請求書の作成を受発注システムで効率化！ メリットと注意点を解説
受発注を行っている部門で煩雑化しやすいバックオフィス業務の一つに、“請求書の作成”が挙げられます。請求書は取引先ごとに商品名・数量・価格などを確認して作成する必要があるため、フォーマットへの入力作業に時間がかかったり、入力・計算ミスが発生したりする問題につながりやすくなります。
また、2023年10月1日からは新たに“インボイス制度（適格請求書等保存方式）”が開始されました。事業者間での取引においては、正しい消費税の納税額を計算するために、売り手側によるインボイス対応の記載事項を満たした請求書を送付することが求められます。
受発注部門の管理者のなかには「月末や月初に集中しやすい請求業務の負担を削減したい」「入力や計算ミスによるトラブルを防ぎたい」などのお悩みがある方もいるのではないでしょうか。
この記事では、受発注における請求書作成の課題や受発注システムを利用するメリット、請求書の作り方、注意点について解説します。
出典：政府広報オンライン『令和5年10月からインボイス制度が開始！事業者間でやり取りされる「消費税」が記載された請求書等の制度です』／国税庁『インボイス制度の概要』
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受発注業務の締めとなる“請求書作成”の課題
受発注業務では、商品の発送後に請求書の送付が必要です。請求書を作成するときには、以下の課題が考えられます。
▼課題
- 取引先ごとの請求内容を集計する時間・労力がかかる
- 表計算ソフトへの入力・計算作業でミスが発生しやすい
- 請求書の作成から発行依頼までの承認フローに時間がかかる など
電話やFAX、メールなどで受発注を行っている場合、取引先ごとの請求内容が一元化されていなかったり、担当者が個別に管理していたりするケースがあります。請求業務を行う際に、一つひとつの取引先を確認して集計とフォーマットへの転記を行う必要があるため、労力・時間がかかります。
また、表計算ソフトを使用している場合、関数を利用して金額の合計を自動計算できますが、元データや関数の入力を誤ると計算ミスにつながってしまいます。
請求書の作成後は、上司や管理者、経理部門などの承認を得てから取引先へ送付します。しかし、関係者との情報共有が円滑にいかず承認フローの進行に時間がかかったり、承認漏れ・発行漏れが発生したりするケースもあります。
なかでも掛売方式と都度方式の請求が混在している場合には、承認フローがさらに複雑になりやすい環境といえます。
受発注システムを利用する3つのメリット
受発注システムとは、受発注に関する一連のフローをデジタル化して、オンラインで取引先とのやり取りを行えるシステムのことです。受発注の処理に加えて、煩雑化しやすい請求書の作成業務も効率的に行えます。
1．請求情報を一元管理できる
受発注システムを導入すると、取引先からの注文に対して、受注から出荷までのステータスや注文内容などを一元管理できます。
各取引先の注文日時・出荷状況・納品日・商品情報などを一覧で把握することで、請求情報の集計をスムーズに行えます。
また、CSVファイルに変換してMicrosoft Excel（※）やほかの請求管理システムにデータを取り込めば、手動による転記作業も不要になります。
※Microsoft Excel は、マイクロソフト グループの企業の商標です。
2．ヒューマンエラーを削減できる
システムで受発注のやり取りを行うことで、電話やFAXによる聞き間違い・書き間違い・見間違いなどを防げます。正しい注文内容をデータとして記録することで、「集計した請求書の元データが間違っていた」というミスの削減につながります。
また、取引先の請求情報に関するデータをCSVファイルで出力して、そのデータを基に請求書を作成することで、手動による転記・計算を行う際のミスも発生しにくくなります。
3．取引先や関連部門との情報共有が円滑になる
受発注システムを導入すると、注文履歴や出荷状況、出荷実績などの情報をシステム上で確認・共有することが可能です。
社内の関連部門で横断的なデータ共有ができれば、請求書の発行に関する承認フローの停滞や経理部門への依頼漏れなどを防げます。また、取引先からの請求時期や請求内容に関する問い合わせを削減できることも期待できます。
なお、受発注の問い合わせ対応を効率化するコツについては、こちらの記事をご確認ください。
受発注システムを活用した請求書の作り方
受発注システムを活用した請求書の作り方には、主に2つの方法があります。
▼請求書の作り方
- システムに搭載された請求書の作成機能を利用する
- システム内のデータを出力して表計算ソフトやほかのシステムで請求書を作成する
請求書の作成機能がない受発注システムでも、CSVファイルへ変換したデータを基に請求書を作成できます。受発注に関するデータが一元化されているため、請求書の作成に必要なデータが種類ごとに分かれた書類やファイルを別途確認しなくてもよくなります。
これにより、データを集計・転記する作業の効率化を図れるほか、従来の方法よりも人的ミスを防ぎやすくなります。
なお、紙帳簿を電子化するメリットについてはこちらの記事で詳しく解説しています。併せてご覧ください。
インボイス対応の請求書を作成する注意点
インボイス制度は、2023年10月1日から導入された消費税法上の制度です。事業者間の取引では、売り手から買い手に対して正確な消費税の適用税率や消費税額を伝えるために、一定の記載事項を追加した適格請求書の交付が義務づけられます。
▼インボイス制度のイメージ
画像引用元：政府広報オンライン『令和5年10月からインボイス制度が開始！事業者間でやり取りされる「消費税」が記載された請求書等の制度です』
売り手側の事業者が請求書を送付する際は、インボイス制度の開始前に使用されていた請求書（区分記載請求書）に加えて、3つの記載事項が追加されています。
▼インボイス制度に対応した適格請求書の記載事項
記載事項 |
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区分記載請求書 |
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追加の記載事項 |
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また、請求書を発行する売り手側の事業者は、消費税の申告期限から7年間にわたって請求書の写しや帳簿を保存する必要があります。
出典：政府広報オンライン『令和5年10月からインボイス制度が開始！事業者間でやり取りされる「消費税」が記載された請求書等の制度です』／国税庁『インボイス制度の概要』
TS-BASE 受発注で請求書の作成業務を効率化！
受発注システムを活用すると、受発注のフローをデジタル化でき、取引先とのやり取りもオンラインでスムーズに行えます。
受発注管理だけでなく、請求情報を一元管理してデータを基に請求書を作成できるため、手動による転記・計算ミスを防いで業務の効率化につながります。
『TS-BASE 受発注』では、注文データがシステムへ即時的に自動連携される仕組みになっており、受発注データの管理や確認作業を効率化できます。請求情報に関するデータをCSVで出力して請求書を作成することも可能です。
TS-BASE 受発注の詳細については、こちらの資料をご確認ください。
