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受発注業務を一元管理する方法とそのメリット・デメリット

BtoBの受発注業務は、受発注の処理や在庫数の確認、出荷対応などと多岐にわたります。


受発注情報や在庫数をはじめ、受発注業務にかかる情報の管理を個別に行っている場合、「情報が散在して作業が複雑化する」「対応が属人化して連携が取りづらい」などの問題が起こることがあります。


効率的な受発注業務を実現するには、散在した情報や業務をまとめて管理することがポイントです。本記事では、BtoBの受発注業務を一元管理する方法とそのメリット・デメリットについて解説します。


目次[非表示]

  1. 1.一元管理とは
  2. 2.受発注業務を一元管理する方法
  3. 3.BtoBの受発注業務で一元管理できること
  4. 4.受発注業務を一元管理する4つのメリット
    1. 4.1.1.作業効率を向上できる
    2. 4.2.2.コストを削減できる
    3. 4.3.3.人的ミスを防止できる
    4. 4.4.4.売り上げ向上のための分析が可能
  5. 5.受発注業務を一元管理する2つのデメリット
    1. 5.1.1.慣れるまでに時間がかかることがある
    2. 5.2.2.導入や運用にコストがかかる
  6. 6.受発注業務の一元管理には『TS-BASE』がおすすめ
  7. 7.まとめ


一元管理とは

一元管理とは、ヒトやモノ、情報、お金などの経営資源を1ヶ所に集約して管理することです。

個別に管理していたものをひとまとめにして管理することで、情報の管理や照合などにかかる時間を短縮し、業務の効率化につなげられます。


BtoBの受発注業務における一元管理では、取引先情報や在庫情報、出荷状況のデータをまとめて管理することを意味します。



受発注業務を一元管理する方法

受発注業務を一元管理するには、受発注にかかわる情報・業務をまとめて管理できるシステムの活用が適しています。


BtoBの業務においては、電話やFAXなどを使った受発注業務をデジタル化し、クラウド上で一括して管理できるシステムがおすすめ。取引先ごとに異なる受発注データをシステム内にまとめることで、リアルタイムな進捗状況や過去の履歴などの社内共有が可能です。



BtoBの受発注業務で一元管理できること

BtoBで受発注業務の一元管理を行う場合、まとめて管理できる範囲として主に以下が挙げられます。


▼取引先の情報

誰がいつ発注・受注したのかという基本的な情報を管理します。

取引先によって商品の種類や個数などが異なる場合でも個々の情報を把握できるようになります。


▼受発注の進捗管理

商品の入出荷状況や在庫数などを管理します。

たとえば、システムによっては“未処理”・“見積り中”・“出荷準備中”・“出荷済み”・“取消”のようにステータス別に進捗状況を可視化できます。受発注による商品の動きをリアルタイムで把握できるだけでなく、処理の自動化も可能です。


▼商品情報

商品の販売金額や単価などの基本的な情報を管理します。

受発注時に必要な商品情報を把握でき、価格変更やセール価格などの一括編集が可能です。また、商品や在庫ごとに使用期限を設定できる場合、期限を越えた商品は受発注しないという対応もできます。


▼受発注データの分析

受発注データを蓄積し、あらゆる視点から分析を実施します。

商品別の売り上げ率や在庫差異などを分析して受発注体制の見直しや対策に役立てることが可能です。


さらに、取得したデータを基に商品在庫を最適化し、保管コストを抑えることもできます。



受発注業務を一元管理する4つのメリット

受発注業務を一元管理することで、以下のようなメリットが挙げられます。


1.作業効率を向上できる

アナログな受発注管理にかかっていた手間や労力の削減により、作業効率の改善が期待できます。


基幹システムやExcelへの転記、社内での引き継ぎ作業をはじめ、個別に対応していた受発注業務の手間・時間を削減できます。散在していた情報を1ヶ所に集約できるため、検索性が向上し、情報を探す、入力するといった手間も省けます。


