導入企業が実際に感じた「システム導入後の意外な効果」
「受発注システムの導入で意外な効果があった！」という企業さまの声をご紹介します。TS-BASE 受発注は、注文・受注・物流に関わる情報を一元管理化できるシステムです。モノの注文から発送までの一連業務を包括しているため、各工程で想定外の高評価の声が挙がることがあります。この記事では、想定はできていなかったけど、「意外な効果がありました」とご報告いただいた事例3つと、「想定外」を「想定内」にし、着実にシステム導入を推進するために必要な「考えかた」をご紹介いたします。
システム導入の主目的は「業務効率化」
システムを導入した企業の多くは、「業務環境の改善」「業務手順やルールの統一化」「情報のデータ化と一元化」などの、「業務効率化」の効果を得るためにシステムを導入しています。弊社が提供するTS-BASE 受発注が包括する受発注業務も同様に、
- 情報の転記作業でミスが起きやすい。
- 注文側、受注側ともに作業に手間がかかっている。
- 確認業務（在庫や納期など）のやり取りが多い。
などの要因で、システム導入を検討している企業は多く、業務環境の課題を解決しながら、「システムでデータ化した情報を営業活動へ役立てていきたい」という展望を描く企業担当者さまもいらっしゃいます。実際に導入いただいた企業さまへ、導入目的の達成や使用感のお話を聞いてみると、企業さまから「意外な派生効果」を伺うケースがあります。今回は、それらの中から3つの事例をご紹介いたします。
意外だった導入効果3選
TS-BASE 受発注を導入した企業さまから実際にお話しいただいた、「意外な導入効果」を3つご紹介いたします。どれも「運用内のさり気ない点」で実感いただいているのが共通点で、本来の導入目的としていた業務の「少し横」に効果が派生していることが分かるエピソードです。
本社と店舗間のやり取りを改善したかったA社
- 本来の目的
本社と店舗間の間接材発注業務を円滑化したい。
- 意外な効果
店舗の注文業務の引継ぎ負荷が軽減された。
全国に店舗を展開するA社では、店舗からの間接材（販促物）の注文をFAXで行っていました。注文を行う店舗は注文用紙の記入に負荷がかかっており、受注する本社は店舗からのFAX注文への対応に苦心をしていました。そして、両者共通で感じていたのが、「業務時間が異なることへの不便さ」です。本社は一般的な平日デイタイムに対応を行い、店舗は土日問わず営業をしていて、場所によっては24時間営業の店舗もあります。双方にとって、「確認したい時にできないこと」が大きなストレスになっていました。
そこで、TS-BASE 受発注を導入し、注文方法をWeb注文に変更。店舗ごとにアカウントを付与していきました。大手通信販売サイトのような見た目と使用感の注文サイトには、注文可能な間接材の写真と在庫数が表示され、在庫に関する確認作業はほぼ削減されました。システム上で注文が完結され、確認したい時に受注データや発送状況の観覧ができるようになりました。これにより、業務時間が異なることで生じていた大半の不便さが解消されていきました。
これら、「システムを導入の本来の目的」のほかに、運用をする中で便利だと感じたのが「業務の引継ぎ」です。店舗間の人事異動が発生しても、TS-BASE 受発注の注文サイトは全店舗共通のため、使いかたは変わりません。そして、各店舗に付与されている注文サイトのアカウントを確認すれば、その店舗で使用する間接材の傾向や注文頻度などの過去情報が観覧できるため、ほぼ引継ぎ業務が必要なくなったことが、想定していなかった意外な利点だと評価されています。
エクセル業務を効率化したかったB社
- 本来の目的
営業や出荷部門が行うエクセルシート業務を効率化したい。
- 意外な効果
顧客（注文者）のユーザビリティー向上。
B社では、顧客からの注文を受けた営業が、出荷依頼シート（エクセル）へ注文内容を入力して出荷依頼を行っていましたが、営業活動に支障が出るほど手間がかかる作業でした。同様に、B社内で出荷を担当する部門もエクセルシートを使用した業務がメインだったため、全社的に受注から出荷までの業務を根本的に見直す動きになり、Web注文の導入、注文・出荷管理をシステム化するためにTS-BASE 受発注を導入しました。
導入後は、顧客が注文サイトを使用して注文を行い、注文内容は物流部門へデータで共有される流れになりました。Web操作が苦手な顧客の注文は、引き続き営業が受ける運用になりましたが、数クリックの操作で完了する注文作業は以前と比べものにならない簡単さで、工数は大幅に削減されました。同様に、出荷部門もエクセルの集約業務などがなくなり、注文データを活用したシステム内での作業がメインになったため、業務効率化だけではなく、ミスの軽減にもつながったといいます。
上記のような本来の目的ではなかったものの、意外にも注文をする顧客側から、「サイトでの注文が便利」という言葉が挙げられたそうです。注文方法の変更は顧客への負担になると思われていましたが、いざ運用を始めてみると、「いつも使っている通販サイトと似たようなものだから」「商品の写真を見て注文ができるから便利」「注文履歴から、配送ステータス確認ができるから安心」などの高評価をいただいているそうです。自社の業務改善が、顧客側のユーザビリティー向上へつながったのは意外な効果だったとのことでした。
