。

▼受注側

• 顧客（企業・消費者）からの注文を受けて、出荷するまでの過程を管理する
• 出荷管理や販売管理も含まれる

▼発注側

• 製造に必要な材料の調達や、消費者に販売する商品を仕入れる際などに、企業に発注して、納品されるまでの過程を管理する

受発注業務の内容

BtoB企業における受発注業務では、顧客から注文を受けたあと、主に以下のような業務を行います。

1．在庫管理

注文を受けたら商品・数量の在庫があるかどうか、生産部門や倉庫管理部門と連携して確認します。在庫がない場合には、倉庫からの在庫補充や、企業への仕入れ発注を行う必要があります。

在庫管理においては、納品先の企業だけでなく、社内での在庫調達予定や仕入先の企業の出荷予定を踏まえたうえで、納期を調整することが重要です。

また、入出荷によって発生した在庫の増減記録や、出荷状況の記録、棚卸しなども在庫管理業務に含まれます。

2．見積書の作成

顧客からの受注内容を基に、見積書を作成します。

見積書には、注文した商品と数量に合った金額を記載します。取引内容や過去の取引実績などの条件によっては、顧客によって異なる金額を算出するケースもあります。

3．受注の処理

見積書の内容で受注が確定した際は、その処理を行います。

受注側の企業は発注側に対して、納品予定日や支払い方法、支払期日などの情報を連絡する必要があります。

発注側については、注文書または発注書を作成して、受注先へと送付します。

4．受注伝票と注文請書の作成

受注が確定して在庫確認ができたあとは、正式に受注したことを確認するための受注伝票と注文請書を作成します。

受注伝票と注文請書は、受注内容を記録して、注文を受領した旨を発注側に報告するための書類です。受注側の企業が作成して、発注側へと送付します。

受発注業務の必要性

受発注業務は多岐にわたります。誤出荷や納期遅延などのトラブルを防ぐためにも、適切に受発注業務を行える体制を構築することが求められます。

受発注業務が大変な理由

受発注業務には、発注書や支払伝票などの帳票作成、顧客への納期案内、倉庫内の在庫管理などさまざまな工程があります。各部署と連携して、受注してから倉庫内の在庫を確認する業務も不可欠です。

これらの工程を手作業で行うとなれば、工数がかかります。また、電話・FAX・メールなどを用いて受発注データを管理する場合、入力ミス・漏れが発生しやすく、社内でのチェック体制を整えるためのリソース確保の問題も生じます。

このような理由で受発注業務が煩雑になるため、業務負荷がかかっている、出荷までのリードタイムが長くなってしまうなどの悩みを持つ企業もあるのではないでしょうか。

受発注業務でよくあるミス

電話・FAX・メールなどのアナログな方法で受発注業務を行っている場合、以下のような人的ミスが発生しやすくなります。

▼アナログな受発注業務で起こりやすい人的ミス

• 注文書や発注書などの紙伝票の紛失
• 電話・FAX・メールで行った受発注情報の転記ミス
• 担当者間での情報共有漏れや間違い

これらのような人的ミスが発生すると、誤受注・発注や納期遅れなどのトラブルを招いてしまうことがあります。業務が煩雑化して非効率になると、企業の生産性の低下にも影響します。

適切かつ効率的に受発注業務を行うためにも、情報を一括管理できる受発注システムの導入が有効です。

受発注業務にミスが起こる原因と対策については、こちらの記事でも解説しています。併せてご覧ください。

受発注システムを活用する5つのメリット

受発注システムを活用することで、工数の削減やミスの防止、顧客満足度の向上など、さまざまなメリットが期待できます。

ここでは、5つのメリットをピックアップして解説します。

なぜ受発注システムを導入するべきなのか詳しく知りたい方は、下記資料もあわせてご覧ください。
▼受発注システム導入に迷うあなたへ データで分かる市場規模と導入へのヒント

1．受発注業務の工数を削減できる

システムの活用によって、オンライン上で受発注を行うことが可能になります。これにより、電話・FAX・メールでのやり取りで生じていた受発注対応やデータの手入力にかかる工数が削減できるメリットがあります。見積書や発注書の確認もオンライン上で完結するため、上司への承認依頼、顧客の捺印などの工数も減らせます。

また、電話が通じなかったときの連絡対応、FAXやメールの内容をExcelに転記するなどの作業も不要になります。受発注業務にかかる工数を削減することで、発注から納品までにかかる工数の短縮につなげられます。