2.コストを削減できる

一元管理によって受発注の業務フローを効率化することにより、各業務にかかっていた人的コストの削減につながります。


▼コスト削減例

  • 電話やFAXでのやりとり
  • 基幹システムへの転記
  • 各部署への情報伝達
  • 受発注の承認、捺印


受発注に直接関わる業務のほかに、データ集計や情報伝達などの作業を削減・簡素化し、ペーパーレス化によるコスト削減効果も期待できます。


3.人的ミスを防止できる

アナログな受発注業務で起こりやすい転記漏れ、入力間違いなどの人的ミスを防止できます。


また、受発注の情報を1ヶ所にまとめることで、各部署との情報共有がスムーズになり、引き継ぎミスを避けられます。発注漏れや遅延、欠品など納品トラブルの回避にも有効です。


4.売り上げ向上のための分析が可能

一元管理により、入出荷状況や在庫数など各業務のデータを手動で集約する必要がありません。受発注にまつわるデータを統一し、リアルタイムに分析できることもメリットの一つです。


蓄積したデータをもとにした需要の予測も行えるため、販促機会のロスを回避することも可能です。スピーディなデータ活用により、販売計画や経営の意思決定に役立てられます。


受発注業務を一元管理する2つのデメリット

一元管理には、業務効率化やコスト削減などのメリットがある一方で、注意しておきたいデメリットもあります。


1.慣れるまでに時間がかかることがある

受発注業務を一元管理することにより、電話やFAXを使ったアナログ手法からデジタル手法へ業務フローが大きく変わります。導入から間もないうちは、現場が混乱してしまうことも考えられます。


導入前には、システムの操作方法をレクチャーする業務マニュアルを作成や取引先に承諾を得ておくことも必要です。


システムのなかには、導入後の業務支援サポートを実施している事業者もあります。従業員への教育や運用体制の構築に不安を感じる場合は、各種サポートが充実しているシステムを選択することがおすすめです。


2.導入や運用にコストがかかる

一元管理システムの導入には、初期費用や運用コストがかかります。


とくに、これまで電話やFAXを使って受発注業務を行っていた場合は社内のインフラ構築も不可欠です。システムによっても異なりますが、運用には一定のランニングコストがかかることも考慮しなければなりません。


しかし、システム活用による受発注業務の効率化、人的コストの削減などが期待できるため、トータルで見れば現在よりコストを抑えられることもあります。自社の現状とコストを踏まえたうえで、導入を検討することが重要です。



受発注業務の一元管理には『TS-BASE』がおすすめ

TS-BASE』は、受発注に関わる業務をまとめて管理できるBtoB向けの受発注プラットフォームです。“倉庫管理システム”・“受注するための注文サイト”・“全体管理の管理システム”がすべて連動した仕組みになっているため、一元管理の実現に活用できます。複数のシステム会社と契約することなく、TS-BASEとの契約のみですべてのシステムの活用が可能です。


受発注処理や在庫確認をはじめ、それぞれの工程や状況を可視化しWeb上で対応できます。Excelへの転記作業や書類の仕分けも不要になるため、人的ミスの防止や納品トラブルの回避にもつながります。


さらに、自社の物流センターでTS-BASEを用いた発注業務をしているため、倉庫業務全般のノウハウが蓄積されています。「どうしてもアナログ対応が残ってしまう」「コストや社内体制などの事情により一元化が難しい」といった企業は、TS-BASEへご相談ください。



まとめ

受発注業務で発生する情報の管理や引き継ぎなどの作業をすべて手作業で行う場合、情報が散在しやすく業務が複雑化しやすいという課題があります。


BtoBの受発注業務に一元管理を行うシステムを取り入れることにより、出荷状況や在庫の確認などをリアルタイムで行い業務の効率化を実現できます。


TS-BASEでは、一元管理の実現に向けて業務設計の段階からサポートを実施。企業の課題に応じて機能のカスタマイズや必要機能のご相談も承っています。BtoBにおける受発注業務に課題を抱えている企業の担当者さまは、TS-BASEの活用を検討してみてはいかがでしょうか。