注釈：TS-BASE 受発注の注文サイト。商品画像が9枚まで登録でき、PDFや動画のリンクを設置することも可能です。
リプレイス後も遜色ない運用を目指したC社
- 本来の目的
システムをリプレイスしても、以前と変わらないレベルの運用を実現したい。
- 意外な効果
以前はなかった機能の活用や運用の相談ができる。
自社で開発したシステムを利用して、注文・受注業務を行っていたC社ですが､OSやデバイスの変化への対応や、その都度発生する開発費用などのリソースに負荷を感じるようになっていました。顧客が使い慣れた注文システムを変更することに抵抗はあったものの、長い目で見た費用対効果を考慮した結果、TS-BASE 受発注へのリプレイスを決定する運びとなりました。
リプレイス後は、自社システムをアップデートするための色々な負荷はなくなり、顧客へ提供するサービスレベルを保ったまま新たな運用へ移行ができたといいます。C社が、他社提供システムの利用を開始してから感じたのは、「新たな機能」と「相談できる」という点でした。以前のシステムにはなかった、さり気ないシーンで「意外に便利」だと感じる機能が複数あり、さまざまな企業のニーズを把握しているSaaSならではの汎用性や多機能さを実感したといいます。
そして、運用の相談ができることは、以前と大きく異なる部分だといいます。TS-BASE 受発注では、定期的なフォローアップ支援があり、不明点の解決や改善策の提案などを行っています。自社開発のシステムでは自ら考えないと進まなかった部分も、導入後は、ともに考えてくれる味方ができたという点は意外に頼もしく良い変化だったということです。
確実性を高めるために必要なこと
意外な効果は、「想定はしていなかったけど、結果的に多くの人へ役立つプロジェクトになった」という導入担当者さまの努力が実った喜ばしい副産物だと言えます。しかし、「棚からぼたもち」は、あくまでもラッキーな現象であって、もし事前に想定できていれれば、効果を後押しする更なる対策ができた可能性もあった…とも言えます。
意外ではなく確実性を高めるためには、「①業務フローおよび手順確認」と「②範囲の見極めとシステム選定」の2つを行ってみると、今より見える景色が変わるのが実感できるでしょう。
①業務フローおよび手順確認
先述したA社の店舗への効果は、「店舗はどのような運用を行っているのか」が把握できていれば、事前に効果を見込むことができます。そのためにも、システム導入担当者に任命された人は、真っ先に「①業務フローおよび手順確認」を行ってみてください。
「業務フロー」とは、業務の流れや関係者（部門）を可視化したものです。受発注業務は、注文者・受注担当者・物流担当者など、複数名・複数部門にまたがって運用されているケースが多く、個人が把握できていない関係者が存在する場合も珍しくありません。まずは身近な現場担当者とともに、全体の流れを可視化してみてください。必要であれば、関係部門の担当者も巻き込んでみてもよいでしょう。
業務フローが完成したら、「手順確認」を行います。業務フロー内にある流れの各工程の作業手順を明確にして、「今現在、誰がどのような業務を行っているのか」を可視化していきます。各工程のキーパーソンに協力をしてもらい、業務が完結するまでの全工程の手順を明確にしていきます。
この時、それぞれの課題や現状の把握も行うようにしてみてください。意外な関係者や、ムダな業務もこの時に判明することもあるでしょう。少し面倒な作業ではありますが、このプロセスを行うことで、影響範囲の把握ができます。見直しを兼ねて丁寧に行っていきましょう。
業務フローの確認手順については、こちらの記事でも詳しく解説しています。
②範囲の見極めとシステム選定
「①業務フローおよび手順確認」を行うことで、影響範囲が把握できます。システム導入担当者は、これらの情報をもとに、「どの範囲の、どの課題解決を目指すのか」を明確にします。それに伴って、内部・外部との調整を進めていきます。
①の情報は、システムを提供するベンダーへ提供する情報として有用です。ベンダーへシステム導入の目的（どの範囲の、どの課題解決を目指したいのか）と、①の情報を渡し、「何が実現できるのか」「見積もり」などの回答をもらいましょう。それに伴い、業務に関連する部門の担当者との意見交換や予算確認をすすめます。
この2工程を行うことで、意外な効果を「確実性が高く、見込める効果」としてシステム導入の推進が行えるようになります。ぜひ実行してみてください。
加えて、システムを選定する際に大切にして欲しいのは、「点ではなく、面で見ること」です。注文部分だけにシステムを入れたとしても効果は限定的です。そして、近い未来に受注業務の改善も必要になった時、導入済みシステムとの連携ができずに総入れ替えが必要になるという現象は、意外と多く発生しています。
業務は地続きになっているので、ある程度の「面」を改善するからこそ、副産物の意外な効果も生じてきます。影響範囲をしっかりと見極め、長い目でコストメリットがある選択ができるよう、「意外な効果の確実性を高めるための2つ」を実行してみてください。
