注文の許可を得る申請業務「承認」は、発注の停滞を招く要因になりがちですが、この業務をシステムで運用すれば改善につながる可能性は高まります。注文から発送までの業務を一元管理する受発注システム「TS-BASE 受発注」には、システム内で上長への申請を行える「承認機能」があります。この機能を活用すれば、注文情報を活用した承認業務を一つのシステム内で行うことが可能になります。本記事では、この承認機能について詳しくご説明いたします。

注文の許可を得る「承認」

TS-BASE 受発注には、発注作業に伴う「承認」をシステム内で行うことができます。承認業務とは、「発注総額が一定金額を上回る場合」や、「商品や仕入れ先に応じて許諾が必要」などの一定ルールに該当する場合、発注前に上長や責任者へ申請を行い、権限者は内容を確認して許可をするという一連の業務を意味します。

先述した承認業務は、紙の発注書を決められた承認フロー（例：注文者→直属の上長 →部長）を経て押印をもらう場合や、電子印鑑サービスを利用しているケースをよく耳にします。運用は成り立つものの、紙ベースだと現在のステータスが不明で発注漏れや遅延を招いたり、電子サービスも書類をアップロードするなどの工数がかかったりなどの課題が生じています。

一つの企業を例に挙げます。

店舗を全国展開するA社さまは、備品の注文に承認工程を設けていて、「注文者（店舗）→エリア責任者→統括責任者」という承認フローを経て発注を行う運用をしていました。

注釈：承認業務例のフロー図。

問題は、おおよそ1カ月という短サイクルでエリア責任者の変更が発生することです。全体管理を行う本部は、エリア責任者（承認者）変更の周知に課題を抱えており、注文者からの確認対応や、注文ミス・遅延の発生を軽減できる方法を探していました。

このような課題に対し、TS-BASE 受発注の承認機能の活用およびWeb注文「注文サイト」、受注管理を行う「管理システム」の導入は最適な解決方法になります。

先述したA社の承認フローを例に、「承認機能」の仕組みや実際の運用をご説明していきます。

TS-BASE 受発注の承認機能の仕組み

TS-BASE 受発注の承認機能の仕組みをご説明いたします。承認機能は、最大2段階の承認フローを数量無制限で作成可能です。

注釈：TS-BASE 受発注「承認機能」のフロー図。

注文をしたい注文者が、注文商品の承認依頼を行います。依頼完了後、まず「確認者」へ承認依頼が通知されます。この確認者は最大5名まで登録が可能で、登録された5名の中の1名が承認をしたら、次の「承認者」へ承認依頼が自動通知されます。

承認者も最大5名まで登録が可能です。こちらも、登録された5名の中の1名が承認をしたら、自動で注文処理が行われます。

注釈：TS-BASE 受発注　管理システム、登録済承認フロー画面。

承認フローの設定は、管理システム上で承認フロー名を登録し「確認者」と「承認者」を指定すれば簡単に登録することができます。承認対象は、注文サイトで注文する「金額」「商品」から条件を設定します。フロー登録数は無制限なので、商品数が多い場合や部門ごとに承認者が異なる場合にも問題なく対応が可能です。

▼TS-BASE 受発注の「承認機能」について詳しくご紹介しています。

TS-BASE 受発注の承認作業の流れ

実際の操作画面に沿って、TS-BASE 受発注の承認作業の流れを説明します。以下は、1工程の承認を行う際の流れになります。

注釈：TS-BASE 受発注「承認機能」操作手順画像①②。

◆ステップ①

注文者は、注文サイトで商品をカートに入れ、発注データを作成します。その際、承認が必要とされる商品が注文に入っている場合、注文明細下に「承認を依頼する」という赤いボタンが押下できる状態になります。注文者はこのボタンをクリックして、承認依頼を行います。（操作手順画像①）

◆ステップ②

承認依頼が行われたら、確認者へのメール通知が行われます。重ねて、確認者がTS-BASE 受発注の注文サイトにログインをすると、承認確認を促すポップアップが表示されます。（操作手順画像②）その他にも、注文サイトのサイドへ表示される「未承認状況」を知らせる承認者向けのメニュー表示で対応を促す工夫も施されています。

