材料発注の効率化は課題

製造業にとって大切なことの一つに、「お客さまの安心と流れを止めないこと」があります。企業によって提供する製品は異なりますが、部品を製造している企業でも、エンドユーザーへ届ける完成品を組み立てる企業であっても、共通しているのは、「納品した先に待つ人がいる」ことです。

モノづくりは、バトンリレーのように途切れることなく、常に流れ続ける必要があります。完成品が何であれ、その先のお客さまが安心して受け取れること。そして、エンドユーザーの期待に応え、笑顔の瞬間を作るモノを提供することは、どのような企業であっても共通の目的だと言えるでしょう。

そのために、製造業を営む企業では、流れを止めないさまざまな工夫を行っていますが、中でも材料発注の部分は、「計画通りに生産を行う」「計画に基づいた調達管理」「必要な時に必要な材料を仕入れる」という観点でとても大切でありながら、課題を抱えやすい業務でもあります。

このような課題をクリアにして流れを整える方法の一つに、Web注文を起点としたシステムでの購買管理が挙げられます。今回は、製造過程で消耗する副資材の注文に課題を抱えていた、A社の製造現場担当者と購買部門担当者の例をもとに、購買活動をどのように効率化していけるのかの一例をご紹介いたします。

滞留するA社の材料発注

広い敷地内に複数の建物があり、ライン数も多いA社の工場では、製品の部品を製造しています。各ラインで使用する副資材（以下、材料）の注文はラインごとに管理され、必要になった時に注文をする運用が行われていましたが、工場の構造的要因も含めた複数の課題が発生していました。材料発注は、以下のような流れで行われています。

メインの課題

　課題①　手書きの注文申請書作成とラインリーダーへの押印依頼。

　課題②　別棟の購買部門へ注文申請書を持っていく手間。

　課題③　材料の注文から到着までのサイクルのばらつき。

業務の流れ

A社の材料発注は、ラインリーダーの発注許可印入りの申請書を提出するルールがあります。手書きで申請用紙へ材料名などを記入した後、ラインリーダーの許可を得る必要がありますが、忙しい生産業務の中で押印依頼を忘れてしまったり、受け取った申請書の押印を忘れたりするケアレスミスが発生します。

そして、申請書が提出できる状態だったとしても、購買部門がある別棟まで歩いて向かわないといけません。隣のラインと協力し、誰かが代表して複数の申請書を持参する対応もしていましたが、材料発注のタイミングはバラバラなうえ、多忙の中で忘れてしまう時もあり、注文したい日に申請書を提出することすらままならない状況でした。

このように、申請書提出前の滞留が多く発生していたため、「申請書次第で材料が早く来るかどうか決まる」という不安定な状況が続きます。いつか生産への大きな悪影響が出るかも…というリスクを背負いながら解消できずにいたA社は、TS-BASE 受発注の導入で状況を一新することができました。運用はどのように変わったのでしょうか。

TS-BASE 受発注で材料発注の流れがスムーズに

A社は材料の注文にTS-BASE 受発注のWeb注文を導入し、滞留リスクの軽減に成功します。導入後の流れは以下のようになります。

業務の流れ

課題に対する結果

　課題①　手書きの注文申請書作成とラインリーダーへの押印依頼。

　結果：Web上での簡単操作で注文と承認業務が完了。

　課題②　別棟の購買部門へ注文申請書を持っていく手間。

　結果：システムを介して注文情報が自動連係されるようになった。

　課題③　材料の注文から到着までのサイクルのばらつき。

　結果：滞留がなくなり、注文業務が簡単・スピーディーに。

A社は、製造現場の注文・承認業務へ、大手通信販売サイトのような注文サイトを導入。製造現場メンバー（注文者）が、注文したい材料をカートに入れてボタンを押すと、自動でラインリーダーへの確認依頼が送信されるようになりました。ラインリーダー（確認者）は、自らのアカウントにログインをすると、TOPページに分かりやすく確認タスクを知らせるポップアップやページ上での未処理数字の表示がされます。注文内容確認と承認は数クリックで完了し、同時に購買部門へ注文内容が共有されるようになりました。

