在庫管理表テンプレートから学ぶ「３つの在庫管理の基本」
入出庫を伴う在庫管理の基本が分かる【無料】エクセル在庫管理表テンプレートを、受発注システム「TS-BASE 受発注」がご提供！多くの企業が活用する在庫管理システムのノウハウを反映したこの「エクセル関数入り在庫管理表」を活用すれば、日々の入出庫管理や棚卸しに関する課題解決の糸口が発見できるでしょう。
この記事では、無料ダウンロードできる在庫管理表テンプレートの使い方と、３つの在庫管理の基本的な考え方をご説明いたします。
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目次[非表示]
最も大切な１つの概念を知れる「在庫管理表テンプレート」
注釈：無料「在庫管理表テンプレート」エクセルの全体像。
これが、この記事内で無料ダウンロードできる「在庫管理表テンプレート」の全貌です。このテンプレートは、多くの企業から好評いただいている「受発注システム TS-BASE 受発注」内の在庫管理部分で、最も基本的で大切な仕組みをエクセル化したものです。エクセル関数入りの３つのシートを使い分けて、簡単に在庫管理が行えるようになっています。
在庫管理システムを提供するTS-BASE 受発注では、在庫管理を円滑するために大切にしている基本概念があります。それは、「日々の入出庫数を正確に知って履歴を残すこと」です。
お客さまの課題と向き合い、加えて自社倉庫で物流サービスも提供するTS-BASEでは、どんな課題でも、元をたどると「日々、どれくらい入って（入庫）どれくらい出る（出庫）のかを知っているのが、いかに重要であるか」を痛感するケースが多々ありました。
企業ごとの入出庫頻度はさまざまだとは思いますが、月間出庫件数が5件でも100件でも、この基本的な考え方は変わりません。一つ一つの履歴を正確に記録して残すことで、大体の「知りたい現実を知りたい時に知れる」ようになります。
この無料ダウンロード可能な「在庫管理表テンプレート」は、エクセル関数が自動で現在庫数を集計してくれます。このエクセルテンプレートを使用して、在庫管理の基本を学び、社内運用に取り入れ、課題解決の一手として活用してみてください。
この在庫管理表テンプレートは、こんな課題を抱えるご担当者さまに最適です！
- 在庫管理はノートや紙を使用して手書きで行っている。
- システム化する程ではないが、管理が繁雑化している。
- 商品マスタ数が小～中規模だと思う担当者さま。
- 社内備品や持ち出し品の管理に課題がある。
- エクセル関数入りの在庫管理表が欲しい。
- DX化に興味があって体験してみたい。
- 棚卸しがいっこうに終わらなくて辛い。
企業担当者が陥りやすい「在庫管理業務の３つの課題と解決方法」
在庫管理業務担当者の実例のお悩みを元に、３つの課題解決方法をご紹介します。
――お悩み➀ノートや紙で行っている在庫管理を改善したい
――お悩み②エクセルの在庫管理表がグチャグチャになる・・・
――お悩み③棚卸しが終わらない！在庫差異の原因が不明
それぞれのお悩みに対して紹介する解決方法は、「正しい在庫管理の基本」に沿ったものです。他社も似たような悩みを抱いています。自社の課題と照らし合わせて参考にしてみてください。
お悩み➀ノートや紙で行っている在庫管理を改善したい
このケースで多いのが、「計算違い」「転記ミス」などが要因で差異が出てしまう…などの課題です。この課題に対して今すぐできる解決方法は、「人力作業を少しでも減らすことを考えて実行」することです。
「すぐに変更ができない・・・」という場合は、「当日の入出庫数の合計計算部分をエクセルで行う」「毎月の棚卸データをエクセルで集計する」など、切り離しやすい一部分を試しに移行するだけでも、大きな一歩になります。
この記事で無料提供しているエクセル在庫管理表テンプレートは、一部移行のお試しに有効活用していただけます。自動計算式が組み込まれているので、面倒なフォーマット作りの手間を省略しつつ、「入出庫数を入力すると、自動で現在庫数が表示される」という運用をテストしていただくことが可能です。