注釈：TS-BASE 受発注「承認機能」操作手順画像③④。

◆ステップ③

確認者は承認画面から注文内容を確認して、以下4つから適切な対応を選択してボタンを押下して承認作業を行います。（操作手順画像③）

• 承認→注文内容に問題がない場合。
• 訂正して承認→承認者が数量や商品削除などの訂正を行った場合。
  （訂正理由の記入が可能）
• 差戻→注文内容に確認が必要と判断された場合。
  （注文者までステータスが戻る。差し戻し理由の記入が可能）
• 却下→注文内容に問題がある場合。
  （却下した注文は取り消される。却下理由の記入が可能）

◆ステップ④

ステップ③の承認結果が注文者へメール通知されます。また、TS-BASE 受発注にログインをすると、承認確認のポップアップが表示されます。（操作手順画像④）その他にも、サイドメニューでの状況表示など対応を促す工夫が施されています。

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「確認者」「承認者」から承認を得る2段階のフローを設定していた場合、1段階目の承認が完了したら、自動で2段階目の承認者へ承認依頼が通知されます（ステップ②）。その後はステップ③④を繰り返して完結する流れになります。

TS-BASE 受発注の承認機能をA社が導入した場合

冒頭付近で例として挙げたA社の場合、TS-BASE 受発注の承認機能を活用すれば、このような運用設計が可能です。

改めて、A社の課題と要望を整理します。

• 全国展開する各店舗の備品注文がミスなく行われるようにしたい。
• エリア責任者の異動が約1カ月サイクルで発生する。
• 「注文者（店舗）→エリア責任者→統括責任者」という承認フローは継続したい。
• 承認者変更の通知は全体を統括する本部が行っているが、周知が難しい。各店舗からの問い合わせや、承認作業の滞りへの対応に負荷を感じている。

このような課題に対し、TS-BASE 受発注の承認機能を活用すると、以下のような運用フローを設計できるため、既存の運用「注文者（店舗）→エリア責任者→統括責任者」を継続することが可能です。

注釈：A社がTS-BASE 受発注の「承認機能」を活用した場合のフロー図

エリア責任者の人事異動が発生したら、統括する本部担当者がTS-BASE 受発注の管理システムで該当するフローの「確認者」の変更で対応が完了します。たとえ注文者が本部担当者からの「担当エリア責任者変更のお知らせ」の確認を忘れてしまっても、この仕組みを利用することで自動的に正しい承認フローのステップへ進むことができます。

本部担当者は設定変更という新たな作業が発生しますが、全国の店舗からの問い合わせや、どこかでストップしている備品発注のフォローなどの対応業務を考えれば、明らかに負荷は軽減します。設定さえ変更すれば、正しい承認フローの道筋をシステムが作ってくれるのです。進行中の承認フローのステータスは一覧画面で確認が可能になります。

承認を行う確認者・承認者も、TS-BASE 受発注へログインすれば、承認対応のタスク確認ができます。メールでの送付や紙の承認依頼書がデスクへ置かれていても、何かと埋もれてしまいがちです。TS-BASE 受発注の承認機能を活用すれば、特定の曜日や時間にログインをするルールを定めれば対応漏れのリスクも軽減できます。

このような運用を行えば、A社は課題をクリアにしつつ、望み通りの運用が実現できる可能性が高くなるでしょう。

注文関連情報を一つのシステムに集約できることがメリット

Web注文の仕組みと承認業務を連結できることが、TS-BASE 受発注の承認機能を活用する利点です。

先述してきた通り、TS-BASE 受発注を活用すれば備品発注用のWeb注文サイトの注文確認画面からワンクリックで承認依頼を行えるようになります。承認者の確認が完了したら備品の注文は自動で完了します。注文時のデータをそのまま活用するため、再入力や書類のアップロードなどの作業は不要で、注文ごとの情報管理を一つのシステムで全て行うことができるのが、最大のメリットだと言えるでしょう。

現在構想中ではありますが、TS-BASE 受発注は、この承認機能をより活用しやすくアップデートする予定です。例えば、要承認商品が複数混在する注文に対して、明細自動振り分けなどの仕様拡充を行うことで、より活用範囲が広がる機能へ進化できる可能性があると考えています。

既に「発注総額が一定金額を上回る場合」や、「商品や仕入れ先に応じて許諾が必要」などの一定ルールを設けて承認や申請業務を行っている企業さまにとって、必要不可欠な機能として、ご相談や導入希望も多い機能です。アナログで行う自社の既存運用へ対応できるのか、複雑な承認フローで業務の停滞に課題をもつなどの企業さまは、業務改善が可能なのかをご提案させていただきます。ぜひお気軽にお問合せください。