企業内の購買活動で起きるコミュニケーションの課題

事業活動に欠かせない副資材の供給を担う「購買部門（以下、購買部）」。社内外の不特定多数の担当者とのやり取りが必要な購買部では、部門間の情報共有にミスやタイムラグが生じていたり、仕入先との情報伝達や属人化に問題が生じたり、多方からの思わぬトラブルが発生しやすいことも業務の難易度を上げる要因の一つになっています。

この大変さは、「注文をする側」へも派生します。煩雑な注文方法や確定しない到着予定日、それに伴うチーム内の情報共有も曖昧になり、最悪の場合は果たすべき業務へ支障が生じてしまう場合も否めないでしょう。

そんな購買部と注文者双方で起きやすい課題感をまとめてみました。

購買管理をする人の課題

注文をする人の課題

取り扱うアイテムが多ければ多いほど多忙を極めるのは、一連業務の中核を担う購買部です。例えば、注文が100明細あったとして、100カ所の注文者と電話やメールでの確認作業を行い、50の仕入先へ発注書を送ると考えると、少し想像しただけで気が遠くなってしまいます。

このような状況を改善するために、注文用の雛形を作ってみたり、システムの導入を検討してみたりなどの可能性を探す担当者は多くいます。しかし、少し動いてみた後、「うちは無理だな」と、あきらめてしまうケースも多く耳にするのです。その原因は、「失敗への恐れと理想の追求」にあります。

「あえて100点を目指さない」が成功の入口に

「現状、何とか回っている現場を変えて回らなくなったら・・・」というような不安はつきものですが、購買活動において、100点の運用を実現するのは限りなく無理に近いというのが、長年購買活動に携わってきた弊社の見解です。

現実的に、注文者、購買部、仕入先のどこかの協力や、歩みよりによって成り立つ部分は今でもあるはずです。新たな試みも同様に、関係各所の理想と現実をすり合わせながら、「できる所から実行へ移す一歩を踏み出せた企業」の多くは、理想に近い業務改善への土台づくりに成功しています。

これから説明するA社も、仕入先へ実施したアンケート結果を受け、一度は歩みを止めようと考えましたが、目的地点を変えることで良い結果へとつながっていきました。どのような状況から、どのような変化が生まれたのかをご紹介します。

A社の課題は煩雑な処理業務

あるグループ企業の購買活動を統括しているA社購買部では、同グループ内からの副資材の注文を受注し、複数の仕入先へ発注を行っています。商品カテゴリも多く、取扱商品が豊富なのが特徴ではありましたが、A社ではユーザーの要望や季節などの条件に合わせたラインアップを更に充実させ、利用者の満足度を上げることが目標になっています。それへ向けた施策を実施するためにも、課題になっている「処理業務」についての解決が急務となっていました。

Ａ社購買部を中心としたグループ企業全体の購買活動の流れと課題は以下になります。

メインの課題

　課題①　注文時に使用する専用注文書の運用ルールの徹底。

　課題②　注文者と購買部とのコミュニケーション負荷。

　課題③　仕入先への発注作業と在庫、納期確認。

業務の流れ

注文者は、全国の営業所、プロジェクト単位で設置される有期拠点へ配属されたメンバーです。社内ストレージを通して、「購買できる品物ライアップが掲載された数十種類のカタログ」「各カタログの専用注文書（エクセル）」のデータを共有。注文は、専用注文書をFAXするか、メールへ添付する方法でルール化されていました。

専用注文書への記入作業が面倒なのは明白でしたが、カタログと専用注文書の管理も課題になっていました。営業所によっては、プリントアウトをして保管されていたため、ストレージのデータが最新版に更新されたとしても、古い注文書が使用され続けることが頻繁にありました。そのため、商品の廃盤やリニューアル時には、購買部と注文者の確認作業が生じ、お互いに手間がかかっていました。

購買部は各注文者からの注文書を受領後、エクセルシートへ注文内容を取りまとめた後、各仕入先への発注書の作成を行います。送付後は、仕入先からの連絡があれば、注文者との連絡を取り合いながら納期確認作業などを進めていましたが、注文担当者のシフトや休日などのリズムの違いで、意思疎通が進まないこともありました。