申請紙面がないと進まなかった注文業務も、それぞれの空き時間にスマートフォンやタブレットで行えるようになり、別棟の購買部門へ向かう手間もなくなりました。ラインで決めたルールに沿って、「材料在庫確認→注文→注文承認」というルーティンが定着し、スムーズな材料発注が定着していきした。

そして、注文データを受け取った購買部門は、特定の注文締め時間にTS-BASE 受発注へログインをして、全ラインからの注文情報をCSVでダウンロード。基幹システムへアップロードを行い、仕入先への発注作業を行います。以前は紙の申請書を見ながら手入力していた作業も、データを抽出して取り込むだけの簡単作業になりました。

仕入先へ直接注文することも可能

A社は注文データを基幹システムへ取り込み、仕入先へ発注する運用をしていますが、TS-BASE 受発注は、各仕入先へ直接材料発注を行う業務フローの構築も可能です。A社登場人物を例にすると、以下のような運用フローを実現することもできます。

業務の流れ

購買部門は管理システムを確認すると、いつでも各ラインの注文状況確認を行うことができます。基幹システムがない企業でも、TS-BASE 受発注から仕入先への発注業務・注文データの管理を行うことができるので、購買管理業務へ初めて導入するシステムとしても大いにご活用いただけます。

※製造業の注文業務を効率化するTS-BASE 受発注のオススメ機能は、記事最後部でもご紹介しています。

効率化可能な材料発注と最適な活用方法

A社の副資材の注文業務を例に、TS-BASE 受発注の導入で変わる製造現場の注文業務と購買部門の管理についてご紹介をしてきました。

例に挙げた材料だけではなく、TS-BASE 受発注を導入する製造業の企業さまの中には、製品そのものになる「直接材」の注文に注文サイトを活用し、製造現場・生産管理部門・購買部門・サプライヤーをシームレスにつなげる運用を実現している事例もあります。

TS-BASE 受発注の注文サイトは、「複数の商品画像」「商品説明」などからなる大手通信販売サイトのようなデザインで、注文する材料のビジュアルと内容を明示できるのが特徴です。そのため、可視化できる材料や発注単位（ロット）を固定できる材料は基本的に全て扱うことが可能です。

しかし、リアルタイムで金額が変動する値段と材料を紐付けてサイトへ表示・管理したい場合や、材料の可視化が難しいモノなどは使いかたに工夫が必要になる場合があります。

TS-BASE 受発注は、管理が難しいとされているバーコードがないモノの管理も得意としているため、ご希望の材料に合わせた注文方法やワークフロー構築のご提案幅は広く、製造現場にフィットする最適解の提示が可能です。ぜひ材料発注に課題がある場合やデジタル化を推進したい企業さまは一度お問合せをいただければと思います。

「TS-BASE 受発注」で製造現場の発注業務を効率化

製造業の課題解決に役立つ「TS-BASE 受発注の機能」

本記事で紹介した機能および、製造業の注文業務を効率化するオススメ機能をご紹介いたします。

◆簡単にミスなく注文できる機能

〇商品画像（サブ画像）登録

商品ごとに表示されるイメージ画像は、メイン画像1点、サブ画像8点の設定が可能。

〇スマートフォン・タブレット対応

スマートフォンやタブレットの画面サイズに合わせた「マルチデバイス対応」を採用しています。

〇商品カテゴリ

注文サイトに掲載する商品に「大・中・小」のカテゴリを設定し、管理ができる機能です。

〇商品マスタ

商品に関する情報やカテゴリの設定のほか、各種注文制御の登録も可能。

◆基幹システム連携用データの作成

〇注文データ出力

注文サイトを通じて受注したデータをCSV形式でダウンロードできます。

◆注文の許諾を得る機能

〇承認機能

職域に合わせた発注権限がある場合、担当者へ判断を求めることができる機能です。

◆仕入先に発注する機能

〇仕入先マスタ

仕入先情報を一元管理できるマスタです。商品マスタへ紐づけて登録をします。

〇仕入先自動発注機能

受注後に発生する仕入先への発注作業を自動化できる機能です。

〇仕入先FAX連携

仕入先マスタに登録された番号宛に発注書をFAX送信できる機能です。

〇発注書作成・送信

注文データをもとに発注書を作成し、メール・FAX・システム連携で送信します。