全国のさまざまな企業でテレワークが導入されるなか、紙ベースの働き方を見直す動きも見られます。たとえば、政府省庁においても公文書の電子化によって業務をデジタル化し、業務効率化を狙うといったペーパーレス化が推進されています。

企業の受発注業務においてペーパーレス化を進めるためには、従来の紙ベースの受発注管理から、どのように電子化を進めればよいのでしょうか。

今回は受発注処理にFAXを使用する際の課題を踏まえ、受発注業務を電子化するメリット、実現するための具体的な方法についてご紹介します。

出典：総務省『テレワーク、ペーパーレス化の取組状況』『令和2年版 情報通信白書』

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目指せ効率化！アナログな受発注業務の負担解決法

アナログな受発注業務の実施と管理における主な課題

紙の注文書やFAXを使用する、あるいは電話対応後に手書きのメモを受注管理表に転記するといったアナログ方法で行う受発注業務においては、受発注処理や確認作業などで直面しやすい課題があります。

受発注処理に手間・時間がかかる

紙ベースで受発注業務を実施しており、FAXで受け取った見積書や発注書の仕分け、情報の転記など、「受発注処理だけで手間・時間がかかる」とお悩みの方もいるのではないでしょうか。

FAXに記載された文字がかすれていたり、印刷がぼやけたりして情報を読み取れず、取引先へ電話での確認作業が必要になるケースもあります。FAXを使用する場合は電話機からの送信作業だけでなく、担当者が受信機まで注文書を取りに行くことにも労力がかかります。

また、受注数が増えるほどFAXを使った処理が増え、仮に何百枚単位の対応が必要になった場合には受け取りから仕分け、転記と作業が煩雑化しやすく、受発注処理だけで長時間拘束されてしまうこともあります。

さらに、メイン業務と受発注業務を兼務しているという企業では、受発注処理の負担が増えることでそのほかの業務が圧迫してしまうといった課題にもつながります。

読み間違い・確認漏れが起こりやすい

手書きの文書をExcelに転記する、または社内での引き継ぎに手書きのメモを使用する場合など、読み間違えが発生することがあります。とくに、紙を見ながら基幹システムやExcelなどに情報を入力するシーンにおいては、手入力による打ち間違いが発生しやすいことが課題です。

また、顧客から受け取ったFAXや管理表が紛れてしまった場合は、確認漏れや処理漏れが発生することもあります。これらのミスは、返送や再発注などのリカバリー対応につながるほか、生産性の低下を招くことも懸念されます。

受発注業務で発生しやすいその他のミスについては、こちらもご覧ください。

受発注業務のミスが起こる原因とその対策

データの保管・管理と照合が煩雑化しやすい

FAXや管理表などの紙ベースでやりとりする際は、見積書や注文書などの書類を正しく保管する必要があります。しかし、この作業を手作業で行うとなれば、取引先ごとにファイリングするという書類の整理だけでも一苦労です。

また、保管場所の確保、書類の処分やセキュリティ管理も行わなければなりません。管理する書類が増えれば、保管期間別や使用頻度別など、種類別に整理して管理する際にさらに手間と時間がかかります。

問合せがあったときに、必要なデータを照合するまでに時間がかかる点も紙ベースで受発注業務を行うデメリットの一つです。

業務の処理方法が限定されてしまう

社内に設置された電話やFAXを使用して受発注処理を行う場合、出社しなければ受発注業務を進められません。

同様に、取引先の情報や受発注状況などを紙ベースで管理している場合も、自宅や外出先からの確認ができないため、会社にいなければ承認や捺印、問合せ対応などができなくなります。

このように受発注処理を行う手段が会社内に限定されてしまうと、働き方改革やコロナ禍によるテレワーク推進の妨げになります。

受注業務をテレワークで行うためのポイントはこちらで解説しています。

受注業務を在宅で対応するためのソリューション

受発注業務を電子化する5つのメリット

紙ベースで行う受発業務の課題を解消するには、受発注業務の電子化が有効です。やりとりを電子化することで、以下のようなメリットが得られます。

1．受発注処理の手間・工数の削減

システム上で受発注が完結するため、処理や転記にかかる手間や工数を削減できるというメリットがあります。

電話やFAXでの送受信が不要になることで、席を移動して受発注確認を行う、時間をとられやすい電話でのやりとりといった対応を減らすことも可能です。受発注処理にかかる手間や工数の削減により業務効率の向上につながります。