一見、ストレージを上手く活用した方法にも思えますが、注文側の運用ルールの統一化が難しく、アナログでの注文・受注対応という部分の業務負荷は双方にミスが生まれやすい状況でした。この状況へ、TS-BASE 受発注を導入した場合、どのような変化が生まれるのか。導入した現在の様子をご紹介いたします。

「TS-BASE 受発注」で運用を標準化。満足度向上の土台づくりに

TS-BASE 受発注の導入により、「注文者から仕入先までの一気通貫化」が実現しました。導入後、それぞれの立場からメリットを感じたり、「不便はない」という肯定的な意見が挙げられたりしています。運用は以下のように変化しました。

業務の流れ

＊購買部は、確認が必要なアイテムのみ、①②間で手動確認を行う。

課題に対する結果

　課題①　注文時に使用する専用注文書の運用ルールの徹底。
　結果：　注文サイトの導入で、常に最新ラインアップがWeb上で観覧可能に。

　課題②　注文者と購買部とのコミュニケーション負荷。
　結果：　注文サイトを介した情報共有で好きなタイミングで観覧可能に。

　課題③　仕入先への発注作業と在庫、納期確認。
　結果：　注文から仕入先への発注の自動化を実現。

営業所からの注文は、TS-BASE 受発注の注文サイトを利用したWeb注文へ完全移行。営業所や有期拠点ごとに発行されたアカウントを使用して、24時間好きな時に注文や発送状況の確認ができるようになりました。サイト上で商品説明を確認しながら、クリック作業で注文ができるようになったため、面倒な専用注文書作業の一切が削減されました。

受注する購買部も、注文の取りまとめや発注書作成などの入力作業の一切がなくなり、TS-BASE 受発注の管理システムの確認や操作で完結。仕入先への発注も、システムへ登録した商品マスタ情報をもとに自動で発注書が作成され、各仕入先へ情報共有される方式へ変容しました。

最も大きな業務改善効果を得たのは購買部でしたが、その裏では、導入前の「ある決断」が成功のキーポイントになっていました。

仕入先へのシステム導入は「理想を追いすぎない」ことで成功へつながった

システム導入前、複数の仕入先へアンケートを実施したA社。二つ返事で「システムOKですよ！」という企業は少なく、難色を示す企業が大半でした。

これを受けて購買部内ではさまざまな意見交換がされましたが、最終的に「仕入先の協力なく理想の実現は難しいが、全体的に今より5割くらいの業務改善ができれば御の字ではないか」という結論に至り、予定していた「仕入先システム」の導入を決定しました。

TS-BASE 受発注の仕入先システムとは、注文サイトで発生した注文データを元に、システム内で発注書を自動生成し、仕入先がログインできる「仕入先システム」を介して発注情報の共有を行う仕組みです。仕入先への発注業務を自動化できることが最大のメリットではありますが、「半自動化も可」という点が、業務改善効果を押し上げる大きな要因になっています。

半自動化を含め、仕入れ先への交渉で提示する選択肢は以下の2つになります。

①全自動化パターン

TS-BASE 受発注の仕入先システムを活用して、「システムでの発注書の確認（メール通知される）」「納期回答の入力」「発送完了情報の入力」を仕入先へ対応してもらう。
（入力された情報は自動的に注文者へも共有されます）

②半自動化パターン

TS-BASE 受発注の仕入先システムを活用して発注書を自動送付する。仕入先側の受信方法は、メールかFAXのどちらかを選択することが可能。納期回答などは以前と変わらず、電話、メール、FAXで行う。

大体の仕入先は①全自動化パターンはNGでも②半自動化パターンは承諾してくれます。実際、TS-BASE 受発注導入後、現在の仕入先のシステム利用率は「①全自動化パターンが約50％」にまで達しています。仕入先へのシステム説明やテスト運用をした結果、「こんな感じなら対応しますよ！」と言ってくださる仕入先が多く、A社にとっては嬉しい結果につながりました。

