受発注業務はシステム化すべき？市場規模とシステム化する際のメリット・課題を解説
近年、DXの推進や業務効率化を目的として、BtoB領域での受発注業務をシステム化する流れが加速しています。
ただ、業務管理者のなかには「自社の業務はシステム化できない」「他社の状況はどうなのだろうか」と考えている方も多いのではないでしょうか。
この記事では、BtoB領域における近年の受発注システムの市場規模や、受発注システムを導入する際に課題になりやすい点の解決策について解説します。
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受発注業務をシステム化することのメリットと、導入時にありがちな課題への取り組み方を解説します。
受発注システム導入に迷うあなたへ データで分かる市場規模と導入へのヒント
目次[非表示]
- 1.受発注システムの市場規模推移
- 2.受発注システムを導入するメリット
- 2.1.受注業務の負担軽減
- 2.2.ミス・トラブル削減
- 2.3.帳票・取引データの電子化
- 3.受発注システム導入の際にぶつかりやすい課題
- 3.1.取引先に使ってもらえない
- 3.2.注文チャネルが複数ある
- 3.3.システムの必要性を感じない
- 4.「将来を見据えた業務改善」として有効なTS-BASE 受発注
受発注システムの市場規模推移
BtoB領域においては、2020年から始まったコロナ禍への対応として急速に受発注システムの導入が進みました。
令和5年に経済産業省が発表した調査結果によると、企業間の取引をシステム上で行う「BtoB-EC」の市場規模は2020年から2022年の間で4%、金額にすると85兆円以上増加しています。
参照：https://www.meti.go.jp/press/2023/08/20230831002/20230831002-1.pdf
コロナ禍をきっかけとして始まったこの流れは今後も加速していくと考えられ、2021年に行われた中小企業庁の調査では受注側企業の約半数が受発注システムの導入を行っており、さらに対応を検討中とする企業も16.6%となっています。
参照：https://www.meti.go.jp/meti_lib/report/2021FY/000417.pdf
受発注システムを導入するメリット
具体的に、受発注システムを導入するメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。
3つのメリットをそれぞれ解説していきます。
実際に受発注システムを導入した企業の事例は、こちらからご覧いただけます。
受注業務の負担軽減
1つめは、受注担当者の業務負担が軽減できる点です。
受発注システムを導入することで、受注データが自動的にシステム内に蓄積されます。
それにより、従来発生していた問合せ内容の転記や入力作業が必要なくなり、受注１件あたりにかかる担当者の作業時間が大幅に削減できます。
また、受注データが複数名で共有できるようになるため、特定の取引先に対応できる担当者が限られる、といったような業務の属人化を防ぐことが可能です。
これにより、他の業務と受注業務を兼務で担当している作業者にとってはデータ入力作業が削減されます。専任の担当者がいる場合も、データを共有することで作業の平準化が見込めます。
ミス・トラブル削減
2つめは、ミスやトラブルの削減です。
システムを利用しない受注業務では、取引先から電話による発注や納期の連絡など、口頭・FAX等でのやり取りが発生します。
口頭でのやり取りは履歴が残らないうえ、双方の認識違いによるすれ違いなどが起こりやすくなります。またFAXでは、記入された文字が読みづらかったり、注文書のフォーマットが各社で異なり見るべき場所が変わってくるなど、ミス・トラブルの原因となる業務が多く存在します。
受発注システムを導入することで、注文や納期の連絡はシステムを介して行われ、履歴も残るので、結果としてミスやトラブルが起きにくくなります。
帳票・取引データの電子化
3つめは、紙の帳票や取引データが電子化できることです。
システムを利用しない受注業務では、FAX等で送られてきた注文書を紙で保管するケースが非常に多いです。注文書を紙で保管していると、保管場所を確保する必要があるだけでなく、いざ必要な書類を見返そうと思ったときに、すぐに必要な書類を見つけ出すのが困難です。
さらに電子帳簿保存法が改正されたことで、紙の注文書を保存する場合はスキャンを行う必要もあります。
電子帳簿保存法に対応した受発注システムを導入することで、紙の注文書を廃止でき、自社で法令に対応する手間もなくなります。
受発注システム導入の際にぶつかりやすい課題
受発注システムを導入するメリットが多くある一方で、いざシステムを導入しようと思ったときにぶつかりやすい課題もいくつかあります。ここでは代表的な3点を挙げて詳しく解説します。
こちらの資料では、より詳しく受発注システム導入に際しての課題を解説しています。あわせてご覧ください。
受発注システム導入に迷うあなたへ データで分かる市場規模と導入へのヒント
取引先に使ってもらえない
受発注システムの導入を検討する中で、「取引先に使ってもらえないのでは」という不安を感じる担当者は非常に多いです。
このケースでは、「導入前に取引先を巻き込んで検討する」「発注者側にもメリットがあることを周知する」ことが大切です。
発注を行う担当者にとっても、受発注システムの導入は非常に便利になる部分が多くあります。
【発注者側のメリット】
・いつでも好きなタイミングで商品を発注できる
・商品の画像や詳細情報を確認しながら発注できる
・自分が発注した商品がいつ頃届くか、サイト上で確認できる
受発注システムの導入検討時には、導入前に取引先にお試しで使ってもらえるトライアル環境の利用も有効です。サイトの使いやすさやスマートフォンから注文ができるかなど、自社に合った運用ができるかを無料トライアルで確認しましょう。
▼「TS-BASE 受発注」トライアルを申し込む
注文チャネルが複数ある
FAX・電話・メールなど複数の注文手段を併用しており、システムを導入してもアナログ業務が残ってしまうことから導入を断念するケースもあります。
こういった課題に関して、実際は一部の業務でも受発注システムを導入することで大きな業務効率化につながることが多いです。竹田印刷株式会社が提供する「TS-BASE 受発注」でも、一部の商品や業務からシステムを利用した運用を開始し効果を実感、その後発展させていくケースが多くみられます。
システムの必要性を感じない
担当者がシステムの導入を検討する際、社内から「今の業務で十分対応できている」「ミスも特に発生していないし、従業員も今の方法に慣れている」という意見がありシステム化を諦めてしまう場合もあります。
このように社内でシステムの必要性が認知されていないケースでは、「近い将来でも、本当にそのままの体制で対応できるのか？」を考えるのがポイントです。各種法令への対応や人手不足、DXの推進などの諸問題に、現在の体制で対応しきれるのか考えてみてください。
今後企業が対応すべき受発注業務に関する業務課題について知りたい方は、こちらもご覧ください。
受発注システム導入に迷うあなたへ データで分かる市場規模と導入へのヒント
「将来を見据えた業務改善」として有効なTS-BASE 受発注
BtoB領域において、受発注システムはコロナ禍を契機として導入が進んでおり、今後もその流れは加速していくと考えられます。
導入時には課題にぶつかることもありますが、業務上のメリットも多いことから、「将来を見据えた業務改善施策」として積極的に導入していくべきシステムだといえるでしょう。
『TS-BASE 受発注』は、BtoB領域に特化した受発注システムとして、企業のさまざまなシーンで発生する受発注業務を効率化することが可能です。
取引先からの注文を受ける機能はもちろん、その後の在庫管理や出荷・仕入（発注）業務まで対応できる機能を搭載しており、受発注業務をまとめて一元管理・改善することができます。
TS-BASE 受発注の詳細についてはこちらの資料でご確認いただけます。
