【今すぐできる】受発注業務を「メール」で効率化する方法3選
多くの企業で導入している「メール」を活用した業務。日常的な業務手法に一手間加えることで、ミスへの対策や情報共有の円滑化などを行うことが可能です。受発注業務では、顧客からの注文を受ける際やスケジュールのやり取りに活用されているケースが多く、対応漏れや工数増加の原因になりがちです。本記事では、受発注業務をモデルに、メール業務のデメリットや、機械操作に苦手意識がある人でも簡単にできる解決方法をご説明いたします。業務に課題を抱いている人は、対策方法として参考にしてみてください。
目次[非表示]
アナログ作業が根強く残る受発注業務
アナログ作業が根強く残る受発注業務の中で、「注文を受ける」部分は、特に課題が多い部分です。技術の発展で選択肢が増えていても注文業務を、FAX・メール・電話で継続している背景には、「何とか業務が回っている」という実状があります。
例えば、比較的創業が古い企業では、長く勤務する社員が継続して業務に携わっている場合、変えるタイミングを逃したまま属人化しているケースも珍しくありません。時代や周囲の変化を感じ、業務の見直しを行おうとしても、何から始めていいのか分からないまま多忙な日々に追われて置き去りにされています。
また、少子高齢化の影響で採用活動が厳しくなる一方で、比較的大きな企業では業務効率化に伴う人員配置に課題が出るケースもあります。施行される法律への対応など、やらざるを得ないこと以外、変化に伴う苦労より、現状維持を選択している受発注業務の現場は多いと言えるでしょう。
「メール」を活用した業務のメリット・デメリット
大きな業務改革は難しくても、現在の業務環境を生かした改善策にチャレンジしてみることは可能です。その方法の一つに「メール」があります。企業規模問わず多くの企業で導入されていて、一人一人にメールアドレスが発行されています。受発注業務では、メールを使った「受注業務」を行っている企業も多いでしょう。
「メール」を活用した業務のメリット
メールを活用した業務のメリットの例は以下になります。
➀テキストベースのやり取りで「言った言わない問題」を防げる。
②メールを転送することで情報共有ができる。
③時間と場所を問わない。
➀は、口頭ベースの電話だと、聞き間違いや記録漏れなどがトラブルの起因になりますが、メールの場合は文字で履歴が残るため、後からの確認も可能です。②は、上長に相談をしたいケースなど、他者へメールを転送することで情報共有が出来ます。電話の場合は、1対1の閉鎖的な会話で行き違いが起きるとトラブルに発展しがちですが、メールの場合は対策が可能です。③は、自分から相手に送信する場合は、メールを使用できる環境であれば、いつでも送信することは可能です。
「メール」を活用した業務のデメリット
一方で、メールを活用した業務のデメリットは何があるでしょうか。
メールを活用した業務で最も大きなリスクになり得るのが「誤送信」です。社内資料を間違えて添付してしまう、送信先を間違えるなど考えられるミスの内容は多様にありますが、一度送信をしてしまうと取消ができません。企業の信頼を失ったり、顧客との取引に大きな悪影響を及ぼしたりする可能性もあるので、最善の注意が必要になります。
その他には、このようなデメリットがあります。
➀対応漏れの発生。
②対応状況の可視化が難しい。
③一定の工数がかかる。
➀は、受信確認後、追って処理をするつもりが忘れてしまったなどのミスが想定されます。処理数が多量になるにつれてリスク度も増すので、常に確認を怠ることなく作業を進行する必要があります。②は、処理状況がメールを受信した本人しか分からない場合、他のメンバーはフォローをすることができません。また、メールが相手に届いているのか、迷惑フォルダに入っているなどは分からないため、相手からの返信が遅いと不安感が生まれてしまいます。
③は、文章を入力する時間や、会社のルールに沿って注文内容を転記する作業などが想定されるため、劇的な業務工数の削減には直結しません。ただし、手書きや口頭の業務より、再確認が容易にできるため、トラブルに対するリカバリーはしやすくなるでしょう。
