リアルタイム情報の提示は、店舗販促物の配送を最短かつ円滑にする
店舗型ビジネスを展開する企業が、本社と店舗間のやり取りの削減をしたいなら、積極的なリアルタイム情報の提示が効果的です。注文・受注・物流に関わる情報を一元管理化できるシステム「TS-BASE 受発注」を活用すると、注文データを活用した有効在庫数を常に表示することで、各店舗からの受注業務がスムーズに行えるようになります。本記事では、店舗型ビジネスを展開する企業が、販促物や備品の注文・配送業務で抱きやすい課題やシステムの活用例などをご紹介いたします。
注文側の店舗と受注側の本社双方にある課題
店舗ビジネスを展開する企業の注文業務の課題は、業種・店舗数の規模を問わず共通点があります。複数の店舗から注文される販促物・備品の受注対応、各種問い合わせ、在庫確認、配送手配など、日々煩雑な業務を行う中で発生する課題は以下のような傾向があります。
受注する本社の課題
受注担当者が行う、頻繁に発生するコミュニケーションや入力作業のミスのリスクは高く、手間を要する業務の連続です。また、販促物・備品によって在庫場所が異なるため、機敏で臨機応変な対応が求められます。手配に時間がかかってしまうと、店舗は自らの判断で備品を購買してしまうケースも散見されます。では、注文する店舗側からみると、どのような課題があるのでしょうか。
注文する店舗の課題
どのような業態であっても、店舗が担う役目は、「お客さまに対して最適なサービスを提供すること」です。備品や販促物は、最適なサービスを提供するために必要なアイテムではありますが、それらの注文はあくまで付随業務なので、販促物リストを見ながらの入力や手書き作業で時間を割くのは好ましくありません。
「必要な時に必要なモノを」という気持ちは、本社も店舗側も共通しています。しかし、先述したようなアナログの注文方法だと、注文からモノの到着までのタイムラグが出がちです。この原因は、「矢印の多さ」にあると考えられます。
ターニングポイントは、「1日 10件以上｣
矢印の多さとは、「本社の受注担当者がこなすコミュニケーション量」を意味します。これは、受発注システムTS-BASE 受発注を通して、多くの企業担当者さまと対話した結果の「肌感覚」ではありますが、業種・店舗数の規模は問わず、
「1日10件近くの明細数が多い注文が標準になる」と、何かしらの無理が生じてきます。
このような傾向があり、別手段を探し始めるターニングポイントになっています。
受注担当者は、「店舗」「仕入先」「物流部門」など全関係者のハブになるため、ほうぼうから矢印が向かってきて、自分からも矢印を返していきます。在庫切れや納期調整などが発生した場合は更に工数が積み重なるため、推定で注文数の倍以上のコミュニケーションが発生しているとされます。
また、コミュニケーションにはデジタル上・直接的な対話は問わず、意思疎通をとるための業務が付随してきます。注文書や基幹システムへの入力作業など、相手へ伝えるために必要な準備を含めると、工数は膨らむ一方です。
このように、受注業務は多くのコミュニケーションによって成り立っている大変な業務ではありますが、店舗側からの目線だと、「遅いな」「まだ返事がこない」などの不満につながりやすく、受注担当者の「早く届けてあげたい」という思いとは反対の状況が生まれてしまいます。
では、どのようにコミュニケーションを円滑化させて解決していったらよいのか。TS-BASE 受発注で実現できるコミュニケーションの変容をご説明いたします。
A社受注担当者の課題は注文量と店舗とのコミュニケーション
全国に店舗を展開するA社では、各店舗からの販促物の注文をFAXで送る運用をしていました。注文を受ける本社受注担当者目線の課題や、全体の運用の流れは以下になります。
メインの課題
課題① アナログでの受注作業の煩雑さ。
課題② 在庫数の把握と在庫切れへの対応。
課題③ 営業時間が異なる店舗とのコミュニケーション。
業務の流れ
注文・受注
各店舗からの注文をFAXで受注。