工数削減による業務効率化やコスト削減については、こちらもご確認ください。

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2．人的ミスを削減できる

システムを活用すると、受発注データが自動反映されるため、電話の聞き間違いやFAXの読み間違い、紙伝票の転記漏れなどを削減できるメリットがあります。

紙面上で行う受発注業務と比べて正確性が向上するため、受発注数の間違い・認識の齟齬をなくして、手戻りや納品トラブルを未然に防ぐことが可能です。

また、オンライン上で受発注データを可視化・共有できるため、各部署との連携がスムーズになり、業務の効率化にもつながります。受発注の工程における業務手順が統一化されることで、属人化の解消も期待できます。

受発注業務を電子化するメリットについては、こちらをご確認ください。

3．情報共有が円滑になる

受発注の内容や入出庫状況、在庫などのデータを一元管理して、関係者間の情報共有を円滑化できることもメリットの一つです。

在庫数や受発注状況をリアルタイムで共有することで、過不足のない適切な受発注が可能になり、欠品による販促機会ロスを防止できます。

受発注業務の一元管理については、こちらの記事で解説しています。

4．顧客満足度向上につながる

システムの活用によって、受発注業務の工数を削減することで、納品までにかかる工数を短縮できます。

また、オンライン上で顧客情報や進捗状況を共有すれば、問合せ・クレームに対しても速やかに対応することが可能です。このように、スピーディーな納品や迅速な問合せ対応が可能になることで、顧客満足度の向上につながります。

5．適切な人員配置が可能になる

受発注業務の工程を可視化することで、適切な人員配置が実現します。

「どの部署に負担がかかっているか」「人員が余剰している業務はあるのか」などの状況を把握することで、負担の大きい業務に人員を充てる配置転換も検討できます。その結果、業務効率の向上や人件費の最適化にもつながります。

このように、受発注システムにはさまざまなメリットがありますが、システムによって適した業種、機能などが異なります。自社の運営体制や課題に合わせて選定することが重要です。

受発注システムの選び方

受発注システムにはさまざまな種類があるため、自社に合ったものを選ぶ必要があります。ここでは、受発注システムの選び方について解説します。

業界・業種の導入実績

自社の業界・業種での導入実績が豊富なシステムを選ぶことが重要です。

受発注システムのなかには、業界・業種に特化したものがあるほか、システムによって備わっている機能が異なります。

同じ業界や同業種で導入実績がある受発注システムを選ぶことで、導入後における機能のミスマッチを防ぎやすくなります。

カスタマイズ性

自社に合ったカスタマイズができる受発注システムを選ぶこともポイントです。

カスタマイズ性の高い受発注システムを選ぶことで、自社の業務体制やフロー、商材、顧客などに合わせて仕様・機能を変更できます。

また、導入後に業務体制が変更になった際も柔軟な調整が可能となるため、事業拡大や新事業の展開に役立てられます。

業務改善に役立つ資料については、こちらからダウンロードしていただけます。

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他種システムとの連携

他種システムと連携ができるか、また、連携できるシステムの種類などについて確認しておくことも重要です。

受発注システムは、顧客も利用することになるため、システムの互換性がなければ業務を実行できません。

また、社内の営業管理や販売管理、財務管理などのシステムと連携できれば、部署間のデータ連携がスムーズとなり、業務効率化につながります。

受発注システムを選ぶポイントについては、こちらでも詳しく解説しています。

受発注業務の効率化に貢献する『TS-BASE 受発注』

受発注システムの『TS-BASE 受発注』は、BtoBに特化した受発注プラットフォームです。受発注から納品、在庫管理などのさまざまな業務を一括管理して、煩雑化しやすい受発注業務を効率化できます。

紙面上の受注管理では、担当者のデータ管理や伝達に漏れがあった場合、社内での情報共有ができません。TS-BASE 受発注の“注文・出荷状況”機能では、注文サイトをとおして受注したすべての注文の詳細や出荷状況を確認することが可能です。

また、処理状況や注文者で絞って検索したり、“注文・出荷状況”をデータとして出力したりすることも可能です。社内報告書の作成に活用すれば、受注管理にかかる工数の削減にもつながります。

そのほかにも、受発注データの自動反映や、有償オプションによる見積書生成の自動化、人的ミスの削減、属人化の解消などに役立つ機能がそろっています。

多くのメリットが得られる受発注システム

受発注業務には、顧客とのやり取りから伝票の作成、社内での情報共有など、さまざまな作業が発生します。

受発注システムを活用することにより、受発注業務の工数削減や情報共有の円滑化、人的ミスの削減など、さまざまなメリットが期待できます。また、作業ミスや手戻りが減り、スピーディーな納品が可能になることで、顧客満足度の向上にもつながります。

「受発注業務を効率化したい」「アナログな業務から脱却したい」などの課題を抱えている企業さまは、『TS-BASE 受発注』の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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