この業務に課題を抱えるご担当者さまは、ぜひ一度試してみてください。
お悩み②エクセルの在庫管理表がグチャグチャになる・・・
在庫管理担当者が制作した「オリジナルエクセル在庫管理表」を使用している企業は非常に多いです。このケースでは、先述したヒューマンエラー要因に加えて、「在庫管理方法そのもの」の見直しが必要な場合が多いです。
グチャグチャな在庫管理を整理する解決策の一つを、この在庫管理表を例にお話しします。
この企業（以下、A社）では、商品展開数は少量ながらも、出荷は頻繁に発生するのが特徴です。大体が外回りの営業担当者からの電話連絡を受け、お客さまへ発送する流れで運用されています。
営業担当者からは、「いつもの赤」や「青いやつ」など、独特の言い回しで注文が入ります。それを、注文や在庫管理を行う担当者が「いつものアレね」という形で受注し、滞りなく発送が行われていました。しかし、担当者が休暇に入った時、「いつもの・・・」が突然通用しなくなります。
例えば、「ボーダー靴下」は、先にあった商品を➀、その後に入荷したものを②としていましたが、その意味を知らない人にとっては「どちらが➀なのか」の理解はできません。また、「青いやつ」と言われても、「その人にとっての青」を「緑」だと認識する人もいます。このような「何気ないこと」が原因で、コミュニケーションロスや誤出荷が生まれ、在庫管理にも悪影響が出ていくのです。
このような場合には、共通認識を形成するためにも、「管理コードの設定」を推奨しています。
管理コードとは、在庫管理で永続的に使用する英数字などからなる文字列です。「品番」と同類だと理解していただいても問題はありません。比較的オリジナリティが出にくく、関係者全員の共通語になりやすいのが管理コードを作るメリットです。
A社は、在庫管理表に管理コードを追加しました。コードがあることで、依頼された緑の靴下は「005の商品なのか？」と聞くことができるので、誤出荷対策が可能になりました。そして、仕入れなどの関係で、「同商品だけど分ける必要がある」場合や、既存商品からの派生商品（好評な緑の靴下に大きなサイズを制作してみた）などの場合も、明確な区別をつけることができます。
無料でご提供する「エクセルの在庫管理表テンプレート」で、最初に行う作業は商品マスタ登録です。その際、「管理コード」+「商品名」を入力し、その後は「管理コード」を基準に在庫管理を行うように作られています。商品の種類や分類可能な最小単位ごと（色別やサイズ別など）に管理することは、正しい在庫管理を行う上で重要な基礎部分です。
在庫管理に必要な正しいベースが作られているのかを、しっかり確認してみてください。
お悩み③棚卸しが終わらない！在庫差異の原因が不明
このお悩みも非常に多く聞く内容です。先述した「グチャグチャになる」と共通する点が多い課題ではありますが、在庫数が分からなくなる最も高確率な要因は、「入出庫情報を明細ごとに残していない」ことにあります。
以下の在庫管理表を元にご説明いたします。
A社では管理コードを追加することで、一定の業務改善に成功しましたが、未だに在庫管理表はグチャグチャです。そこで、A社の日々の入出庫業務がどのように行われているのかを見てみます。
10月10日にこのような注文が発生しました。
◆10月10日
【注文内容(出庫)】
TS-BASE-005 緑の靴下 25
TS-BASE-004 ボーダー靴下② 10
TS-BASE-001 赤い靴下 10
A社の在庫管理担当者は、注文商品出荷後に在庫管理表の更新を行いました。
翌10月11日には、このような注文が入りました。
◆10月11日
【注文内容(出庫)】
TS-BASE-005 緑の靴下 10
TS-BASE-004 ボーダー靴下② 10
しかし、11日は在庫管理担当者が体調不良のためお休みでした。そこで、代理の人が代わりに在庫管理表の更新を行いました。
