医療業界の注文業務を円滑化する「TS-BASE 受発注のWeb注文の仕組み」は、メディカル営業一人一人に「その人だけの」注文環境を用意し、どこからでも、必要な時に、必要なモノをご提供するサポートをいたします。TS-BASE 受発注は、企業の注文・受注・在庫管理と物流業務の一連を円滑化。情報の一元管理化を実現するシステムです。本記事では、医療業界でのTS-BASE 受発注の活用例や、オススメ機能などをご紹介いたします。

「必要な時に必要なモノを最速で届ける」ことへのハードル

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自社の商品を説明するパンフレットや商品サンプルなどの販促物は、医療機関が導入を検討するために重要な情報です。メディカル営業にとって、リクエストをもらった瞬間に販促物を提供できればベストですが、大体が注文を行い、保管されている倉庫から出荷され、到着したモノを顧客へ手渡す流れが生じます。

この時に発生する代表的な課題として、以下が挙げられます。

採用している注文方法によっては営業所へ戻らないと対応できないケースもあり、これでは時間も場所も拘束されてしまいます。また、在庫の有無や発送日確認などのコミュニケーションが頻繁に発生していて、対応工数が積み上げ式に増加していきます。しかし、これらの負荷をかけたとしても、在庫切れだった場合はお届けができなくなり本末転倒です。

このような本来のコア業務以外の工数削減に対し、TS-BASE 受発注のWeb注文の仕組みはとても相性がよく、導入済企業さまでは同様の課題解消のサポート実績が多くあります。実際にどのような変化が生まれているのか。ある企業（以後、A社）の導入前の課題・システムの活用でどのような運用が実現できたのかを、運用フローとともに解説していきます。

A社の課題は「注文シートへの入力作業と到着日」

A社は全国に営業所を構え、各拠点に配属される100名近いメディカル営業が各エリアの医療業界を支えています。そんなA社では、メディカル営業が行う販促物の注文と、それを取りまとめる営業事務および物流部門の業務に課題を抱えていました。

医療機関との商談でサンプル品やパンフレットが必要になった場合、A社では自社倉庫を統括する物流部門に販促物の発送依頼を行っていました。業務全体の流れは以下のようになります。

メインの議題

　課題①　エクセルシートを使った煩雑な業務を改善したい。

　課題②　担当者間のコミュニケーションの負荷を軽減させたい。

　課題③　メディカル営業の手元へ到着するリードタイムを短縮したい。

業務の流れ

メディカル営業は、エクセルシートの注文書へ入力する作業が発生し、時間のロスや作業工数の負荷が生じていました。各メディカル営業からの注文を受けた営業事務は、物流部門指定のエクセルフォーマットへ転記する煩雑な作業が発生。営業事務から注文シートを受けた物流部門は、注文を取りまとめ、帳票作成や在庫確認作業を行います。在庫切れの販促物がある場合、営業事務やメディカル営業本人へ事実を伝えるコミュニケーションが発生していました。物流部門もエクセルシートを活用した運用が多く、帳票作成や出荷報告書の入力作業に時間がかかり、入力作業に時間を要していました。

これらの各工程の作業工数と時間を考慮し、「週2回」という注文の締め日が設けられていました。このため、メディカル営業が注文をするタイミングによっては、注文してから到着するまで1週間以上かかるケースもあり、顧客をお待たせする状況が生まれていました。

