社内宛に発注依頼メールを送る際の注意点。スムーズに発注するポイントとは
社内では、営業部門をはじめとするフロントオフィスから総務部門・管理部門といったバックオフィスへと物品の発注依頼を行うことがあります。社内宛に発注依頼を行う方法は企業によって異なりますが、メールやその他コミュニケーションツールを活用しているケースが多いのではないでしょうか。
発注依頼メールを送り、必要な物品をスムーズに調達するためには、できる限り少ないやり取りで発注内容の認識を合わせることが重要です。
この記事では、社内宛の発注依頼をスムーズに行う重要性や、メールで発注依頼を行う際の注意点とポイントについて解説します。
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社内宛の発注依頼を正確かつスムーズに行う重要性
社内宛に発注依頼を行うケースには、以下が考えられます。
▼社内宛に発注依頼を行うケース
- 営業担当者が顧客に展開するサンプル品やカタログを営業事務または総務部門に発注する
- 社内で使用するOA機器や文具などのオフィス用品を総務部門に発注する
- 自社の店舗やイベントで販売する商品を本社の管理部門または倉庫管理部門へ発注する
必要な物品の発注が遅れたり、納品された物品の種類・数量に誤りがあったりすると、営業活動や販売活動に支障をきたしてしまいます。備品や販促物、商品が届かないことによって、業務の停滞、販売機会の損失につながる可能性もあります。
また、単価が高額な物品が含まれる場合、発注ミスにより大きな損失を被ってしまうといったリスクも想定されます。
軽視されがちな社内間での発注ですが、このように、企業全体の売上や生産性にも影響する業務となるため、関連部門間で正確かつ迅速に情報をやり取りすることが大切です。
なお、販促物の管理不足における問題と解決策については以下の資料でも詳しく解説しています。併せてご確認ください。
販促物の管理、できていますか？管理不足が招く問題と解決策の教科書
社内宛に発注依頼メールを送る際の注意点とポイント
社内宛に発注依頼メールを送る際は、担当者間で齟齬が生じないよう注意する必要があります。
1．用件を分かりやすく記載する
1つ目のポイントは、受注担当者がどのような用件のメールなのかを一目で把握できるように、要件を分かりやすく記載することです。
総務部門や管理部門では、受発注の業務だけでなくほかの業務を兼任しており、異なる部門・用件のメールが多数寄せられるケースがあります。
メールの確認漏れを防ぐには、件名と本文で伝えたい情報を分かりやすく端的に記載することが重要です。
▼用件を分かりやすく記載するポイント
- 件名は簡潔に記載する
- 箇条書きなど表現方法を工夫する
- 依頼した理由を明確にする
また、発注内容に関する確認や連絡が必要になる場合もあるため、社内でのやり取りであっても発注者の連絡先を記載しておく必要があります。
2．発注内容のフォーマットを統一する
2つ目のポイントは、フォーマットの統一です。
発注者によって発注内容の書き方が異なる場合、受注担当者が物品を特定するのに時間・労力がかかるほか、似たような物品を誤って出荷してしまう可能性があります。
発注内容を記入するテンプレートを作成して、記載する項目や表記方法を揃えておくと確認間違いを防ぎやすくなります。
▼フォーマットの統一で注意するポイント
- 物品名だけでなく管理コードを記載する
- 各物品を管理するマスタの表記形式を揃える
- 数量の単位をテンプレートに記載しておく
一度の発注依頼メールで発注内容を確認できれば、発注者に電話またはメールで再度確認する時間・労力も削減できます。
3．納品希望日を明記する
3つ目のポイントは、発注する物品がいつまでに必要なのか納品希望日を明記することです。
納品希望日を明記していないと、受注担当者による物品の出荷依頼や仕入れを行うタイミングが曖昧になり、必要なときに届かない可能性があります。
なお、発注者が納品希望日を記載する際は、納品リードタイムや納品方法などの社内ルールを確認することもポイントです。
▼その他、発注時に確認しておく納品ルールの例
- リース品またはレンタル品かどうか
- 返却期限
社内宛の発注依頼メールの例文
以下は、社内間で発注を行う際の例文です。
▼発注依頼メールの例文
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▼件名
〇〇発注のお願い
▼本文
〇〇部門 受発注担当の〇〇さんへ
お疲れさまです。営業部の〇〇です。
お手数をおかけしますが、以下の商品について発注をお願い申し上げます。
【発注内容】
商品カテゴリ：〇〇〇〇
商品名：〇〇〇〇
管理コード：〇〇〇〇-〇〇〇〇
数量：〇〇（個）
納品希望日：20〇〇年◯月◯日
【連絡先】
所属部門または店舗名：〇〇
連絡先：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
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『TS-BASE 受発注』で受発注業務フローを効率化！
取り扱う物品の数や種類が少ない場合は、メールやその他コミュニケーションツールを使って社内担当部署への発注依頼を行うことも難しくはありません。
一方で、取り扱う物品の数や種類が多かったり、物品の単価が高額だったりする場合は、受発注システムを活用してより厳格に管理する方法が適している場合もあります。
受発注システムを活用することで、商品マスタを基に注文データを共有できるため、受注担当者による確認漏れ・間違いを防止できます。
『TS-BASE 受発注』は、商品の注文から仕入れ、在庫管理に至るまでの受発注フローを一元管理できるシステムです。在庫数や入出荷状況をリアルタイムに把握できることから、受注者への問い合わせ対応、在庫の確認作業が不要になるほか、必要なタイミングで必要な承認フローを挟むことができるため、正確かつスムーズに発注依頼を行えます。
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