では、➀～③に対する対応策として、今すぐ着手可能な方法をご紹介いたします。
【今すぐできる】受発注業務を「メール」で効率化する方法3選
メールアドレスがある企業であれば、【即】チャレンジ可能な方法を3つご紹介いたします。使用しているメーラーによって、機能名称が異なる場合があります。その際は、ご自身のメーラーに同様の機能が備わっているのかをご確認の上、活用をしてみてください。
受発注業務を「メール」で効率化する方法3選
➀共有アドレスを活用して情報共有を行う。
②フォルダやフラグを活用して対応履歴を残す。
③自動返信機能を活用して安心感を与える。
➀共有アドレスを活用して情報共有を行う
チーム内の情報共有を最適化するには、「共有アドレス」の活用がオススメです。共有アドレスとは、一つのアドレスを複数名で利用できるものです。共有アドレスへ送信されたメールの受信・返信・観覧を登録メンバー全員が行えるようになります。
顧客からの注文を共有アドレスで受信すれば、必ず担当メンバー全員に共有され、作業分担もしやすくなります。メンバーの誰かが休暇の際も、特別な対処も不要で休暇明けの進捗もスムーズに確認することが可能です。注文処理状況の確認もしやすいため、誰かのミスのフォローがしやすくなるなどのメリットもあります。
◆Outlookの場合
◆Gmailの場合
②フォルダやフラグを活用して対応履歴を残す
対応漏れへのリスクに効果的なのは、「フォルダ機能」や「フラグ機能」を活用した運用です。これは、個人的なタスク管理にも、チームでの進捗管理にも有効的な方法で、簡単な操作で気軽に導入してみることが可能です。
フォルダ機能とは、ある特定条件を満たす受信メールを、自動で指定フォルダに振り分けて受信ができる機能です。複数人で業務分担をしている際、未処理や処理待ちのステータスが明瞭に管理でき、対応漏れなどのリスク対策に効果的です。また、特定内容の過去情報を調べたい時など、確認作業にも便利に活用できます。
◆Outlookの場合
◆Gmailの場合
フラグ機能とは、他のメールと区別をつけるために、印をつけて可視化する機能です。基本的には旗のマークが採用されていて、メーラーによっては他のマークや色が複数選べる仕様になっています。1クリックでフラグを付けることができるので、特に個人のタスク管理へ気軽に試してみることができます。自分でルールを決めて運用をしてみることで、チームへの導入へつなげていくことも可能でしょう。フォルダ機能と掛け合わせた運用もオススメです。
◆Outlookの場合
◆Gmailの場合
③自動返信機能を活用して安心感を与える
発注する顧客側は、限られた時間で忙しない業務を強いられている場合もあります。送信者側の視点だと、自分が送ったメールが相手にしっかり届いているのか、不安になる場合もあります。
そんなケースに効果的なのは、「自動返信機能」です。各メーラーに備わっているこの機能を活用することで、受信したメールに対して自動で定型文の返信を行うことが可能です。
例えば、➀でご説明したような「受注用の共有アドレス」がある場合、そのアドレスに受信したメールに対して、「ご注文に関するメールを受領いたしました。○日以内に担当者より返信いたします」という定型文を用意し、自動で返信するように設定しておきます。
また、夏季休暇などのお休みをする際、「〇月〇日～〇月〇日まで休暇をいただいております。ご返信は〇月〇日以降順次いたしますのでご了承ください」などの文章を作り、緊急連絡先も添えておくことで、顧客は状況を知ることができ、不安解消へつながります。
◆Outlookの場合
◆Gmailの場合
どの企業でも導入をしている可能性が高く、個人でも馴染み深い「メール」で、今すぐできる工夫を紹介いたしました。ご利用のメーラーによって、名称の違いはあるかもしれませんが、同内容の機能を有するサービスは多くあります。ぜひ一度調べてみてください。
これらは、受発注業務に以外でも活用しやすく汎用性ある方法です。何か一つでも取り入れてみると、新たな発見も生まれます。それぞれの業務環境に沿ったアレンジを加えて効率化を目指してみてください。
