商品や資材などの在庫は企業にとっての大切な資本です。

しかし、過剰在庫・在庫ロスが発生すると、在庫管理のコスト増加や販売機会の損失につながり、収益に影響を与えてしまいます。安定した経営を実現するには、在庫を適正に管理することが重要です。

この記事では、在庫管理における課題とその解決策、さらに受発注管理システム『TS-BASE 受発注』による改善事例を紹介します。

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在庫管理の課題

在庫管理の課題には、主に3つが挙げられます。

1．特定の人しか作業ができない

1つ目は特定の人しか作業できないという課題です。この課題は、業務を標準化できていないことによって生じるといえます。

業務を標準化できていない状況では、担当者ごとに在庫管理方法が異なり、属人化も発生しやすくなります。

これによって懸念されるのは、担当者の不在時や退職時などに業務遂行に支障をきたすことです。また、業務品質にばらつきが生じる、業務効率が低下するといった問題にもつながります。

2．棚卸差異が生じる

2つ目は棚卸差異が生じるという課題です。この課題は、在庫管理の精度が低下することによって生じる課題といえます。

特に、在庫管理を紙ベース・目視で行っている場合、伝票の記入ミスや目視確認ミスが発生しやすくなります。これにより、正確な在庫情報を把握できなくなり、過剰在庫や在庫ロスなど問題につながります。

在庫差異が起きる原因については、こちらでも詳しく解説しています。

3．リードタイムが長期化する

3つ目は発注から納品までのリードタイムが長期化するという課題です。この課題は、各工程間の連携がスムーズに行われていないことや人手による作業に手間がかかることによって発生すると考えられます。

たとえば、正確な在庫情報をリアルタイムで共有できていないことにより、リードタイムが長期化してしまうケースがあります。リードタイムが長期化することで、販売ロスが増加するという問題にもつながります。

在庫管理の課題解決策

在庫管理の課題を解決するためには、現状の在庫管理方法やフローを見直すことが重要です。ここからは、在庫管理の課題解決策を3つ紹介します。

1．業務を標準化する

業務の標準化を図るには、在庫管理の方法・フローなどをマニュアル化する方法が有効です。

在庫管理の方法やフローを明文化することで、受発注・入出荷・棚卸など、個人に依存しやすい業務の属人化を解消できます。さらに、非効率な業務・プロセスを改善できるため、業務品質の統一、業務効率の向上につながります。

2．棚卸の精度を向上する

棚卸の精度を向上するには、受発注伝票・契約書・入出庫伝票などのデジタル化が有効です。

在庫管理業務で行う手書き・目視確認などの人手で行う作業をなくすことにより、人的ミスを削減できます。在庫精度を向上することで、過剰在庫や在庫ロスを防ぎ、適正な在庫管理を実現できます。

3．業務を効率化する

業務を効率化するには、クラウド型の受発注管理システムの導入が有効です。

システムの活用によって、複数拠点の受発注・在庫データをリアルタイムで一元管理し、業務フローを社内で統一できるようになります。

シームレスな情報共有、人手による作業の削減が可能になることで在庫管理の効率化、リードタイムの短縮につながります。

在庫管理の適正化にはTS-BASE 受発注

『TS-BASE 受発注』は、BtoB向けの受発注プラットフォームです。システム内での受発注に対応しているため、紙ベースで行っていた帳票の管理や電話・FAXによる対応が不要になり、人的ミスの低減、在庫管理の精度向上につなげられます。

また、TS-BASE 受発注はクラウド型ソフトウェアのため、店舗・倉庫・取引先などと受発注データや在庫データを共有して一元管理することが可能です。

たとえば、店舗・支店・拠点といったように自社の拠点が複数にまたがっている場合でも、自社の備品・販促物の管理にシステムを活用できます。取引先・顧客・登録店等における商品やサンプル、販促品の管理にも利用されています。

