配送リードタイムとは、商品の受注があってから納品までにかかる期間を指します。顧客満足度の向上を実現するには、配送リードタイムの短縮が重要なポイントです。

しかし、受注・出荷指示などの業務を電話・FAX・表計算ソフトなどで行っている場合、情報共有の遅れや人的ミスなどによって配送リードタイムの延長につながるケースも少なくありません。

受発注業務や倉庫管理の担当者のなかには、「配送リードタイムを短縮するためにどのようにフローを見直せばよいか」「何か役立つシステムはないか」と改善策を模索している方もいるのではないでしょうか。

この記事では、配送リードタイムを短縮する具体的な方法やメリット、役立つシステムについて解説します。

なお、配送リードタイムを含めたリードタイムの種類や計算方法はこちらの記事で解説しています。併せてご確認ください。

配送リードタイムにおける課題

電話やFAX、表計算ソフトなどで受発注業務を行っている場合、次のような課題によって配送リードタイムの延長を招きやすくなります。

▼配送リードタイムにおける課題

• 受注内容の聞き間違いや記入ミスが起こりやすく、社内確認・修正のために手戻りが発生する
• 受注担当者が正確な在庫数を把握できておらず、受注後に在庫ロスが発覚してしまう
• 受注後に表計算ソフトに転記する必要があり、倉庫部門への出荷指示にタイムラグが生じる

配送リードタイムが長くなると、担当者の業務工数が増加するほか、納期の遅延につながる可能性があります。納期の遅延が生じれば、販売機会を逃して損失を招いたり、顧客満足度が低下したりするおそれもあるため、配送リードタイムの短縮に向けた体制の改善が求められます。

また、販促物の欠品や過剰在庫など、管理不足で課題を抱えている担当者さまは、こちらの資料もぜひご活用ください。

▼販促物の管理、できていますか？管理不足が招く問題と解決策の教科書

配送リードタイムを短縮する方法

配送リードタイムを短縮するには、受注から出荷に至るまでの業務フローや作業方法を見直して効率化を図ることが重要です。ここからは配送リードタイムを短縮する具体的な方法について解説します。

受注方法・フォーマットを統一する

取引先とのやり取りの回数を減らして、出荷指示までのフローを短縮するために、受注方法・フォーマットを統一する方法があります。

取引先によって受注方法が異なる場合、電話・FAX・メールなど複数の対応が必要です。その結果、担当者の負担につながるほか、注文の確認漏れが起こりやすくなります。また、注文書のフォーマットが統一されていない場合、受注の際に一つひとつ注文内容や価格を参照する必要があり、表計算ソフトへの入力にも時間がかかります。

受注の窓口を一つに絞って注文書のフォーマットを統一することで、必要事項の入力がスムーズになり、業務効率化につながります。さらに、受注データの入力方法・内容などのルールを定めておけば、社内で情報共有を行いやすくなります。

倉庫管理の方法を見直す

配送リードタイムを短縮するには、在庫確認や出荷作業などの倉庫管理における業務を見直して、効率化を図ることも重要です。

効率化を図る方法には、以下が挙げられます。

▼倉庫内業務の効率化の例

• 在庫管理の手順・方法を統一して、正確な在庫数を把握できるようにする
• 受注ごとに実在庫数や有効在庫数などの在庫ステータスを更新する
• 出荷頻度に合わせて商品の保管場所を整理し、ピッキング作業を行いやすくする

倉庫内業務の効率化を図ることで、出荷までのスピードが速まり、配送リードタイムの短縮につながります。

システム・ロボットで自動化を図る

受注業務や倉庫内作業の効率化を図り、配送リードタイムを短縮するには、システム・ロボットを活用して人の手による作業を自動化する方法も有効です。

受発注処理・出荷指示・在庫管理などのフローをデジタル化できるシステムを活用することで、電話・FAX・メールの対応や表計算ソフトへの転記作業を削減できます。これまで人の手で行ってきた業務を自動化・標準化できるため、作業効率の向上や人的ミスの削減につながります。

倉庫内業務の自動化に有効なシステム・ロボットには、以下が挙げられます。

▼倉庫内業務の自動化に有効なシステム・ロボット

受注や在庫に関するデータを一元管理できるシステムであれば、受注部門と倉庫部門の連携もスムーズになり、出荷までのスピード向上を図ることが可能です。

配送リードタイムを短縮するメリット

配送リードタイムを短縮すると、以下のようなメリットがあります。

▼メリット

• 受注機会の損失を防げる
• 市場の変化に柔軟に対応できる
• 在庫管理コストを削減できる

配送リードタイムを短縮して迅速に納品対応ができるようになると、受注機会の損失を防止できます。これにより、売上アップや顧客満足度の向上につながると期待できます。

また、在庫を余分に確保しておく必要がなくなるため、在庫管理にかかるコストを削減できることもメリットの一つです。

こちらでは、『TS-BASE 受発注』を導入して配送リードタイムが短縮された事例を掲載しています。併せてご覧ください。

▼【導入事例】エクセル業務を「TS-BASE 受発注」でシステム化して得た効果

受発注システム『TS-BASE 受発注』で配送リードタイムの短縮に貢献！

配送リードタイムの短縮には、システムの活用が有効です。『TS-BASE 受発注』は、受発注業務をデジタル化して一元管理できる受発注システムです。

電話・FAX・メールによる取引先との複数回のやり取りや、表計算ソフトへの転記作業などを削減することで、業務効率が高まり、配送リードタイムを短縮できます。また、注文単位ごとに配送リードタイムを加味した着日を指定できる機能が備わっているため、配送リードタイムを手動で調整する必要もありません。

そのほか、受発注システムとWMS（Warehouse Management System：倉庫管理システム）が一体化しているため、在庫・出荷状況をリアルタイムで確認できるようになり、受注から出荷指示までのタイムラグを削減することが可能です。

アナログな受発注業務で配送リードタイムの延長やトラブルの発生に悩んでいる企業さまは、TS-BASE 受発注で受発注フローの改善を図ってはいかがでしょうか。