翌日の12日は、元々商品の入庫予定がありました。この日の入出庫はこのような状況でした。
◆10月12日
【注文内容(出庫)】
TS-BASE-004 ボーダー靴下② 10
【入庫】
TS-BASE-005-1 緑の靴下 50
いつもの在庫管理担当者は、12日もお休みです。代理の人は、在庫管理表更新後、入庫した「緑の靴下」を社内の在庫管理棚に置きに向かいます。そこで実際の在庫棚に置いてある在庫数と、エクセルの在庫管理シートの在庫数が異なることに気付きます。
しかし、実際の在庫数と在庫管理表の数字に差異が出ている理由が分からず、途方に暮れてしまいました。
なぜA社はこのような状態になってしまったのでしょうか？
原因は大きく２つあります。
12日に更新された、A社最新の在庫管理表は以下です。
感が鋭い方は既に分かっていたと思います。これが、1つ目の原因。A社は、「エクセル表の『在庫数』の数字部分のみを更新する運用」をしていたのです。
10月10日～12日までの、A社エクセル在庫管理表の更新履歴を時系列で追ってみます。その日に更新した数字を分かりやすく色付けしてみました。
エクセル在庫管理表は毎日更新されていることが分かります。
なぜ実際の在庫数との差異が生まれてしまったのか？
おそらく、ほぼ全員の方が「原因は分からない」と答えると思います。
では、このような形だとどうでしょうか。
「注文（出庫数）と入庫数」の情報を追加しました。この入出庫数と直下のエクセル在庫管理表を見比べていくと・・・、どのタイミングでミスが発生したのかを発見できると思います。
10月11日に受注して出庫した「ボーダー靴下②」と「緑の靴下」に入力ミスがあります。
原因は、いつもは在庫管理に携わらない代理の人が入力を行っていたので、商品名のみを見て処理をしてしまった確認不足によるものでした。
これまでの検証で、２つ目の原因が理解できたと思います。それは、「入出庫明細を残していなかった」ことが、途方に暮れてしまった原因だったのです。
人力が関わる以上、ヒューマンエラーを100％無くすことは不可能です。それを理解し、ミスが発生した際に原因究明とリカバリーができる運用をすることも、正しい在庫管理に必要な要素になります。
以後、A社では、エクセルの在庫管理表に別シートを作り、明細ごとの入出庫管理を記録するようにしました。その後、棚卸し時に在庫数の差異が発生しても、入出庫の履歴を追うことで原因を特定し、訂正作業がスムーズに行えるようになりました。
「グチャグチャの在庫管理表」から脱却し、在庫管理業務の業務改善に成功したのです。
この記事で紹介している、無料のエクセルの在庫管理表テンプレートも、先述した正しい在庫管理方法に沿った運用のベースを作ることが可能です。ぜひ、試しに入力をして体感してみてください。
次項では、この無料在庫管理表テンプレートの使い方をご説明していきます。
「在庫管理表テンプレート」の使い方のご説明
注釈：無料「在庫管理表テンプレート」エクセルを開いた時の画面。シート改良により、文面の変更などが発生する場合はありますが、操作順序は同様となります。
無料「在庫管理表テンプレート」のエクセルを開くと、上記画像のように表示されます（環境により異なる場合あり）。データを開いた時は、自動的に「【使い方】」シートを選択・表示している状態になっています。まずは、「編集を有効にする」をクリックして使用準備をしてください。
在庫管理表テンプレートでは、「➀商品マスタ」「②入出庫履歴」「③在庫一覧表」の３つのシートを使用して、以下の在庫管理業務を行うことが可能です。
- 商品マスタの登録
- 入出庫内容の登録
- 現在庫数の確認
では、それぞれのシートに沿って、使い方をご説明いたします。
在庫管理表テンプレートの使い方「➀商品マスタ」シート
注釈：無料「在庫管理表テンプレート」エクセルの「➀商品マスタ」シート➀開いた時の画面。
無料在庫管理表テンプレートのエクセル内「➀商品マスタ」シートをクリックすると、このような画面が表示されます。向かって右側にそれぞれの項目説明が書いてあるので、一読をおすすめいたします。
