「保管スペース移転・改修の手順書」の概要説明

注釈：保管スペース移転・改修の手順書見本画像。

「保管スペース移転・改修の手順書」は３つのシートタブで構成されています。各シートの項目を入力することで、保管スペースの移転や改修時のロードマップとしてご活用いただけるようになっています。

保管スペースの移転や改修を行う際は、保管する在庫品だけではなく、どのくらいの頻度でどのくらい入出庫があるのか、どのような作業が発生するのかなどの情報も押さえる必要があります。それによって、スペースや人員の確保も変わってくるからです。

このような必要情報を漏れなくそろえていけるように「保管スペース移転・改修の手順書」は設計されています。では、各シートの役割や入力のポイントなどの概要をシートごとに説明していきます。

【A】ステップ確認シート

注釈：保管スペース移転・改修の手順書【A】ステップ確認シート見本画像。

保管スペース移転・改修の手順書のステップ確認シートは、「進行計画表」の役割を担っています。時系列に沿って工程が可視化されており、ゴールまでの道のりとタスクを明確にして、いつまでに何を完了させるのかの策定・進行管理が行えるようになっています。

シートの各項目は、「全体」「設備」「実務」「システム」の4カテゴリによって構成されており、現状と新たな環境下の全体像を整理してから、「設備」「実務」「システム」の準備フェーズへ移行する流れが組まれています。マイルストーンの土台があれば、必要項目の過不足が見えやすくなるでしょう。個社の状況を考慮しながら、進行計画を明確にしてみてください。

このステップ確認シート通りの進行計画通りに進めるためには、【B】要件管理シート、【C】日次作業確認シートをしっかり仕上げる必要があります。この２シートの完成度は、保管スペース移転・改修プロジェクト成功の鍵を握ると言っても過言ではありません。次項は、ステップ確認シートの冒頭タスクに設定されている【B】要件管理シートの説明をいたします。


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在庫保管スペースづくりの工程を知りたい人へ向けた「保管スペース移転・改修の手順書」

【B】要件整理シート

注釈：保管スペース移転・改修の手順書【B】要件整理シート見本画像①。

保管スペース移転・改修の手順書の要件整理シートは、プロジェクトの目的地を定めていくための設計プロセスを担っています。保管スペースの移転や改修を行うためには、「何を・何のために・どのようにするのか」を決定する必要があります。そのためにも、関係する部門・人物が力を合わせて情報を出し合って整理をしながら、納得し合えるゴールを設定する必要があります。

注釈：保管スペース移転・改修の手順書【B】要件整理シート見本画像②。

最初の一歩目は、「きっかけの整理」です。保管スペースの移転・改修の理由は個社ごと異なり、必要とされる保管スペースの機能も個社ごとに異なります。

• どのようなきっかけ、目的があるのか。
• 保管スペースの活用範囲や扱うモノはなにか。
• いつまでに完遂すべきか。

この３軸を最初に明確化します。その後は、新拠点に必要な設備や保管及び業務についての整理をしていきます。これらの整理も、竹田印刷のナレッジをもとに項目を設定しているので、説明例をもとに、自社の状況を入力してみてください。

このシートは、関係者間の共通理解を深めていくプロセスでもあります。いつもは間接的に関わる部分も、文字で可視化する過程で理解を深められることや、知ることで沸いてくるアイデアなども出てくることでしょう。そして、何が明確化されていて、何が不透明なのかも可視化されるので対策しやすくなります。

保管スペースの移転・改修のタイミングは、業務を見直す良い機会です。それらをふまえて、出荷業務を行う現場担当者とその上長、プロジェクト牽引者など、全関係者で協力してシートを埋めてみてください。


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移転・改修プロジェクトの要件整理の方法を知りたい人へ向けた「保管スペース移転・改修の手順書」

【C】日次作業確認シート

注釈：保管スペース移転・改修の手順書【C】日次作業シート見本画像。

保管スペース移転・改修の手順書の日次作業確認シートは、文字通り作業工程を確認するためのシートで、運用フローを可視化する役割を担います。

実施する保管スペース移転・改修が、「既存拠点の拡張や移管の場合」は、①現在の運用を可視化してから、②新たな運用をどのようにするのかを検討し、可視化してみてください。必ず出荷業務を行う現場メンバーを含めて検討を行い、改善部分を洗い出しながら業務の棚卸をするイメージで進めてみるとよいでしょう。

