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受発注管理業務を効率化! システムを活用する5つのメリット

「発注書や注文書などの管理をラクにしたい」「人的ミスを防いで生産性を高めたい」など、受発注業務の効率化を望む企業は多いのではないでしょうか。


電話やFAX、メールなどでの受発注業務は転記や情報処理などに作業工数がかかるほか、人的ミスが発生しやすいといった課題があります。作業効率が悪くなると、生産性の低下も懸念されます。


受発注ミスや在庫管理ミスを防ぎ、効率的に業務を行うためには受発注管理システムの活用が有効です。この記事では受発注管理システムの必要性をはじめ、活用によって得られるメリットについて紹介します。


目次[非表示]

  1. 1.受発注管理システムの必要性
  2. 2.受発注管理システムを活用する5つのメリット
    1. 2.1.1.受発注業務の工数を削減できる
    2. 2.2.2.人的ミスを削減できる
    3. 2.3.3.情報共有が円滑化する
    4. 2.4.4.顧客満足度向上につながる
    5. 2.5.5.適切な人員配置が可能になる
  3. 3.受発注管理の効率化に貢献する『TS-BASE』
  4. 4.まとめ


受発注管理システムの必要性

受発注業務のミスを防ぎ、効率化を図るために有効な方法の一つに受発注管理システムの導入があります。


受発注業務には、発注書や支払伝票などの帳票作成、取引先への納期案内、倉庫内の在庫管理などさまざまなプロセスがあります。受注を受けてから倉庫内の在庫を確認するといった各部署との連携も不可欠です。


これらの各工程を手作業で行うとなれば、時間と労力がかかります。また、電話やFAX、メールなどを用いて受発注データを管理する場合、次のような人的ミスが発生しやすくなります。


▼アナログ管理で起こりやすい人的ミス

  • 注文書や発注書などの紙伝票の紛失
  • 電話やFAXで行った受発注情報の転記ミス
  • 担当者間での情報共有漏れや間違い


これらのような人的ミスが発生すると、誤発注や納期遅れなどの大きなトラブルを招いてしまうことがあります。業務が煩雑化して非効率になると、企業の生産性の低下にも影響します。適切かつ効率的に受発注業務を行うためにも、情報を一括管理できる受発注管理システムの導入が有効です。



受発注管理システムを活用する5つのメリット

受発注管理システムを活用することで工数の削減やミスの防止、顧客満足度の向上など、さまざまなメリットが期待できます。ここでは、5つのメリットをピックアップして解説します。


1.受発注業務の工数を削減できる

システム活用により、電話やFAXでのやりと取りが減り、Web上での受発注が可能です。それらにより、受発注対応やデータの手入力にかかる時間や工数を削減できるメリットがあります。見積書や発注書の確認もWeb上で完結するため、上司への承認依頼や取引先の捺印などの工数も減らせます。


また、電話が通じなかったときの連絡対応、FAXやメールの内容をExcelに転記するといった手間も省けます。工数削減により、発注から納品までにかかる時間の短縮につなげることが可能です。


2.人的ミスを削減できる

受発注データがシステム上に自動反映されるシステムの活用には、電話の聞き間違いやFAXの読み間違い、紙伝票の転記ミスなどを削減できるメリットがあります。


紙ベースで行う受発注の管理と比べて正確性が向上するため、数値のズレや認識の齟齬をなくし、作業のやり直し手戻りや納品トラブルを未然に防ぐことが可能です。


また、数値やデータ共有の円滑化によって各部署との連携がスムーズになり、業務の効率化にもつなげられます。ほかにもシステムを活用することによって、業務手順が統一化され、業務の属人化も解消できます。


3.情報共有が円滑化する

受発注内容や入出庫状況、在庫などのデータを一元管理して情報共有を円滑化できます。


在庫数や受発注状況をリアルタイムで共有することで、過不足のない適切な受発注が可能になり、欠品による販促機会ロスの防止にも有効です。


4.顧客満足度向上につながる

システムの活用により、納品までにかかる時間を短縮し、顧客満足度の向上も期待できます。


システム上で顧客情報や進捗状況を共有すれば、問合せやクレームに対してもスピーディに現状を確認して返答できます。ミスや漏れのない処理、迅速な対応が可能になることで顧客の満足度向上につながります。


5.適切な人員配置が可能になる

受発注業務の各プロセスを可視化することで適切な人員配置が実現します。


「どの部署に負担がかかっているか」「人員が余剰している業務はあるのか」といった状況を把握できるため、負担の大きい業務に人員を当てるといった配置転換も検討できます。結果として業務効率化や人件費の最適化にもつながります。



受発注管理の効率化に貢献する『TS-BASE』

受発注管理システムの『TS-BASE』は、BtoBに特化した受発注プラットフォームです。受発注から納品、在庫管理などのさまざまな業務を一括管理し、煩雑化しやすい受発注管理を効率化できます。


紙ベースの受注管理では、担当者のデータ管理や伝達に漏れが合った場合、社内での情報共有ができません。TS-BASEの“注文・出荷状況”機能では、注文サイトを通して受注した全ての注文の詳細や出荷状況を確認することができます。処理状況や注文者で絞って検索することや“注文・出荷状況”をデータとして出力することも可能。社内報告書の作成に活用すれば、受注管理にかかる工数の削減にもつながります。


そのほか、受発注データの自動反映や一元管理など、人的ミスの削減や属人化の解消などに役立つ機能がそろっています。



まとめ

受発注業務には顧客とのやりとりから伝票の作成、社内での情報共有など、さまざまな作業が発生します。それぞれの作業を個別で行うことで受発注処理に手間と時間がかかりやすいのが課題です。


受発注管理システムの活用により、受発注業務の工数削減や情報共有の円滑化、人的ミスの削減など、さまざまなメリットを得られます。また、作業のミスややり直しが減ることで顧客満足度の向上や人件費の最適化につなげることも可能です。


「受発注管理に手間や時間がかかっている」「受発注ミスや作業の属人化が発生している」などの課題を抱えている場合は、TS-BASEの導入を検討してみてはいかがでしょうか。