在庫管理表テンプレートの「➀商品マスタ」は、商品情報を登録して、「商品マスタ一覧」を作る役割を担うシートです（登録可能商品数は500品番）。「管理コード（品番）」「商品名」などの登録を行い、正しい在庫管理に必須となるベース情報を管理していきます。
この段階で大切なポイントは、「商品管理は、『管理コード（品番）』を基準にする」考えを定着させることです。商品名は似た名称がある一方で、管理コード（品番）は他にはない固有の文字列で構成されています。コードを基準に、補足として商品名を確認する癖をつけると、入出庫時の入力ミス防止などへも有効的です。
注釈：無料「在庫管理表テンプレート」エクセルの「➀商品マスタ」シート②コードセルに文字を入力すると、次の行が自動表示。
管理コードを重要だと意識付ける意味合いも含め、この在庫管理表テンプレートの商品マスタでは、管理コードのセルに文字を入力すると、自動で次の行が表示される仕組みになっています（商品名のみを入力しても、次の行は表示されません）。
それでは、商品マスタ登録を行ってみます。まずは、「管理コード（品番）」と「商品名」を登録します。
注釈：無料「在庫管理表テンプレート」エクセルの「➀商品マスタ」シート③入力例。
次に、「ステータス」と「繰越在庫数」の入力をします。
注釈：無料「在庫管理表テンプレート」エクセルの「➀商品マスタ」シート④ステータス選択と繰越在庫数入力。
ステータスのセルは、ドロップダウンリストから「使用中」or「廃番」を選択します。基本的には「使用中」を選択。「廃番」は、今後の入荷予定が無くなった際などに使用します（詳しくは後述）。
「繰越在庫数」は、このエクセル在庫管理表テンプレート使用開始時に、既にある商品在庫数を入力します（初期在庫数）。担当者によっては「月ごとにエクセルテンプレートを分けよう！」などの方針があると思います。エクセル在庫管理表を新しくする場合は、必ず正しい繰越在庫数を入力するようにしてください。
注釈：無料「在庫管理表テンプレート」エクセルの「➀商品マスタ」シート④ステータス選択と繰越在庫数入力。
在庫している商品の管理コード・商品名・繰越在庫数を入力しました。そして、「TS-BASE-001赤い靴下」のみ「ステータス：使用中」を選択し、その他商品は未選択の状態にしています。その後、「③在庫一覧表」シートをクリックしてみます。
注釈：無料「在庫管理表テンプレート」エクセルの「➀商品マスタ」シート⑤ステータス「使用中」にすると、別シートへ商品情報が表示。
➀商品マスタシートで、「ステータス：使用中」を選択すると、在庫数を表示する「③在庫一覧表」シートに商品マスタ情報が自動反映されます。そして、ステータスを選択していない商品の情報は反映されていないことが分かります。
その他商品も、同様にステータスを選択しました。
注釈：無料「在庫管理表テンプレート」エクセルの「➀商品マスタ」シート⑥ステータス「廃番」にする。
現在、在庫数０の「TS-BASE-005緑の靴下」のみ、ステータスを「廃番」に設定しました。廃番にすると、該当商品部分のみ自動でセルの色がグレーに変更されます。では、「③在庫一覧表」シートではどのように表示されるのでしょうか。
注釈：無料「在庫管理表テンプレート」エクセルの「➀商品マスタ」シート⑦ステータス「廃番」商品は非表示。
ステータスを「廃番」にした「TS-BASE-005緑の靴下」は、③在庫一覧表シートでは非表示になっていることが分かります。「使用中」の商品は、「①商品マスタ」シートで登録した繰越在庫数とともに表示されています。
このように、全商品のマスタの登録・繰越在庫数（初期在庫数）を入力し、必要に応じたステータスを登録して、日々の入出庫と在庫管理に必要なベースを作り上げたら、次は入出庫情報の入力へと移ります。
在庫管理表テンプレートの使い方「②入出庫履歴」シート
注釈：無料「在庫管理表テンプレート」エクセルの「②入出庫履歴」シート➀開いた時の画面。