このシートを完成させることで、新たに必要な設備や備品、またはシステム導入の検討などが発生する場合もあります。保管スペース移転・改修は、そのような新たなツールを取り入れる好機でもあります。良いタイミングだと思い、皆で話し合ってみてください。

また、この記事を読む人の中には、何もないゼロの状態から、新拠点の立ち上げを担当することになった人もいるかもしれません。そのような場合、最初の運用設計は特に大切になります。しかし、物流経験が全くな場合、必要項目を決められていても、具体的にどのように設計していいのか分からない人もいるでしょう。

このような人のために、実際の運用をもとに、日次作業確認シートの例を制作していますので、次項で簡単に説明をいたします。既存運用がある企業さまも参考になる点はあると思います。ぜひ自社の運用と比べて確認をしてみてください。

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物流業務の運用フローを可視化したい人へ向けた「保管スペース移転・改修の手順書」

【例】運用フローの設計方法

保管スペース移転・改修による新たな運用フロー設計を行う前に、改めて確認しておきたいのが、「物流業務の流れ」です。これは、倉庫の規模は問わず共通で、多数のお客さまの在庫品を預かる竹田印刷の倉庫でも、社内で保管する在庫品も同様の工程を経て出荷業務を行っています。

【出荷作業の流れ】

①入庫（保管）
出荷や在庫する商品の入荷・検品対応。タイミングや回数は個社ごと異なる。

②注文締め処理
特定期日に出荷する注文の確認と処理。

③各種帳票の出力・帳合（＊）
出荷用の帳票をそろえる。帳票は個社ごと異なる。

④荷役（ピッキング・梱包）
出荷する商品や同梱物を用意して、箱や袋に梱包する。

⑤出荷
配送業者へ荷物を引き渡す。

（＊）帳合作業とは、印刷した出荷指示書、明細書、送り状を注文ごとに仕分けする作業を意味します。

注釈：保管スペース移転・改修の手順書【C】日次作業シート入力見本画像。

商品によって特別な条件がある場合もありますが、大きな手順としてこの5つのステップを経て、配送業者へ荷物の引き渡しが行われています。初めての新拠点立ち上げを行う人は、このステップに沿って、モノを発送する段取りを考えてみてください。既に拠点がある人は、今までの業務を分解して項目へ当てはめ、それぞれの工程がどれくらいの時間や人数を要しているのかを確認し、記録をしてみることをおすすめします。

業務内容を整理する際は、細部まで可視化するイメージで書き出すことをおすすめします。例えば、①の入庫では、予定通りの商品と数量が入荷されたのかを確認する検品作業も含み、④の荷役では、同梱物や梱包方法の指定への対応も含まれます。作業内容を細かく分解し、それぞれの作業時間を算出しておけば、業務の見直し時にも活用しやすい情報になります。

保管スペース移転・改修の手順書の実際のデータ内には、【C】日次作業シート入力見本が2パターンあります。「（1）エクセルで運用をしている」OR「（2）システムを活用している」で分けて入力例を作っていますので、業務整理の参考にご活用ください。


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物流業務の設計や整理をしたい人へ向けた「保管スペース移転・改修の手順書」

保管スペース移転・改修後も活用できる手順書

保管スペース移転・改修の手順書の大枠のご説明をしてきました。この手順書を活用すると、保管スペース移転・改修に必要な情報整理とスケジュール管理が行えるようになるので、プロジェクトを円滑に進行することができるでしょう。

物流業務は、限られた人員で構成されたチーム内で情報がブラックボックス化しやすく、担当部署の役職者も把握しきれていない細かな苦労が積もっているケースが多くあります。このような保管スペース移転・改修の手順書を活用して情報整理をすることで、隠された課題や、背負わなくてよい苦悩などが表面化することも珍しくありません。

この保管スペース移転・改修の手順書は、「既存拠点の見直し」「業務を外部へアウトソーシングする時の伝達用」「倉庫システム導入検討用の情報整理」へも役立てていただくことが可能です。職場環境の最適化へもつながるので、ぜひ業務の棚卸目的としてもご活用ください。

特に、保管スペース移転・改修の手順書の、【C】日次作業シートは、移転・改修後の業務環境の確認や、テコ入れした作業を振り返るPDCA用としても活用していただけます。シートタブを増やして履歴を作りながら、自社にとって最適な拠点づくりに役立てていただきたいと思います。


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在庫保管スペースの移転・改修が必要な人へ向けた「保管スペース移転・改修の手順書」