これらの課題や運用に対して、TS-BASE 受発注導入後はどのような変化が生まれたのでしょうか。

メディカル営業の注文と受注業務を「TS-BASE 受発注」で円滑化

最初に。A社の運用で最も大きく変わったのは「工程が減ったこと」です。

導入後の業務全体の流れは以下のようになります。

業務の流れ

課題に対する結果

課題①　エクセルシートを使った煩雑な業務を改善したい。

結果：システムを活用した注文・受注・出荷業務に変わり、エクセルシートへの入力作業は削減。

課題②　担当者間のコミュニケーションの負荷を軽減させたい。

結果：電話やメールで確認していた情報は、システム上で必要な時に観覧できるようになった。

課題③　メディカル営業の手元へ販促物が到着するリードタイムを短縮したい。

結果：注文作業の負担軽減、注文可能な在庫数の見える化により大幅に短縮された。

先述した通り、最も分かりやすい変化は「工程が減ったこと」です。前項で説明した登場人物の「営業事務担当者」の工程が全て削減されました。これは、Web注文を導入したことで起点となる注文情報をデータ化し、出荷業務までをシステム内で完結できるようになったため、取りまとめや転記作業の一切が不要になったからです。これにより、メディカル営業に課されていた「週2回の締め日」がなくなり、いつでも必要になった時に注文が行えるようになりました。

物流部門で行っていたエクセルシート業務も同様に削減され、注文情報をもとに帳票作成や出荷処理をTS-BASE 受発注内で行えるようになりました。出荷作業状況は、注文者が観覧できる注文サイト内にステータスが反映され、知りたい時に状況確認が可能になり、メールや電話での問い合わせが不要になりました。

注釈：TS-BASE 受発注 注文サイト上の在庫数表示。

また、TS-BASE 受発注では、各販促物の注文可能在庫数（リアルタイム在庫）の情報共有が可能になるため、在庫切れ商品の注文がなくなり、スムーズに出荷作業へ移行できるようになりました。これにより、在庫切れや確認作業のタイムロスで生じていた機会損失がなくなったため、医療機関へ対するサービスレベルの向上にもつながっていきました。

1工程の削減と情報の見える化が実現され、大幅な工数削減に成功し、「必要な時に、必要なモノをご提供する」という理想の実現へ大きく前進する変化が生まれます。
そしてメディカル営業にとって、注文サイトの導入は注文工数の削減以外にも複数のメリットがありました。

自分だけの注文環境を持てる「TS-BASE 受発注の注文サイト」

TS-BASE 受発注の注文サイトはインターネット環境下であれば、どこからでも利用が可能で、ログインID・パスワードを知る特定ユーザーのみがログインできる「クローズドサイト機能」を採用しています。A社のように、メディカル営業が100名近くいる場合でも、営業一人一人にアカウントを付与（ログインID・パスワードを発行）することが可能なので、他営業は関与しない自分だけのアカウントを持つことができます。

注釈：TS-BASE 受発注 注文サイトTOP画面。

仕組みは大手通販サイトと同様で、共通の商品情報一覧の観覧をしながらも、「お気に入り商品登録」「注文履歴」「配送先住所登録」「配送状況確認」などは、アカウント保有者が操作・登録した情報のみが表示され、他者から観覧されることはありません。A社のメディカル営業は、注文サイトを活用することで、自分が確認したい情報をいち早く検索・観覧することが可能になりました。

また、販促物の発送先について、「系列病院」「医師の自宅」「医学会会場近くのホテル」など、通常外の配送先を指定されるケースは珍しくありません。これらの情報は、プライバシーや個人情報保護の観点からも、多数の営業メンバーが観覧できる共有プラットフォームでの扱いは好ましくないといえます。その点、TS-BASE 受発注の注文サイトは、パーソナライズされたクローズド環境をご用意しているため、最低限の開示範囲でご利用いただくことが可能です。

この「クローズドサイト機能」は、医療従事者へ直接アカウントを付与し、メディカル営業を介さずに注文をしていただく運用も実現できます。注文サイトで観覧できる商品詳細情報には発注可能在庫数が表示され、パンフレットの一部を画像やPDFで観覧できるなど一般的な通販サイトと同様の機能が備わっているため、顧客側も簡単操作で注文をすることが可能です。