受注処理
注文内容の取りまとめ。各種確認作業。
出荷依頼
出荷依頼書を作成して倉庫へ送付。
出荷処理
倉庫からの出荷完了報告を受け、各店舗へ伝達する。
本社受注担当者は、店舗からの注文書をFAXで受信した後、エクセルシートへ注文内容を取りまとめていきます。その際、倉庫から週次で提供される「販促物在庫管理シート（エクセル）」と照らし合わせを行い、状況に応じて店舗や倉庫と連絡を取り合いながら確認作業を進めていました。
エクセルの出荷依頼書を倉庫へ送ったあと、倉庫の実在庫との差異が原因で出荷ができないケースもあり、本社担当者は再度確認・調整作業を行うことも珍しくありません。この際、店舗担当者の転勤やシフト要因による情報共有、土日祝日休みの本社というリズムの違いで、意思疎通がスムーズに進まないこともありました。
本社受注担当者の業務負荷と比例して、発送業務へ悪影響が生じます。各種確認作業の影響で出荷日が遅れたり、在庫が確保できなかったりすると、店舗は「早めに頼む」「ストックをしておく」 などの行動をします。過剰に注文された販促物は、店舗の在庫置き場を圧迫し、適切に管理されずに死蔵在庫化するケースも発生し、悪影響の範囲が広がっていきます。
このような状況を円滑にするために、A社はTS-BASE 受発注を導入し、Web注文を起点とする情報の一元化を推進しました。その結果、どのような変化が起きたのでしょうか。
「TS-BASE 受発注」内の情報提示・観覧で「矢印」が激減
本社と店舗間のやり取りは、主に「在庫数・発送日・進捗・送り状番号」に関する情報です。これらの情報をTS-BASE 受発注のプラットフォーム上で提示していくことで、電話やメールなどの直接的なコミュニケーションが激減し、矢印の往復を最小限にした円滑な運用が実現されました。
業務の流れ
注文
店舗は注文サイトを使用して販促物の注文を行う。
受注処理
本社受注担当者は、規定時間にTS-BASE 受発注内で注文処理を行う。
出荷確認
倉庫はTS-BASE 受発注上で注文内容確認。発送作業を行う。
出荷処理
TS-BASE 受発注で出荷処理を行うと、各店舗へ自動でメール通知される。
課題に対する結果
課題① エクセルシートを使った煩雑な業務を改善したい。
結果：店舗も本社も、TS-BASE 受発注の操作が中心になり、アナログ作業は削減。
課題② 担当者間のコミュニケーションの負荷を軽減させたい。
結果：リアルタイム在庫数の提示で、注文可能数に応じた注文が可能に。
課題③ メディカル営業の手元へ到着するリードタイムを短縮したい。
結果：必要情報が掲載された注文サイトは24時間いつでも観覧・注文が可能に。
注文する店舗は、FAX注文用紙の記入からWeb注文へ。商品画像を見て確認しながらクリック作業で注文ができるため、誤発注リスクが激減しました。受注する本社は、注文の取りまとめや出荷指示書の作成などのエクセルシート作業がシステムの操作で完結。アナログ作業の大半がなくなりました。
受注後に発生していた各種確認作業も、先述した「在庫数・発送日・進捗・送り状番号」に関する情報を店舗が確認できるように情報を提示。確認や調整が必要となる根本原因を解消することで、多くの工数削減に成功しました。
在庫数の見える化が課題解決の起点
アナログ運用で不可能だったのは、「リアルタイム情報の提示」です。これが原因で矢印が行き来する筆頭は、「在庫数」に関するコミュニケーションです。
- 50個欲しいけど在庫はあるだろうか。（店舗）
- 何の在庫はあって何の在庫がないのか分からない。店舗）
- 注文が入ったけど在庫がなかった。（本社）
- 倉庫からの在庫報告数が間違っている。（本社）
これらは、「リアルタイムの可能数が明確なら解消可能な問題」です。しかし、エクセルシートを情報共有手段にしている場合、数字の更新は人間頼りなので、常に変動する在庫数には対応しきれず「目安」になってしまい、問題の解消にはなりません。
