小売業・製造業などにおいて受発注や倉庫管理を行う部門では、社内の備品・消耗品、営業に必要な販促物、顧客に販売する商品などを必要なときに供給できるよう、在庫の数を正確に管理する必要があります。

そのためには、誰にでも見やすく使いやすい在庫管理表を作成することが重要です。

管理者のなかには「在庫管理表をどのように作ればよいか」「見やすくするためのポイントはあるのか」などと気になる方もいるのではないでしょうか。

この記事では、在庫管理表の重要性や基本の作り方、見やすくするポイントについて解説します。

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在庫管理表を作成する重要性

在庫管理表は、備品や販促物、商品などの個数と動きを正確に把握して、必要なときに供給するために重要となります。

見やすい在庫管理表を作成して適正な在庫数を維持・管理することで、以下のメリットにつながります。

在庫の余剰・欠品を防げる

現在の在庫数を把握することで、本当に必要な数量の仕入れをタイミングよく行え、在庫の余剰・欠品を防げます。

在庫の余剰を防ぐことで、保管や廃棄などにかかるコストの負担を削減できます。また、在庫の欠品を防止できれば、販売機会の損失や業務の停滞をなくして利益の向上につなげられます。

作業の効率化を図れる

在庫管理表を作成すると“何が、どこに・どれくらい保管されているのか”を社内で把握でき、在庫数の確認や発注作業をスムーズに行えます。

また、商品一つひとつの保管場所を管理すれば、入庫時の格納や出庫時のピッキング作業などの効率化にもつながります。

効率化によって空いた時間・労力をほかの業務に充てることで、生産性の向上にも結びつくと考えられます。

保管スペースを有効に使える

適正な在庫数を維持することで、店舗や倉庫にある保管スペースを有効活用できます。

また、在庫管理表でロケーションを明確にすることによって、空いた保管スペースを可視化してデッドスペースの解消を図れます。

なお、手書きの在庫管理ノートの作り方と課題については、こちらの記事で解説しています。

在庫管理ノートの作り方と手書き管理による課題

在庫管理表の作り方

在庫管理表を作成するには、表計算ソフトを使用する方法とテンプレートを使用する方法があります。

表計算ソフトを使用する方法

Microsoft Excel（※）（以下、Excel）やGoogleのスプレッドシートを使って、在庫管理表を作成する方法です。

Excelやスプレッドシートには、数式を入力して自動で数値を計算したり、指定したデータを抽出したりする機能が備わっています。手書きの在庫管理表よりも計算を簡略化できるため、記入・計算のミスを防ぎやすくなります。

作成する在庫管理表は、商品1つに対して1シートで管理する“単表タイプ”と、複数の商品をまとめて管理する“在庫移動表タイプ”が存在します。

▼在庫管理表のタイプ

単表タイプの在庫管理表は、在庫移動表タイプと比べて簡単に作りやすいものの、商品を1つずつ管理するため、全体で俯瞰した在庫管理がしにくくなります。

一方の在庫移動表タイプでは、全体の在庫を把握しやすいですが、名称が不揃いの場合にはデータの集計ができなくなります。また、管理する項目が増えるとファイル上の操作が重くなる可能性があります。

※Microsoft Excel は、マイクロソフトグループの企業の商標です。

テンプレートを使う方法

一から在庫管理表を作成するのが難しいという場合には、インターネット上で配布されているテンプレートを使用することも一つの方法です。

テンプレートを使った在庫管理表の作り方には、2つのパターンがあります。

▼テンプレートを使った在庫管理表の作り方

1. Excelやスプレッドシート向けのテンプレートをダウンロードして使用する
2. 紙媒体用のテンプレートを印刷して使用する

自社の運用体制や取り扱う商品の種類によって、在庫管理表に必要な項目は異なります。既存のテンプレートが自社にとって使いやすいとは限らないため、在庫管理に必要な項目を選択・追加してカスタマイズすることが重要です。

なお、Excel用の無料テンプレートはこちらからダウンロードしていただけます。

転記・計算ミスを防ぐ！在庫管理ツール

無料テンプレートの使い方やポイントについては、こちらの記事で詳しく解説しています。併せてご覧ください。

在庫管理表テンプレートから学ぶ「３つの在庫管理の基本」

見やすい在庫管理表を作るポイント

在庫管理表を作成する際は、在庫管理に必要な情報を漏れなく記載するとともに、記入方法を統一して見やすく、使いやすい形式に整えることが重要です。

ポイント1｜在庫に関する情報を明確にする

在庫に関する情報を一覧化できる記入欄を設けて、“いつどこに、何がどれくらい保管されているのか”を明確にする必要があります。

▼在庫管理表に設ける基本項目

• 入庫日・出庫日
• 物品のカテゴリ
• 物品の管理番号・コード
• 物品名
• 数量（在庫数）
• 入庫数・出庫数
• 在庫処理の状況（更新日時・履歴）
• 修正・更新を行った担当者名

使用期限がある消耗品については、保管期間や保管可能期限、廃棄状況なども記録できるようにします。

また、在庫の入出庫に伴って在庫数の更新を行う際には、在庫処理の状況と経緯を把握できるように時系列でデータを追加していくことがポイントです。追加・修正した情報と経緯の履歴が残ることで、データの先祖返りを防止できます。

ポイント2｜保管場所を記載する

在庫をどこに保管しているのかが分かるように、倉庫の名称や棚番を記載することも重要です。保管場所を記載しておくことで、入出庫の作業や在庫の棚卸しをスムーズに進められます。

また、在庫を保管する際は、各物品を識別しやすいように管理番号と紐づけたラベルを貼りつけておくことがポイントです。ラベルを貼っておくと、物品の保管場所や取り違いを防いで誤納品を避けられます。

ポイント3｜記入方法を統一する

誰が見ても在庫の情報を把握しやすいように、在庫管理表の運用ルールを定めて記入方法を統一することが必要です。

物品の名称や表記形式が統一されていない場合、在庫情報の集計が難しくなるほか、記入欄を間違ってデータを更新したり、社内で認識の齟齬が発生したりする可能性があります。

記入方法を統一することで、各担当者が正しい在庫情報を確認・共有できるようになります。

▼記入方法を統一するためのルール例

• 物品の管理番号の桁数を揃える
• 物品の名称を統一する
• 物品のカテゴリを明確に区分する
• 各項目への入力を選択式にして、担当者による手動での入力を避ける　など

なお、備品管理の手順や運用のポイントについてはこちらの記事で解説しています。併せてご覧ください。

備品管理を行う5つの手順。運用の効率化を図る手法とは

在庫管理を効率化するにはシステムの活用も有効

在庫管理表を用いて在庫数を正確に把握することで、仕入れを最適化して余剰在庫や欠品を防げるほか、作業の効率化、保管スペースの有効活用といったメリットが期待できます。

ただし、在庫管理表によって在庫管理の方法を見直したとしても、注文や出荷指示などのフローが整備されていないと、効率化が進まなくなる可能性があります。このような環境を脱却するには、在庫管理と合わせて注文から出荷指示までのフローをまとめて見直せるシステムを活用することが有効です。

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