「業務効率化」「業務改善」などは、会社でよく話題に上がるトピックスです。本記事では、TS-BASEマーケティングチームが実施した Webアンケート結果をもとに、2024年現在の「業務課題」を深堀しながら、それらの業務改善施策についてご紹介します。
 
▼TS-BASE メールマガジンに配信登録して業務改善のコツを知ろう！

【2024年版】企業における業務課題とは

まずは、2024年1月に実施した「業務課題に関するアンケート」の結果から、今企業が抱えている「業務課題」について確認していきます。

非効率で時間がかかる業務が課題に。

「Q1.ご自身が行っている業務での課題は何ですか？」の質問には、10項目の中から各自が該当する課題を選択いただきました。

Q1.ご自身が行っている業務での課題は何ですか？回答結果

回答が多かったのは「効率が悪い（65.4％）」「時間がかかる（57.7％）」「属人化している（50.0％）」の3項目。いずれも半数以上の人が選択肢に含めています。

また、複数回答数として最も多い人は7項目、平均1人3項目以上と、回答者の多くが複数の課題を抱えている現状がうかがえました。

Q1.ご自身が行っている業務での課題は何ですか？回答結果の選択数

業務課題の理由として挙がる「兼務」「アナログ」「人員体制」

続く「Q2.上記の課題が残っている理由は何だと思いますか？」では、Q1で課題があると回答した人に対し、その理由について回答を得ています。

Q2.上記の課題が残っている理由は何だと思いますか？回答結果

「業務の改善を言い出しづらい環境だから」を除いて、理由に対してのバラツキは少なく、今回設問として用意した以下の内容は業務課題の理由として感じている人が多い傾向にあるようです。
 
▼業務課題の理由の選択肢

• 業務の難易度が高いから
• 一人あたりの業務量が多いから
• 担当者のスキルが足りていないから
• 電話やFAXなど、アナログ手段で業務を行っているから
• 業務フローが複雑だから
• 他の業務と兼務しているから
• 関係部署との連携が不足しているから
• いつも同じ担当者が業務をしているから

なお、当サイトでは業務課題の理由を解消するためのノウハウを公開しています。ぜひご覧ください。
 
▶アナログ手段で業務を行っているかた向け！
業務のデジタル化で生産性を向上！ アナログ業務から脱却する方法

今後も続く、Web化・デジタル化への動き

Q2でも全体の30％程度の回答者が選択していた「電話やFAXなど、アナログ手段で業務を行っているから」という課題。アナログ業務が残っていることを問題視する動きは、新型コロナウイルス流行と共に広まった風潮の一つだと言えます。
では、2023年5月に新型コロナウイルスが5類感染症へ移行したことで、こうした動きは変容したのでしょうか。改めて確認をしてみました。

参考：厚生労働省

Q3. 今年に入り、コロナウイルスへの規制が変更されたことで、Web化・デジタル化の動きに変化はありましたか？回答結果

選択肢に「検討を中止、または断念した（不要になった）」「元々検討していない」など「デジタル化への動きがない」を加えていましたが、選択をした回答者はいませんでした。
回答者の約25％は2022年以前にデジタル化対応が完了しており、残りの約75％についても現時点での進捗具合に違いがあるもの、Web化・デジタル化に向けて検討を進めていることが明らかになりました。

Web化・システム化に向けて検討をしている方に対して、当サイトでも引き続き情報発信をしていこうと改めて痛感しました。
 
▶システム化を進めたい方必見！お役立ち資料

「受注」「発注」業務の課題解決の一助を目指して

最後の問で、「業務の中で“受注”“発注”のいずれかを行っていますか？」と確認したところ、回答者の7割が含んでいる（はい）と回答しました。

Q5.業務の中で「受注」「発注」のいずれかを行っていますか？回答結果

受発注業務に関するノウハウを多く発信するTS-BASEメールマガジン会員が対象であるので、この偏りは当然の結果だと受け止めています。

業務課題の改善策の一つは「デジタル化」

業務課題の理由の一つ「電話やFAXなど、アナログ手段で業務を行っているから」については、デジタル化で解消できる場合もあります。
実は、アンケートで業務課題として選択肢を挙げた理由の多くは、デジタル化することで直接的・間接的に解消することができるのです。デジタル化は、個人の想像を上回る派生効果が期待できる手段として有効といえます。
ここからは代表的な3つの例を、解消できる課題とともにご紹介します。

➀デジタル化に合わせて「改善される業務フロー」

デジタル化・システム導入の際には、業務フローを明確にする必要があります。担当者が、どこで何を判断しているのか、入力したデータはどのように活用されているかなど、全ての工程を洗い出して、業務フローの設計を行います。
デジタル化に向けた業務フロー明確化の中で、「実施していたけど実は不要だった工程」「混乱が生じている工程」が表面化することは珍しくありません。そのため、デジタル化に向けた活動の中で、以下のような業務課題が解消されることが多いと言えます。

 
▼改善できる業務課題

• 業務フローが複雑
• 関係部署との連携が不足している

②デジタル化で進む「行うべき業務の選別」

デジタル化することで、これまで人が行っていたチェック業務などは導入したシステムが行う体制になります。人が行う業務、システムが行う「業務の住み分け」が行われることで、１人あたりの業務量が削減され、他業務と兼務している状態でも運用が回りやすくなります。

 
▼改善できる業務課題

• 一人あたりの業務量が多い
• 他の業務と兼務している

③デジタル化によって「防ぐ属人化」

前述の通り、デジタル化することで、「業務フロー」の改善や、人が「行うべき業務」の選別が進みます。さらに、人が行うべき業務の簡略化も進み、全体を通じて業務の難易度が下がることも期待できるでしょう。
そして、業務フローが明確になり、業務の難易度が下がると、画一的な業務工程を構築し、業務をマニュアル化することができます。
結果として、デジタル化は、「いつも同じ担当者が業務をする」属人化の解消につながります。

▼改善できる業務課題

• 業務の難易度が高い
• いつも同じ担当者が業務をしている

受発注業務における業務課題の改善

アンケートで回答いただいた「業務課題とその理由」はすべて受発注業務の課題としても当てはまるものばかりです。今後もTS-BASEマーケティングチームでは、みなさまの業務改善の一助となるような内容を発信していくように努めていきます。

▼TS-BASE メールマガジンに配信登録して業務改善のコツを知ろう！

アンケート配布先、回答者の属性

TS-BASEメールマガジン内で、WEBアンケートフォームの展開を行いました。送付回数も少ない中、アンケートの回答にご協力くださった回答者のみなさま、ありがとうございました。
今回の回答者数や、質問内容などの反省点を活かしながら、今後も定期的に市場調査を行っていきます。

アンケート回答者の役職区分

▼オンラインでのご相談も承っております。