注釈：TS-BASE 受発注 注文サイトの商品詳細ページの観覧イメージ。

また、販促物の改訂やリニューアルに伴う期限が生じる際は、商品マスタの「表示・非表示」機能 を活用することで、設定期限に応じた注文可否を自動で管理することができます。この設定を活用すれば、顧客が注文を行う場合でも、迷うことなくいつでも最新の販促物をお届けすることが可能になります。

※医療業界の注文業務に最適なTS-BASE 受発注のオススメ機能は、本記事の最後部でもご紹介しています。

その他、医療業界での活用例

ご紹介したA社以外にも、TS-BASE 受発注は医療業界のこのような場面でご活用いただいています。

在宅医療の一般ユーザーさまからの医療機器の注文

医療機関と連携をして、在宅で療養する患者さまへ必要な医療機器をお届けする「BtoBtoC商流」にも、TS-BASE 受発注は活用されています。多忙なご家族や体が不自由なかたにとって、24時間どこからでも注文可能なWeb注文へのニーズは高まっています。

医療機関への物品貸出管理

医療機関への物品（医療機器・サンプル・備品など）のレンタルやリースの管理にもTS-BASE 受発注は活用されています。入庫・出庫管理へ対応する機能が完備され、「何が、どこに、何個あるのか」などの必要情報を見える化し、システム上で管理ができます。

TS-BASE 受発注は、メディカル営業がどこからでも注文できる環境を整え、「必要な時に、必要なモノをご提供する」という顧客ニーズへ応える運用を全力でサポートいたします。自社のメディカル営業の活動サポートや、実現したい運用がある医療業界の企業さまは、ぜひ一度TS-BASE 受発注へお問合せをいただければと思います。

TS-BASE 受発注の詳細な情報

TS-BASE 受発注の導入事例集

医療業界の課題解決へ役立つ「TS-BASE 受発注の機能」

本記事で紹介した機能および、医療業界の注文業務を効率化させるTS-BASE 受発注のオススメ機能をご紹介いたします。

メディカル営業がどこからでも注文できる環境を構築

〇クローズドサイト設定

ログインID・パスワードを知っている人だけが注文できるクローズ環境のサイトを提供します。

〇ユーザーアカウント管理

注文サイトにログインできるユーザーアカウントを発行・更新・管理する機能です。

〇パソコン・スマートフォン・タブレット対応

「マルチデバイス対応」を採用しています。外出先や現場から注文しやすい仕組みです。

各商品のリアルタイム在庫数を注文サイトへ表示

〇入庫処理

システム上で入庫登録を行う機能です。入庫予定の有無に関わらず柔軟に対応します。

〇在庫数表示

在庫数を注文サイト上にリアルタイムで反映できる機能です。顧客と在庫状況を共有でき、受注後の欠品対応や過剰発注などを防ぎます。

担当する医療機関の配送先を事前登録

〇配送先マスタ管理

商品のお届け先を事前に登録、注文時に登録情報を呼び出すことができます。

指定日配送依頼や現在の配送状況の確認が可能

〇お届け希望日設定（納期指定）

注文時に希望のお届け希望日が指定できる機能です。注文者と受注者間で納期の調整が簡単に行え、問合せの削減につながります。

〇注文履歴照会・訂正

アカウント単位で商品の注文履歴を確認できる機能です。履歴照会だけではなく、注文内容の訂正や再注文など履歴データの編集も行えます。

ロット別や期限ごとの在庫管理が可能

〇「製造ロット別」在庫管理

同一商品を製造ロット別に在庫管理することができます。商品を入庫（在庫数反映）する際に製造ロットを登録することで、ロット別の出荷・在庫管理が行えます。

〇「使用期限別」在庫管理

それぞれの商品ごとに、賞味期限や廃棄の期限など、日付管理が必要な商品に「使用期限」を設定することができる機能です。使用期限ごとの在庫管理が可能です。

〇商品の表示・非表示

商品ごとに注文サイトへの表示/非表示を設定できます。いずれも予約機能があり、日時単位で設定することができます。