②半自動化パターンを選択した場合でも、仕入先への発注書はシステムで自動作成され送付されます。購買部は、納期回答や発送完了連絡をシステムへ入力したり、一部の確認必須アイテムは手動で発注許可を行ったりしていますが、全てを手入力していた以前の運用と比べたら、半数以上の業務削減効果を達成しつつ、ミスのリスクが軽減された運用へと変わりました。

A社は、これからも①全自動化パターンへの移行を促すと言いつつも、「今より5割くらいの業務改善ができれば・・・」を目指した決断は正解だった振り返っています。

※企業の購買活動に最適なTS-BASE 受発注のオススメ機能は、記事最後部でもご紹介しています。

注文者の満足度向上へ向けた施策も実施

日常業務の効率化を達成したA社購買部は、以前から掲げていた「利用者の満足度を上げる」という目標へ向けた取り組みを開始します。最初に着手したのは「商品のアピール」です。

大手通信販売サイトと同様の見た目のTS-BASE 受発注の注文サイトは、注文者が商品閲覧しやすいデザインと操作性が備わっています。トップ画面には、購買部イチオシのピックアップ商品の画像を配置し、新着ニュースやお知らせ欄と併用して新商品や季節柄必要になるアイテムのアピールを開始しました。

また、「目的が似ている」「同商品でサイズ展開がある」などの類似アイテムをグルーピングして表示することで、アイテムが目に留まりやすくする工夫も実施。以前の運用では、新たなカタログを社内ストレージ内へ追加し、メール告知をしても反響が得られていないのが課題でした。現在は、サイトへ訪れた注文者へ直接視覚でアピールすることで、実際の注文につながる良い反応を得ることができています。

新商品は、商品マスタを登録して公開ボタンを押下すればサイトへ掲載されます。新商品登録時、予め登録してある大・中・小の商品カテゴリを紐づけすることで、注文サイト内での情報への到達スピード向上や情報整理などのユーザビリティに直結。購買部はニーズを探りながら、注文者が注文しやすい環境づくりを継続的に行えるようになりました。

ここまで、A社の購買活動を例に、TS-BASE 受発注を活用した購買部の業務改善の歩みをご紹介してきました。特に大きな効果を得るきっかけとなった、「仕入先とのコミュニケーションの部分」は、TS-BASE 受発注として更なるバリエーションを追加して機能拡充を図っていく予定です。同様の課題をお持ちの購買部門のご担当者さまがいれば、意見交換をしながら改善策をともに導きだしていきます。ぜひ一度お声かけをいただければと思います。

▼TS-BASE 受発注について詳しく見る

▼TS-BASE 受発注の導入事例集

企業の購買活動の課題解決に役立つ「TS-BASE 受発注の機能」

本記事で紹介した機能および、企業の購買活動に最適なオススメ機能をご紹介いたします。

〇発注書作成・送付
仕入先に向けた発注書の作成ができます。

〇仕入先FAX連携
仕入先へFAXで発注書の送付ができます。

〇仕入先マスタ
仕入先の情報の管理、①全自動化②半自動化の設定が行えます。

〇ピックアップ
TOPに任意の商品やカテゴリを強調表示できます。新商品の認知度向上や、よく使うカテゴリへの検索性を高めることができます。

〇各種お知らせ設定
注文者に向けて各種お知らせを掲載することができます。

〇商品カテゴリ
注文サイトに掲載商品を大・中・小のカテゴリに分類して管理することができる機能です。

〇お届け希望日設定（納期指定）
注文時に希望のお届け希望日が指定できる機能です。注文者と受注者間で納期の調整が簡単に行え、問合せの削減につながります。

〇注文履歴照会・訂正
アカウント単位で商品の注文履歴を確認できる機能です。履歴照会だけではなく、注文内容の訂正や再注文など履歴データの編集も行えます。

〇商品バリエーション
色違い、サイズ違い商品などに対応している機能です。商社系で商品点数が多いときにお使いいただけます。