無料「在庫管理表テンプレートのエクセル「②入出庫履歴」シートをクリックすると、このような画面が表示されます。向かって右側（画像では見切れてしまっています）に、項目説明があります。こちらの一読をおすすめいたします。
無料「在庫管理表テンプレート」エクセルの「②入出庫履歴」は、日々の入出庫情報を入力して履歴を残す役割を担うシートです（登録可能入出庫数は500）。
この段階でのポイントは「入出庫情報を明細ごとに入力する運用を定着させる」ことです。1日の総数などの大きなくくりではなく、１注文ごと、それぞれの管理コード単位で入出庫履歴を残すことは、正しい在庫管理を行う基本でもあります。
では、在庫管理表テンプレートで入出庫履歴の登録を行います。まずは、登録したい商品の管理コードの選択を行います。登録したい行の管理コードセルをクリックすると、ドロップダウンリストが表示されます。
注釈：無料「在庫管理表テンプレート」エクセルの「②入出庫履歴」シート②管理コードを選択。
ここには、先述した「登録済商品マスタの管理コード」がリスト表示され、選択できる仕組みになっています。また、文字列を入力すると候補の管理コードが表示されます。お好みの方法で該当コードの選択をしてください。
注釈：無料「在庫管理表テンプレート」エクセルの「②入出庫履歴」シート③入出庫の日付を入力。
管理コードを選択すると、自動で商品名が表示されます。次は、入出庫日を入力します（例：10/13）。すると、入庫数量・出庫数量のセルが黄色に変わります。
そして、該当するセルへ数量を入力します。今回は、５つ出庫したので以下のように入力しました。
注釈：無料「在庫管理表テンプレート」エクセルの「②入出庫履歴」シート④出庫数と備考を入力。
入出庫数量を入力したら、その他必要情報があれば備考欄に入力を行います。例として、どのお店への出荷なのかをメモに残す形にしました。これで、１明細の登録が完了です。
登録した入出庫明細は、「③在庫一覧表」シートに情報が反映されます。③在庫一覧表シートをクリックしてみます。
注釈：無料「在庫管理表テンプレート」エクセルの「②入出庫履歴」シート⑤在庫一覧表に入出庫明細が反映される。
向かって左側が入出庫明細登録前。右側が②入出庫履歴シートに入出庫明細を登録した後になります。出庫登録を行った「TS-BASE-001赤い靴下 ５」の明細が「現在庫数」に反映されていることが分かります。
同様に、その他の入出庫履歴も「１明細ごと」登録していきます。同日に同管理コード商品を受注したとしても、出荷先ごと１明細で登録します。この作業を行うと、何かのミスが発生した時に確認作業が行いやすくなります。差異の原因が分かると、さまざまな対応が迅速に行えます。被害を最小限に抑えることが可能になるのです。
注釈：無料「在庫管理表テンプレート」エクセルの「②入出庫履歴」シート⑥入出庫履歴を１明細ごと登録する。
手間がかかる作業ですが、１明細ごと丁寧に登録をしていきましょう。
入出庫の登録が完了した後、「③在庫一覧表」シートをクリックしてみます。
注釈：無料「在庫管理表テンプレート」エクセルの「②入出庫履歴」シート⑦在庫一覧表に入出庫明細が反映される。
③在庫一覧表シート内の「現在庫数」部分に、全ての入出庫登録情報が反映されています。このように、日々の入出庫明細を登録し、現在庫数の更新を行っていきます。
なお、余談ではありますが、先述した「➀商品マスタ」のステータス選択を「廃番」にした場合、「②入出庫履歴」シートでは、このように表示されます。
注釈：無料「在庫管理表テンプレート」エクセルの「②入出庫履歴」シート⑧廃番はグレーアウトされる。
「廃番」設定された管理コードの商品は、入出庫履歴上の記載は残りますが、セルが自動でグレーに変わると同時に、向かって右端の「ステータス」列に自動で「廃番」と表記されます。
在庫管理表テンプレートの使い方「③在庫一覧表」シート
注釈：無料「在庫管理表テンプレート」エクセルの「③在庫一覧表」シート➀開いた時の画面。
