チラシやパンフレット、ノベルティなどの販促物は、商品・サービスの売り上げ向上につなげるために欠かせない営業ツールの一つです。

しかし、販促物の種類が多く、複数の支店を持つ企業においては、本部・支店間で行う販促物の受発注が煩雑化してしまう場合があります。

管理部門担当者のなかには、「各支店とのやり取りが複雑になっている」「出荷が遅く必要なときに販促物が届かない」などのお悩みを持つ方もいるのではないでしょうか。このような悩みを解決できるのが、受発注システムです。

この記事では、販促物管理の課題を踏まえつつ、受発注システムでできることや導入時のポイントについて解説します。

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販促物管理の課題

販促物の受発注を電話・FAX・メールなどのアナログな方法で行っている場合には、担当者の業務負担や欠品などの問題につながりやすくなります。

受注処理の業務負担が大きい

本部が各支店の注文を集約して販促物の受注を行っている企業では、支店の数が増えるほど受注処理の業務負担が大きくなる課題があります。

販促物の注文方法が統一されていないと、電話・FAX・メールなどの異なる連絡手段で対応が必要になり、受注処理が煩雑化しやすくなります。また、注文内容をまとめてExcelで出荷指示リストを作成する際にも時間・労力がかかります。

本部・支店間のやり取りにミスが発生すると、二重発注や納品リードタイムの長期化などが発生して、販促物の効率的な活用ができなくなる可能性があります。

支店からの問い合わせ対応が発生する

支店からの問い合わせ対応が発生することも課題の一つです。

電話・FAX・メールで販促物の受発注を行っている場合には、支店の担当者が注文する際に「在庫数はいくつあるのか」「納品までどれくらいの日数がかかるのか」などの詳細な情報を把握できません。本部に対して1日に多くの問い合わせが寄せられると、対応に追われて本来の業務に時間を割けなくなることがあります。

また、注文書のフォーマットが支店によって異なる場合には、確認のために支店への連絡が必要になるケースもあり、注文後のやり取りが頻繁に発生して工数の増加を招きやすくなります。

在庫数を把握できていない

各支店で個別に販促物の在庫管理を行っている場合には、本部が各支店にある在庫数を正確に把握できなくなります。

販促物は、事業活動に欠かせない経営資源の一つとなるため、効率的かつ有効に活用できるように管理することが必要です。

しかし、本部が各支店の在庫状況を把握できていない場合には、必要な量・タイミングで発注ができなくなり、「必要なときに販促物の在庫が足りない」「欠品防止のために多めに発注してしまう」といった問題につながります。

販促物の欠品が発生すると、営業やイベント、マーケティング活動などに活用できず、売り上げに影響を及ぼす可能性があります。また、過剰在庫を抱えると、新商品の発売や既存商品のリニューアルがあった際に、これまでの販促物が使えなくなり、制作コスト・保管コスト・処分コストなどの増加を招くことにつながります。

在庫管理にお悩みの方は、下記のようなツールを活用して管理することもおすすめです。
▼【エクセルで今から使える】転記・計算ミスを防ぐ！在庫管理ツール

在庫管理の課題とは？ 解決策とTS-BASE 受発注による改善事例

需要予測が難しい

販促物管理の課題には、需要予測が難しいことも挙げられます。

電話・FAX・メールで販促物の受発注を行っている場合には、各支店で必要な販促物の種類や使用時期、使用ペースなどのデータを集約して分析するのに労力・時間がかかります。

注文があった際の欠品を防ぐために、多くの販促物を制作または発注すると、余分な在庫が生まれてコストの損失につながるリスクがあります。必要な販促物を適正な数で発注できるように、受発注のデータを一元管理できる仕組みが必要です。

販促物管理の課題は受発注システムで解決できる4つのこと

販促物管理の業務負担や在庫の欠品、需要予測などの課題を解決するには、受発注システムの導入が有効です。受発注システムとは、商品や販促物などの受発注に関する一連の業務をオンラインで対応できるシステムを指します。

1．受発注フローのデジタル化

受発注システムを導入すると、注文から受注処理、出荷指示に至るまでのフローをシステムで完結できるようになります。

電話・FAX・メールで注文を受け付けたり、注文内容を集約してExcelで出荷指示リストを作成したりする作業が不要になり、本部で受発注業務を行う担当者の負担を削減できます。