2．人的ミスの低減

受発注業務を電子化した場合、受発注情報が自動でデータ化されるため、読み間違いや入力間違いなどを低減できるというメリットがあります。

FAXや管理表に手書きで情報を記載しなくてよいため、数字の読み間違いや型番間違いによるトラブルの防止にもつながります。また、送受信したFAX原稿の紛失や誤廃棄をなくし、情報が誤って処理されるのを防ぐことができます。

3．ペーパーレス化によるコスト削減

紙ベースでのやりとり・管理が不要になるため、印刷にかかるコストやFAXの送受信にかかる通信費を削減できます。見積書や伝票などの書類をペーパーレス化することで、保管コストの削減も可能です。

さらに、ファイリングや書類の整理、処分などの付随業務がなくなることで人的コストを削減できるといったメリットもあります。書類の廃棄忘れ、置き忘れによる情報漏えいも未然に防ぐことができます。

4．情報検索や問合せ対応がスムーズ

受発注の情報をデータとして保存・管理することで、検索性能を向上できる点もメリットの一つです。

受発注業務を電子化すれば、情報が散在しやすい紙ベースの管理とは異なり、必要な情報を検索してすぐに取り出せます。これにより、社内確認や顧客からの問合せにも速やかな対応が可能です。スピーディな対応やフォローにより、顧客満足度の向上にもつながります。

5．柔軟な働き方ができる

システム上での受発注が可能になることで、テレワークやリモートワークといった柔軟な働き方を実現できるようになります。

電子化により、会社の電話機からFAXを送受信したり、社内の保管場所から書類を取り出して確認したりといった対応が不要です。インターネット環境があれば場所や時間に縛られることなく、システム上で受発注業務のやりとりが可能です。

受発注業務を電子化する方法

受発注業務を電子化するには、主に2つの方法が挙げられます。

クラウド型FAX受信サービス

クラウド型FAX受信サービスとは、FAX機に専用アダプタを取り付けて受信データをクラウド上で管理できるサービスです。FAX番号を変えることなく、Webを通じてFAX内容を確認できます。

受発注管理システム

受発注管理システムとは、受発注に関わるさまざまな業務を一元管理できるシステムです。電話やFAX、メールでの受発注業務をデジタル化して、システム上でやりとりを完結できるのが特徴です。

人手による処理を削減できるだけでなく、在庫状況や出荷状況などの進捗を可視化できるため、リアルタイムな受発注管理を実現できます。人的ミスを防止できるだけでなく、アナログな受発注業務で発生しやすい手間や労力を削減できるシステムです。

受発注管理システムについて知りたいという方は、こちらの記事もご覧ください。

Webの受発注システムの選び方とコストの目安

『TS-BASE 受発注』で受発注業務の電子化を実現

『TS-BASE 受発注』は、受発注業務を電子化、一元管理することで業務効率化できる受発注管理システムです。

TS-BASE 受発注を活用することで、受発注から納品までの業務を自動化し、手入力や管理表への転記などの作業をなくすことができます。また、受発注データをシステム内に蓄積できるため、取引先とのやりとりがスムーズになるほか、過去の履歴を検索する、出荷状況を分析するといった対応も可能です。

さらに、システム上で管理できることにより、社内外に関係なく業務を遂行できます。紙ベースでの受発注業務に限界を感じている企業はTS-BASE 受発注の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

FAXでの受注業務を、TS-BASE 受発注の導入で改善した企業様の事例については、こちらで詳しく解説しています。

電子化へのシフトで煩雑な受発注業務を改善

FAXや管理表によるアナログな受発注管理では、手書きデータの入力間違いや読み間違いなどの人的ミスが発生しやすい、データの照合に時間がかかるなどの課題があります。

煩雑化しやすい非効率な作業を改善し、スムーズに受発注業務を遂行するためには、紙ベースから電子化へのシフトが有効です。クラウド型FAX受信サービスや受発注管理システムなど、自社に合った方法で電子化を検討してみてはいかがでしょうか。

受発注業務の自動化、ミスの削減などによって業務の効率化や生産性の向上を目指す企業の担当者さまは、ぜひTS-BASE 受発注の活用をご検討ください。