無料在庫管理表テンプレートエクセルの「③在庫一覧表」シートをクリックすると、このような画面が表示されます。こちらも、セルの項目説明が書かれています。一読をおすすめいたします。
今までのご説明で度々登場している、無料「在庫管理表テンプレート」エクセルの「③在庫一覧表」は、各シートで登録した情報を集約し、現在庫数の表示を行うシートです。
在庫数の表示に関しては、前項で説明されています。そちらをご確認ください。ここでは、このシートで行えるその他の活用ケースをご説明します。
その一つが「発注点」の登録です。
注釈：無料「在庫管理表テンプレート」エクセルの「③在庫一覧表」シート②発注点の登録。現在庫数が、発注点入力数字と同数・入力数字以下になった場合、自動で色が変わって知らせてくれます。
発注点とは、「この数値に達したら発注を行うという目安の数字」を意味し、機会損失や在庫最適化に活用される指標の一つです。
例えば、各商品の「現在庫数が５」になった時に、商品入荷依頼を行いたい場合、発注点のセルに「５」と入力しておくと、「入力数字と同数の現在庫数」になった時に自動でセルが黄色に変更され、「アラート」列に「発注点以下」という表示が出現します。
これを目安に発注作業を行うと、在庫切れの対策になるでしょう。もちろん、発注点の登録が無くても、在庫管理自体は問題無く行えます。
注釈：無料「在庫管理表テンプレート」エクセルの「③在庫一覧表」シート③棚卸しに活用。
もう一つの活用ケースは、「棚卸し」です。各社決められたタイミングで、実際に在庫している商品の数量の確認を実施していると思います。その際、この在庫管理表テンプレートの「現在庫数」と、実際の在庫数が同数であるかを確認してみてください。
向かって右側に「実在庫数」という空白の列を作っています。この「③在庫一覧表」をプリントして手書きをする、確認後に入力など、付け合わせしやすい方法で活用してみてください。差異が発見されたら、「②入出庫履歴」シートに戻り、該当する管理コードの履歴と注文内容の照らし合わせを行い、原因調査を行うと良いでしょう。
１明細ごとの入出庫履歴が残っていると、ミス発覚時のリカバリーがしやすくなります。在庫管理において、トラブル発生時の対策も大切なポイントです。
まずは、この在庫管理表テンプレートのエクセルを使用して、在庫管理の基本運用を試してみてください。その後、自社オリジナルの方法を取り入れ、少しずつ運用を変容させることをおすすめいたします。
正しい在庫管理の基本と3つのポイント
改めてお伝えいたします。
正しい在庫管理を行う基本は、「日々の入出庫数を正確に知って履歴を残すこと」です。
そのために、は３つの大切なポイントがあります。
- 計算や転記ミス対策は「人力作業を少しでも減らすこと」を実行する
- 分類できる最小単位で商品区分をした後、「管理コード」+「商品名」でマスタ管理を行う
- 明細ごとの入出庫情報を正確に記録する
このポイントは、在庫管理の基本において「第一歩」の部分です。在庫管理に関するあらゆる課題の根源に、この基本が影響しています。自社オリジナルのエクセル在庫管理表でも、TS-BASE 受発注が無料でご提供する「エクセルの在庫管理表テンプレート」でもかまいません。まずはこの基本部分の見直しを行い、正しいベースを作ってみてください。
この「エクセルの在庫管理表テンプレート」は、在庫管理の基本を取り入れてもらい、日々の業務改善とその先の未来に役立ててもらうために作ったものです。そして、正しい在庫管理と基本が根付いた先には、在庫最適化、シーズン管理、DX化などの課題対策への道筋も見えてくるでしょう。
エクセル在庫管理表を使って、ある程度の業務改善をしたら、新たな課題や気付きがあると思います。一つ一つの小さなことをクリアした後、「これが足りないけど、解決方法が分からない」と思った時が、もしかしたらシステム化のタイミングかもしれません。その際は、TS-BASE 受発注がお力になります。ぜひお問い合わせをお待ちしております。