実際にはどのような企業で活用され、どのような課題解決に貢献しているのか、以下でTS-BASE 受発注による改善事例を紹介します。

住宅建材メーカーさまの改善事例

フローリングなどの住宅建材を扱う住宅建材メーカーさまでの事例です。メーカーと建築事務所等とのサンプル発送に『TS-BASE 受発注』を活用されています。

企業情報

販促物の製造計画、費用の振り分け業務に対応している営業企画部門・販促物の管理者。売り上げ規模は数百億円、資本金8億円の中堅規模企業さまです。

『TS-BASE 受発注』導入前の課題

▼管理部門側

• FAXで販促物の受発注をしており、人手がかかっていた
• 物流の機能にも固定のコストがかかっていた

▼自社営業（※各営業担当者が担当工務店に対して販促物を紹介している）

• 在庫数が見えず、販促物の欠品や販促機会ロスが発生していた
• 在庫不足が後から発覚するため、代替品の用意もできない状態だった

『TS-BASE 受発注』導入の決め手

これまでは自社倉庫で販促物を管理されていましたが、ほかの商材で倉庫を使用することになったため、販促物の管理方法の見直しが必要でした。

そうしたなか、パンフレット印刷を依頼いただいている当社への相談がありました。そこで、販促物管理のシステム化を提案し、導入に至りました。

『TS-BASE 受発注』導入の効果

• 概算1,000万円/年（10％強）のコスト削減ができた
• ⽋品率の⼤幅低下により、販売機会が向上した
• 業務負担を⼤幅に軽減できた
  ・サービス（注⽂⽅法など）の⼀本化
  ・問合せ半減（約100回/⽉⇒約30回/⽉）
  ・経費振り分け処理が半⾃動化

TS-BASE 受発注を導入したことで、当初のお悩みであった販促物の欠品や販売機会ロスを解消できました。コスト削減にもつながり、従業員の業務負荷の軽減も実現されたとのことです。

栄養食品メーカーさまの改善事例

栄養食品の研究・開発、製造、販売および輸出入などを行っているメーカーさまでの事例です。

企業情報

マーケティング部・営業企画部門・販促物の制作、販促物の受発注管理、発送、在庫管理に携わる部門。従業員数は300名超、売り上げ100億円超の企業さまです。

『TS-BASE 受発注』導入前の課題

• 受発注業務をアナログで行っていたため、業務が煩雑化していた
• 在庫管理もアナログで行われており、月々の棚卸資料の作成に苦労していた

『TS-BASE 受発注』導入の決め手

営業担当者による倉庫担当者への注文業務を軽減、棚卸資料の作成業務を軽減するために、TS-BASE 受発注の導入に至りました。

『TS-BASE 受発注』導入の効果

• 販促物制作後に発生する受発注業務に必要な工数がほぼゼロになった
• 月次の棚卸資料がダウンロード可能になり、棚卸資料の業務負荷を軽減できた
• 棚卸資料の作成依頼の連絡が不要になった

TS-BASE 受発注を導入したことで、注文方法の統一やデータ作成の自動化が可能になりました。煩雑化していた受発注業務や棚卸業務を効率化でき、工数の削減を実現したとのことです。

在庫管理の改善には自社の業務に適応したシステムの活用がおすすめ

在庫管理を紙ベースで行っている場合、業務の属人化や人的ミスの発生、リードタイムの長期化などの課題が起こりやすくなります。

在庫管理の精度向上や効率化を図るためには、業務の標準化、デジタル化による人的ミスの削減、クラウド型システムによる業務の効率化が有効です。

クラウド型受発注管理システムの『TS-BASE 受発注』を活用することで、受発注・在庫データの一元管理が可能になり、業務効率化や標準化につながります。今回紹介した事例を参考に、在庫管理の適正化に向けてTS-BASE 受発注を導入されてはいかがでしょうか。

TS-BASE 受発注の導入で、在庫の適正化に成功した事例はこちらからご覧ください。