チラシやパンフレット、ノベルティなどの販促物は、商品・サービスの売り上げ向上につなげるために欠かせない営業ツールの一つです。

しかし、販促物の種類が多く、複数の支店を持つ企業においては、販促物の使用数を正確に把握することが困難となることがあります。

管理部門担当者のなかには、「在庫を管理できていない」「各支店とのやり取りが複雑になっている」といったお悩みを持つ方もいるのではないでしょうか。

この記事では、販促物管理の課題を踏まえつつ、業務を効率的に行う方法やシステムの活用について解説します。

販促物管理の課題

販促物を管理するうえでよくある課題として、以下の2つが挙げられます。

本部・支店間のやり取りが煩雑

販促物管理の課題の一つは、本部・各支店間の連絡手段が統一されていないことです。

本部が各支店の注文を集約して、販促物の発注を行っている場合、支店によって連絡手段が異なると、コミュニケーションが煩雑になってしまいます。本部の販促管理担当者は、電話・メール・FAXなどの異なる窓口で対応しなければならないため、支店数が多くなるほど時間・労力がかかります。

また、本部・各支店間のやり取りにミスが発生すると、二重発注や納品までのリードタイムが長期化するなど、販促物の効率的な活用ができなくなるおそれもあります。

在庫数を把握できていない

各支店のにある在庫数を正確に把握できていないことも、販促物管理の課題の一つです。各支店の在庫数を把握できていない場合、どの販促物をどれくらいの量で日々使用しているのか、動向を予測できません。

この場合、「必要なときに販促物の在庫が足りない」「欠品防止で多めに発注してしまう」といった問題につながります。販促物の欠品が起きると、商談で配布する販促物が足りず、競合他社との比較ができなくなります。これにより、販売機会の損失につながってしまいます。

また、過剰在庫を抱えると、新商品の発売や既存商品のリニューアルがあった際に、これまでの販促物が使えなくなることがあります。その結果、制作コスト・保管コスト・処分コストなど、さまざまなコスト増加を招くことにつながります。

なお、在庫管理の課題については、こちらの記事でも解説しています。

販促物管理の課題と解決策を知りたい方は、こちらの資料をダウンロードしてぜひご活用ください。

販促物管理を効率的に行う方法

販促物管理において、本部・支店間のやり取りの煩雑化や欠品・余剰在庫といった課題を解消するには、管理フローの見直しや情報共有の円滑化を図ることが重要です。

①注文方法・フローを標準化する

支店ごとに販促物の注文方法やフローが異なっている場合は、標準化を図ることが有効です。

電話・メール・FAXといった異なる注文方法を統一するとともに、本部が作成したフォーマットに沿って注文してもらいます。これにより、販促物の注文窓口が一本化されてやり取りがスムーズになり、二重発注の防止、リードタイムの短縮につながります。

また、支店数が多い場合には、一度に注文を取りまとめられるように、注文処理日を決めることも一つの方法です。拠点ごとに異なるデザイン制作（店舗情報やイベント情報など）が必要な場合には、独自掲載できる情報を限定することで、本部での業務負担を軽減できます。

②販促物を一元管理する

各支店の在庫状況を可視化するために、販促物を一元管理することも有効です。

本部と支店で別々に販促物を管理している場合、現在の在庫数を把握できず、不必要な発注をかけてしまったり、発注量が少なくて欠品したりすることがあります。

システムを活用して、コスト・部署・発注者などによって販促物の種類を制限したり、在庫数の上限を設定したりすることで、販促物の最適化を図れます。さらに、誤発注・過剰在庫の発生を防ぐことも可能です。

また、販促物の活用率の実績をデータとして蓄積することで、支店ごとの需要を予測した発注が行えるようになり、在庫の最適化につながります。

なお、業務改善に役立つ資料はこちらからダウンロードいただけます。

受発注システムで販促物管理を最適化

販促物管理を効率的に行い、在庫やフローの最適化を図るためには、受発注システムの導入が有効です。

受発注システムとは、商品や販促物などの受発注に関する一連の業務をオンライン上で処理できるシステムのことを指します。

受発注システムによって、支店・本部で対応できることは、以下のとおりです。

▼受発注システムで対応できること

販促物管理の場面においては、各支店での注文や本部での発注・出荷管理などの業務を、オンライン上で一元管理することが可能です。

クラウド型であれば、各支店における販促物の在庫数、入出荷状況をリアルタイムで把握できるため、状況に応じて適正な発注を行えて、過剰在庫の防止につながります。

また、オンライン上で注文や出荷処理を行えるため、手書きによる誤発注を防げるといったメリットもあります。

なお、受発注システムの機能やメリットについては、こちらの記事で詳しく解説しています。

販促物の課題をシステムの活用で解決した事例については、こちらで紹介しています。

販促物管理は『TS-BASE 受発注』

『TS-BASE 受発注』は、販促物の一元管理を行えるクラウド型の受発注システムです。支店からの注文をはじめ、本部での発注・在庫管理などの業務を効率化して、販促物管理の最適化を図れます。

販促物の欠品や過剰在庫が頻繁に発生している、本部・支店間のやり取りが煩雑化していて業務負担が大きいといった方は、TS-BASE 受発注の活用がおすすめです。

詳しい資料は、こちらからダウンロードいただけます。

なお、在庫の見える化についてはこちらの記事で解説しています。併せてご覧ください。