また、各支店の注文内容はシステム上にデータとして反映されるため、手動で基幹システムへ転記する際に起こりやすい人的ミスも防止できます。

2．受発注フローの標準化

電話・FAX・メールで対応していた注文方法を受発注システムに統一すると、受発注フローを標準化することが可能です。

▼受発注システムを導入したあとの受発注フロー

販促物の注文窓口が一本化されると本部と支店間のやり取りがスムーズになり、二重発注の防止や納品リードタイムの短縮につながります。

また、支店の担当者はシステムに表示された画面に沿って注文を行えるため、注文書のフォーマットが異なることによる受注処理の煩雑化を解消できます。

受発注システムのなかには、注文後の受注処理や出荷指示を行う際に上司の承認を挟むルートを設定したり、支店ごとに販促物の出し分け設定を行ったりできるものもあります。

3．販促物の一元管理

受発注システムを導入すると、販促物を一元管理することが可能です。

支店の担当者は、注文した販促物の種類や数量、出荷状況などをシステムで確認できるようになり、本部への問い合わせを減らせます。

また、本部では物流センターや倉庫にある在庫数をリアルタイムで確認できるため、在庫状況に応じた納品日の設定や発注を行えるようになります。これにより、在庫の欠品や納品リードタイムの延長を防止できます。

▼販促物の一元管理によって行えること

• 配送指定やステータス状況をシステムで確認する
• 支店に応じて注文できる販促物の種類を制限する
• 一度に注文できる販促物の数量に上限を設定する　など

4．実績データの分析による需要予測

受発注に関する業務をシステムで一元管理できると、販促物の出荷実績を集計して各支店での需要予測を行えます。

支店の担当者が受発注システムで行った注文は、システムで蓄積・管理することが可能です。本部で各支店の注文データや出荷実績を集計して分析することで、需要予測がしやすくなります。

必要となる販促物の数量や注文が増えやすい時期などを支店別に把握できると、適正な数量・タイミングで発注を行えるようになり、在庫の余剰・欠品を防止することが可能です。

受発注システムを導入する際のポイント

販促物管理を行うために受発注システムを導入する際は、現在の課題を踏まえたうえで受発注のフローをデジタル化する準備を進めることがポイントです。

1．受発注のフローを可視化する

現在、販促物の受発注をどのようなフローで行っているのか、本部・支店間のやり取りを可視化する必要があります。

支店での注文方法や受注処理の方法、出荷指示の流れなどを整理して可視化することで、「どのフローが煩雑化しているのか」「ミスや待ち時間が発生しやすい箇所はどこか」などを把握できます。

▼販促物における受発注のフローで確認するポイント

• 本文・支店間で複数回の連絡が発生していないか
• 受注処理から出荷指示までの承認経路が多く、待ち時間が発生していないか
• 確認や処理に時間を要する作業がないか
• ミスや差戻しが頻繁に発生するフローはないか
• 支店や担当者によって作業内容・手順が異なるフローはないか　など

上記のような問題が見られる場合には、受発注のフローをデジタル化して一元管理できるシステムの導入が有効といえます。

2．システム導入後の運用体制を整備する

受発注システムを導入してスムーズに販促物管理を行えるように、システム導入後の運用体制を整備しておく必要があります。

▼運用体制の整備に関する準備

• 各支店でシステムを利用するパソコンやスマートフォンの支給
• 本部・支店で利用するアカウント数の洗い出し
• 受発注フローの再構築（納品リードタイムや承認経路の設定など）
• 本部で注文の取りまとめや出荷指示を行う担当者の配置調整
• システムの活用に関するマニュアルの作成や研修の実施　など

これまで電話・FAX・メールで販促物の注文を行っていた現場では、受発注のフローが変わることによってやり取りのトラブルが生じる可能性があります。受発注のフローを再構築する際は、人員の配置調整やマニュアル作成なども併せて行うことが重要です。

販促物管理の効率化を後押しする『TS-BASE 受発注』

販促物管理では本部・支店で受発注のやり取りが煩雑化しやすく、業務負担の増加や在庫の欠品などのトラブルが生じやすくなります。

必要なときに販促物を調達できるように、本部・支店間で行われる受発注のフローをオンラインで完結できるシステムを活用することがおすすめです。

『TS-BASE 受発注』は、販促物の受発注に関する業務を一元管理できるクラウド型の受発注システムです。事業活動では、商品や販促物といったモノのやり取りが発生します。このようなやり取りをシステムによって効率化することは、生産性の向上、ひいては人手不足の解消にもつながる重要なカギとなります。

竹田印刷では、印刷事業とBPOサービスで培った経験とノウハウを生かして、幅広い業界におけるモノのやり取りを最適化するシステムを提供しています。パソコンやスマートフォンを用いて受発注を行える仕組みが整えば、担当者の業務負担が削減されるほか、納品リードタイムの短縮、場所を問わない柔軟な働き方の実現などのよい効果につながると期待できます。

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