FAXを用いた注文・受注をやめたい…。よくある課題やFAXに代わる方法を解説
現在、あらゆる分野でデジタル化・ペーパーレス化が進められています。そうしたなか、企業間取引において、FAXや電話などのアナログな方法で注文・受注業務を行っている現場も少なくありません。
FAXによる注文・受注業務をやめたいと考えているものの、「導入できるシステムやサービスには何があるのか」「どのように業務フローが変化するのか」と疑問を持つ方もいるのではないでしょうか。
この記事では、FAXを用いた注文・受注業務の課題を踏まえつつ、より効率的に業務を行うためのFAXの代替方法について解説します。
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FAXをはじめとした、メールや電話などアナログな手段で行う受発注業務にで発生しうるリスクやそれに対する解決策を解説します。
『TS-BASE 受発注』でアナログな受発注業務の負担を解決
目次[非表示]
FAXによる注文・受注でよくある課題
FAXによる注文・受注業務を行っている場合、データの二重入力や取引先への送付などが発生して、業務の非効率化を招きやすくなります。
取引先ごとに異なるシステムを用いている場合には、データ連携や多画面入力が煩雑になり、結果的に「FAXによる注文・受注をやめられない」といった企業も少なくありません。
注文側・受注側での主な課題には、以下が挙げられます。
注文側の課題
商品の注文を行う際、見積もり依頼や納期確認、在庫数の確認などのためにFAX・電話での複数回のやり取りが発生します。その際、取引先からの回答が遅れたり、営業時間外での注文が発生したりすると、納品までのリードタイムが長くなってしまうという課題があります。
また、取引先によって発注書のフォーマットやデータ項目が異なる場合には、相手方に合わせた形式で取引書類を作成する必要があるため、業務負担の増加にもつながります。
受注側の課題
FAXで受注する場合、注文があった際に返信対応や社内システムへの受注データの入力、電話での問い合わせ対応などに人の手が必要になります。そのため、取引数が多くなるほど業務負担が増加しやすくなります。
また、注文書の読み間違いや、社内システムへのデータ入力ミスが発生すると、誤納品・遅延などにつながるおそれがあることも課題の一つです。
FAXなどのアナログな手段での受注業務を自動化するメリットは、こちらで解説しています。
FAXに代わる注文・受注業務の方法
注文・受注業務の効率化を図るには、FAXで行ってきた対応を別の方法に代えて、デジタル化を図ることが有効です。
ここでは、FAXに代わる3つの注文・受注業務の方法を紹介します。
こちらの資料では、ここで紹介する3つの方法以外にもFAXでの受発注業務を改善する方法をご紹介しています。ぜひあわせてご覧ください。
1.クラウドFAX（インターネットFAX）
クラウドFAXは、オンライン上でFAXの送受信を行えるサービスです。
クラウド上で受信したFAXデータは自動的にPDFファイルに変換されて、ブラウザやメールで確認できる仕組みとなっています。
紙の文書を出力することなく、パソコンやスマートフォンでサービスにログインしてFAXデータを送受信できるため、ペーパーレス化を実現できます。
2.Web EDI
Web EDIは、インターネット回線を利用して企業間の電子データを交換するシステムです。FAXでやり取りしていた注文書や伝票などをブラウザ上で確認したり、データをアップロード・ダウンロードしたり、商取引に必要な文書をペーパーレス化できます。
Web EDIには、ブラウザ型とファイル転送型の2つの方式があります。
▼Web EDIの方式
方式 |
内容 |
ブラウザ型 |
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ファイル転送型 |
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ただし、Web EDIは標準化されていないため、仕様が異なると企業間でデータ連携が難しくなったり、取引先ごとに異なるシステムにログインして確認・入力したりする必要があります。
3.BtoB EC
BtoB ECは、企業間の商取引をオンラインで行う業態です。
オンライン上で注文・受注処理を行えるため、FAXで文書を送受信したり、電話で確認したりする必要がなくなります。
注文側は、オンライン上で商品情報や在庫情報、納期などを確認できるため、発注先企業に問い合わせを行う労力・時間の削減が可能です。
一方受注側は、FAXでの返信対応や電話の問い合わせ対応が不要になるほか、紙の取引書類を社内システムに再入力する必要がないため、人的ミスも防止できます。
また、BtoB ECはWeb EDIと比べて柔軟なシステム連携やカスタマイズができることが強みです。
BtoB ECのひとつである受発注システムの特徴や詳細は、こちらの記事で解説しています。
なお、FAXの受注業務を自動化するメリットについては、こちらで詳しく解説しています。併せてご確認ください。
FAX対応の効率化には『TS-BASE 受発注』がおすすめ
『TS-BASE 受発注』は、受発注業務を一元管理できるBtoB ECのシステムです。FAXによる注文・受注対応をなくして、注文側・受注側の双方の受発注フローを効率化できます。
TS-BASE 受発注を用いた注文側・受注側のフローは、以下のとおりです。
▼注文側・受注側の受発注フロー
注文側 |
受注側 |
|
|
取引書類や受注業務のデジタル化、在庫の見える化によって、各フローの効率化が図れます。その結果、納品までの工数削減や人的ミスの防止につながり、スムーズな受発注体制を実現できるようになります。
TS-BASE 受発注の導入でFAXによる受注処理を効率化した事例については、こちらで紹介しています。
TS-BASE 受発注で脱FAXへ
FAXによる注文・受注業務を行っていると、取引先との複数回のやり取りが必要になったり、社内システムにデータを入力したり、業務負担が増加しやすくなります。また、人的ミスの発生や納品までのリードタイムが長くなるといった課題もあります。
このような負担を軽減して効率的な受発注を行うには、システム活用によってデジタル化を図り、FAXによる業務をなくすことが重要です。
『TS-BASE 受発注』は、BtoB向けの受発注システムです。これまでFAXで行ってきた受発注のやり取りをデジタル化して、注文側・受注側の双方の受発注フローの効率化を実現します。
FAXによる注文・受注業務に課題を抱えている方は、TS-BASE 受発注を活用して業務改善を図ってはいかがでしょうか。
サービスの詳しい内容については、こちらをご覧ください。