これらの課題解決に強みがあるのが、TS-BASE 受発注の仕組みです。入庫数の登録を起点に、発生した注文情報から出荷処理までをシステム内でデータ管理するため、リアルタイムで注文可能数を更新し、商品詳細画面に表示することができます。この数値は以下のように算出されています。
注文可能在庫数＝①－（②＋③）
①在庫数：倉庫にある在庫総数。
②注文数：現在受注済の未引当在庫合計数。
③引当数：出荷準備中の引当済在庫合計数。
注文可能在庫数は、倉庫にある総在庫数から注文数（未引当と引当済）を引いた有効在庫数です。注文が入った瞬間に、TS-BASE 受発注のシステム内で算出され、リアルタイムで表示在庫数が変わっていきます。注文したいタイミングで画面に表示されている数が、その瞬間の有効在庫数で、それ以上の注文数は発注不可になります。
このような仕組みが受注超過を防ぎ、煩雑なコミュニケーションを激減させる効果を生んでいきます。先述した在庫数以外にも、本社と店舗間で確認作業が生じていた「発送日・進捗・送り状番号」に関する情報も、注文サイトでリアルタイムの出荷状況を確認できたり、出荷後に送り状番号が自動反映されたりなど、TS-BASE 受発注は注文する店舗側が自ら情報を取りに行ける仕組みなので、本社・店舗にとって心地よいコミュニケーション環境を構築することが可能なのです。
※店舗型ビジネスの注文業務に最適なTS-BASE 受発注のオススメ機能は、記事最後部でもご紹介しています。
本社と店舗間の多様なワークフローを実現する機能も充実
TS-BASE 受発注は、店舗型ビジネスを展開する企業で取り入れている、さまざまな管理・ワークフロー形成に必要な機能を有しています。
モノや金額などの一定条件で、エリアマネージャーや統括責任者の発注許可が必要となる場合、遠隔地の店舗からTS-BASE 受発注のシステムを介して「承認」依頼を送ることができます。以下の記事のように、システム上で承認が必要な販促物や備品の承認フロー設定を行うと、対象商品を注文カートに入れて注文確定に進んだ場合、自動的に承認依頼ボタンが表示される仕組みになっています。
また、よく使用する販促物や備品を「多めに注文して置いておこう」という選択をする店舗は珍しくありません。しかし、限られた置き場所での管理も難しく、滞留在庫化したあと存在を忘れる可能性も否めません。このような場合、コスト管理の観点からも、TS-BASE 受発注では、ユーザーグループ機能内の注文制御を活用し、あらかじめ注文できる数を決めておくことをおすすめしています。機能概要は以下のページです。
そして、受発注システムからは少し話がそれますが、在庫管理を委託する物流倉庫との相性に課題を感じる企業さまも多くいます。例に挙げたA社が依頼している倉庫は、各販促物の在庫数を週次で連絡をする取り決めをしていましたが、倉庫によっては月次での報告というルールを提示されるケースもあるようです。ただでさえ多い確認作業が上手くいかず、機会損失につながる事象も多く耳にしています。
A社のような課題がある企業さまは、受発注システムと並行して弊社の物流サービス「TS-BASE 物流」も活用して、一連の流れをトータルで改善してみてはいかがでしょうか。愛知県小牧市・春日井市に倉庫を構え、バーコードがない販促物やEC対応など多様な物流への対応をしております。ぜひ興味があるかたは、以下の記事もご覧になってみてください。
TS-BASE 受発注の詳細な情報
TS-BASE 受発注の導入事例集
店舗型ビジネスの課題解決に役立つ「TS-BASE 受発注の機能」
本記事で紹介した機能および、店舗と本社間の注文業務を効率化させるオススメ機能をご紹介いたします。
◆ 店舗が必要な時に情報を確認できる機能
◆ 本社の運用・管理に適した機能
商品情報をグループごとに変更できる機能で、商材や単価の出し分けをしたい場合に便利です。
職域に合わせた発注権限がある場合、発生した注文に対し担当者へ判断を求めることができる機能です。
注文サイトを通じて受注したデータをCSV形式でダウンロードできます。
