受発注システム選びは柔軟性がポイント！ “TS-BASE 受発注”のオプション機能と導入事例
受発注業務におけるフローや商習慣は、業種・企業によって異なるため、自社の運用体制に適した受発注システムを選ぶことが重要です。
また、受発注システムを選ぶ判断基準の一つとなるのが、“カスタマイズ性”の高さです。これから新たに受発注システムを導入する、リプレイスを検討している場合、「どのようなカスタマイズができるのだろう」と疑問を持つ方も多いのではないでしょうか。
この記事では、受発注システムにおけるカスタマイズ性の重要度や、“TS-BASE 受発注”のオプション機能、活用事例を解説します。
自社に適した受発注システムの種類を知りたい方はこちら
受発注システムにおけるカスタマイズの重要性
受発注システムを導入する際、柔軟なカスタマイズができるかどうかは重要な判断基準の一つです。
企業独自の商慣習や受発注業務の運用体制がある場合、汎用型の受発注システムでは自社の業務に対応できないケースもあります。
またシステム導入後に、運用体制の見直しや新事業の立ち上げなどによって、新たな機能の追加が必要になる可能性も考えられます。
そのため、受発注システムには、必要な機能を選んで組み合わせる、標準・オプション機能では対応できない要件を個別開発で補えるなどのカスタマイズ性が求められます。
カスタマイズ性の高い受発注システムを選ぶことで、自社の課題に応じて必要な機能を選択・追加できるようになるため、効率的かつ拡張性の高い運用が可能となります。
さらに、取引先の要望にもフレキシブルに対応しやすくなり、顧客満足度の向上も期待できます。
TS-BASE 受発注のオプション機能
受発注業務と倉庫業務を一元管理できるシステム「TS-BASE 受発注」は、企業のニーズや課題に応じて選択できる豊富なオプション機能を50種類以上用意しています。
ここでは、顧客からのニーズが高く、評価されているオプション機能をいくつかご紹介します。
承認機能
注文サイトでの注文時に、承認者による最大3段階までの承認フローを設定することが可能です。特定商品や金額に応じた、個別の承認設定にも対応しています。
注文・出荷状況
注文データや出荷状況を、管理システム上で確認・出力できる機能です。複数の条件から注文を検索でき、問い合わせ対応・社内での報告や分析に役立ちます。
在庫数表示
注文サイト上に、注文可能な在庫数を表示させることができます。在庫数がリアルタイムで反映されるため、在庫確認の連絡が不要になり担当者の負担を削減できます。
仕入先への発注書作成・送信
管理システム上で、仕入先への発注書を自動作成し、FAXやメールなど複数の方法から送信できます。仕入先の企業で利用できるシステムも提供しています。
入庫処理
倉庫システム上で入庫処理ができる機能です。受注時にそのまま入庫予定を登録することで、スムーズな情報共有と入庫準備を促せます。
返却品管理
出荷した商品を、未返却一覧にリストアップしておき、返却時に出荷可能な在庫数に反映させることが可能です。レンタル品の出荷・在庫管理に役立ちます。
お届け希望日設定
注文サイトでの注文時に、商品発送のお届け日を設定できます。配送の除外日や、リードタイムなどの詳細な条件設定も可能です。
データ連携
基幹システムから出力した注文データや出荷状況の取り込みや、倉庫管理システムと配送会社の送り状発行システムとの連携など、他システムとのデータ連携が可能です。
TS-BASE 受発注の詳しい機能については、こちらをご確認ください。
▼TS-BASE 受発注機能一覧
TS-BASE 受発注のオプション機能事例
ここからは、TS-BASE 受発注のシステムと、返却品管理のオプション機能を活用した印刷業界の事例を紹介します。
BtoB向けのフォトブックサービスを展開する株式会社アスカネットさまでは、販促物となるサンプルブック（販促物）を顧客に配送（貸出）して、提案営業を行っています。
▼導入前の課題
顧客からの注文を受けてサンプルブックの配送をしていましたが、発注処理を行う営業担当者が在庫数を把握しておらず、注文後に社内でのやり取りが頻発していました。
そのほかにも、注文内容管理・在庫管理・入出庫管理などの管理ツールが項目ごとに分かれており、各ツールをまたいでのデータ入力や更新漏れなどが発生していました。
▼施策
TS-BASE 受発注の注文サイト・管理システム・倉庫システムの3つのシステムと、返却品管理のオプション機能を導入しました。これにより、以下のようなフローを構築しました。
▼業務フロー
1.注文サイト |
顧客から販促物配送の依頼を受けた営業担当者が、在庫状況を確認したうえで発注処理を実行する。 |
2.管理システム |
カスタマーサポートチームは、管理システムに自動反映された注文データを基に、出荷準備を行う。 |
3.倉庫システム |
倉庫システムで出力された出荷指示書を基に、ピッキングと梱包を実施する。出荷作業の完了後、販促物を顧客の元へ配送する。 |
4.倉庫システム |
顧客から返却された販促物について、カスタマーサポートチームで返却処理を行う。返却処理の完了後、在庫数のデータは注文サイト・管理システムに自動反映される。 |
▼効果
注文から販促物の配送、返却の入庫処理までの一連業務をシステム化することで、営業担当者とのやり取りや在庫確認作業を削減できました。返答待ちや在庫切れによる業務の滞りがほとんど発生しなくなったことで、業務工数の約4割削減に成功しています。
さらに、販促物の在庫状況や返却状況を社内で一元管理することで、出荷までの時間を約半分に削減できたことも、システム導入の効果として挙げられます。今後は、販促物の貸出傾向のデータを活用して、在庫の適正化や販促物の見直し、新たな企画立案につなげたいとのことです。
導入事例の詳細は、こちらをご確認ください。
▼約4割の工程削減に成功。販促物管理業務へTS-BASE 受発注を導入
受発注システムを導入したお客様の感想はこちらからもご覧いただけます。
カスタマイズ性の高い受発注システムがおすすめ
自社の業種や運用体制に適した受発注システムを運用するには、カスタマイズ性の高いシステムを選ぶことが重要です。
『TS-BASE 受発注』では、企業のニーズ・課題に合わせて選択できる、50種類以上の機能を提供しております。
基本となる注文サイト・管理システム・倉庫システムの3つのシステムを選択できるほか、必要なオプション機能のみを追加することも可能です。
既存のオプション機能では対応が難しい特殊かつ専門的な業務においても、独自の機能開発で支援しているため、ぜひ当社までお気軽にご相談ください。
